Сповіщення емейлом про реєстрацію нових пацієнтів

У цьому посібнику ми налаштуємо автоматизацію, яка надсилатиме емейл координатору програми щоразу, коли реєструється новий пацієнт, і все це в межах ActivityInfo — без потреби у зовнішніх інструментах. Для надсилання сповіщень використовується вбудований в ActivityInfo крок надсилання емейлу.

Ми виступаємо в ролі адміністратора бази даних для програми охорони здоров'я. Польові команди реєструють пацієнтів у формі Реєстрація пацієнта протягом дня, а координатор програми хоче отримувати сповіщення про кожну нову реєстрацію, щойно вона відбувається.

Що вам знадобиться

• База даних з формою Реєстрація пацієнта (підійде будь-яка форма — просто адаптуйте посилання на поля до вашої). У нашій є текстове поле Повне ім'я з кодом NAME, поле кількості Вік з кодом AGE та поле єдиного вибору Статус з кодом STATUS.
• Дозвіл на дизайн бази даних.
• Координатор має бути користувачем бази даних, оскільки кроки надсилання емейлу адресовані користувачам та ролям бази даних.

Ми посилаємося на поля за їхнім кодом (NAME, а не [Повне ім'я]). Якщо у ваших полях ще немає кодів, виділіть хвилину, щоб додати їх у дизайнері форм — коди роблять формули та шаблони читабельними та зберігаються при зміні назв.

Крок 1: Додайте автоматизацію

1. Відкрийте базу даних і виберіть «Налаштування бази даних».

   

2. Виберіть форму «Реєстрація пацієнта».

   

3. Виберіть Автоматизація на панелі деталей форми та виберіть Додати автоматизацію.

   

4. Назвіть автоматизацію «Зареєстровано нового пацієнта».

   

Крок 2: Виберіть тригер

1. Виберіть Натисніть тут, щоб почати.

   

2. Зі списку типів тригерів виберіть При додаванні запису.

   

3. Дайте тригеру назву, наприклад, «Пацієнта зареєстровано», а потім виберіть «Вибрати форму».

   

4. Виберіть форму Реєстрація пацієнта та підтвердіть, натиснувши Вибрати форму.

   

5. Виберіть Готово.

   

Крок 3: Додайте крок надсилання емейлу

1. Виберіть Додати крок.

   

2. Виберіть Дія.

   

3. Виберіть Надіслати емейл.

   

4. Дайте кроку назву, наприклад, «Сповістити координатора».

   

Крок 4: Виберіть одержувачів

1. Виберіть Керування одержувачами.

   

2. Додайте координатора програми. Ви можете додати окремих користувачів або роль — роль охоплює всіх, хто її має, включно з людьми, яких додадуть до ролі пізніше. Підтвердіть свій вибір і натисніть «Зберегти».

   

Крок 5: Напишіть емейл

1. Виберіть Редагувати вміст.

   

2. Введіть тему:

   Зареєстровано нового пацієнта: ${NAME}
   

   Посилання ${...}, як-от ${NAME} вище, замінюються значеннями полів запису під час надсилання емейлу. Замість того, щоб вводити посилання вручну, поставте курсор у потрібне місце та клацніть відповідну назву поля у списку праворуч, щоб вставити його.

   

3. Введіть текст листа. Клацання на полі праворуч вставляє посилання в місце, де стоїть курсор. Текст листа підтримує Markdown:

   ## Реєстрація нового пацієнта
   
      **${NAME}**, вік ${AGE}, зареєстровано користувачем ${_user.name}.
   
      Статус: ${STATUS}
   

   

4. Виберіть Готово, щоб закрити редактор вмісту, і ще раз Готово, щоб закрити крок.

   

Крок 6: Збережіть і протестуйте

1. Виберіть Зберегти. Тепер автоматизація активна.

   

2. Додайте тестовий запис до форми Реєстрація пацієнта.

   

3. За кілька хвилин координатор отримає емейл з деталями пацієнта, а також кнопку Переглянути запис, яка автоматично додається до сповіщення. При натисканні на кнопку запис відкриється безпосередньо в ActivityInfo.

   

Подальші кроки

• Сповіщати лише про певні реєстрації: додайте крок фільтрації між тригером та емейлом — наприклад, AGE < 5, щоб сповіщати лише про реєстрацію дітей до п'яти років.
• Сповіщати про зміни статусу: використовуйте тригер При редагуванні запису з фільтром STATUS != _previous.STATUS та включіть обидва значення в емейл: Статус змінено з ${_previous.STATUS} на ${STATUS}.
• Надсилати дані про реєстрацію до іншої системи замість (або на додаток до) емейлу: додайте крок вебхука.