Сповіщення емейлом про реєстрацію нових пацієнтів

У цьому посібнику ми налаштуємо автоматизацію, яка надсилає емейл координатору програми щоразу, коли реєструється новий пацієнт, і все це в межах ActivityInfo — не потрібен зовнішній інструмент для робочих процесів.

Ми виступаємо в ролі адміністратора бази даних для програми охорони здоров'я. Польові команди реєструють пацієнтів у формі Реєстрація пацієнта протягом дня, і координатор програми хоче отримувати сповіщення про кожну нову реєстрацію, щойно вона відбувається.

Що вам знадобиться

• База даних з формою Реєстрація пацієнта (підійде будь-яка форма — просто адаптуйте посилання на поля до вашої форми). У нашій є текстове поле Повне ім'я з кодом NAME, поле кількості Вік з кодом AGE та поле єдиного вибору Статус з кодом STATUS.
• Дозвіл на дизайн бази даних.
• Координатор повинен бути користувачем бази даних, оскільки кроки з надсилання емейлів адресовані користувачам та ролям бази даних.

Ми посилаємося на поля за їхнім кодом (NAME, а не [Повне ім'я]). Якщо ваші поля ще не мають кодів, виділіть хвилину, щоб додати їх у дизайнері форм — коди роблять формули та шаблони читабельними та зберігаються при зміні назв.

Крок 1: Додайте автоматизацію

1. Відкрийте базу даних та виберіть форму Реєстрація пацієнта.
2. Виберіть Автоматизація на панелі деталей форми.
3. Виберіть Додати автоматизацію.
4. Назвіть автоматизацію «Зареєстровано нового пацієнта».

Крок 2: Виберіть тригер

1. Виберіть Натисніть тут, щоб почати.
2. Зі списку типів тригерів виберіть При додаванні запису.
3. Дайте тригеру назву, наприклад, «Пацієнта зареєстровано».
4. Виберіть Вибрати форму, оберіть форму Реєстрація пацієнта та підтвердіть, натиснувши Вибрати форму.
5. Виберіть Готово.

Крок 3: Додайте крок з емейлом

1. Виберіть Додати крок, потім Дія, а тоді Надіслати емейл.
2. Дайте кроку назву, наприклад, «Сповістити координатора».

Крок 4: Виберіть одержувачів

1. Виберіть Керування одержувачами.
2. Додайте координатора програми. Ви можете додати окремих користувачів або роль — роль охоплює всіх, хто її має, включно з людьми, доданими до ролі пізніше.
3. Підтвердіть свій вибір.

Крок 5: Напишіть емейл

1. Виберіть Редагувати вміст.

2. Введіть тему:

   Зареєстровано нового пацієнта: ${NAME}
   

3. Введіть текст листа. Текст листа використовує Markdown, а посилання ${...} заповнюються з запису, який запустив автоматизацію — список полів праворуч вставляє їх для вас:

   ## Реєстрація нового пацієнта
   
      **${NAME}**, вік ${AGE}, був(ла) зареєстрований(а) користувачем ${_user.name}.
   
      Статус: ${STATUS}
   

4. Натисніть Готово, щоб закрити редактор вмісту, і ще раз Готово, щоб закрити крок.

Крок 6: Збережіть та протестуйте

1. Виберіть Зберегти. Тепер автоматизація активна.
2. Додайте тестовий запис до форми Реєстрація пацієнта.
3. За кілька хвилин координатор отримає емейл з деталями пацієнта та кнопкою Переглянути запис, яка відкриває новий запис напряму.

Подальші кроки

• Сповіщати лише про певні реєстрації: додайте крок фільтрації між тригером та емейлом — наприклад, AGE < 5, щоб сповіщати лише про реєстрацію дітей до п'яти років.
• Сповіщати про зміни статусу: використовуйте тригер При редагуванні запису з фільтром STATUS != _previous.STATUS та включіть обидва значення в емейл: Статус змінено з ${_previous.STATUS} на ${STATUS}.
• Надсилати дані про реєстрацію до іншої системи замість (або на додаток до) емейлу: додайте крок вебхука.