Сповіщення емейлом про реєстрацію нових пацієнтів

У цьому посібнику ми налаштуємо автоматизацію, яка надсилатиме емейл координатору програми щоразу, коли реєструється новий пацієнт, і все це в межах ActivityInfo — не потрібен жоден зовнішній інструмент для робочих процесів. Для надсилання сповіщень використовується вбудований в ActivityInfo крок надсилання емейлу.

Ми виступаємо в ролі адміністратора бази даних для програми охорони здоров'я. Польові команди реєструють пацієнтів у формі Реєстрація пацієнта протягом дня, а координатор програми хоче отримувати сповіщення про кожну нову реєстрацію, щойно вона відбувається.

Що вам знадобиться

• База даних з формою Реєстрація пацієнта (підійде будь-яка форма — просто адаптуйте посилання на поля до вашої). У нашій є текстове поле Повне ім'я з кодом NAME, поле кількості Вік з кодом AGE та поле єдиного вибору Статус з кодом STATUS.
• Дозвіл на дизайн бази даних.
• Координатор має бути користувачем бази даних, оскільки кроки надсилання емейлів адресовані користувачам та ролям бази даних.

Ми посилаємося на поля за їхнім кодом (NAME, а не [Повне ім'я]). Якщо ваші поля ще не мають | кодів, виділіть хвилину, щоб додати їх у дизайнері форм — коди роблять формули та шаблони | зручними для читання та зберігаються при зміні назв.

Крок 1: Додайте автоматизацію

1. Відкрийте базу даних та виберіть "Налаштування бази даних".

   

2. Виберіть форму "Реєстрація пацієнта".

   

3. Виберіть Автоматизація на панелі деталей форми та виберіть Додати автоматизацію.

   

4. Назвіть автоматизацію "Зареєстровано нового пацієнта".

   

Крок 2: Виберіть тригер

1. Виберіть Натисніть тут, щоб почати.

   

2. Зі списку типів тригерів виберіть При додаванні запису.

   

3. Дайте тригеру назву, наприклад "Пацієнта зареєстровано", а потім виберіть "Вибрати форму".

   

4. Виберіть форму Реєстрація пацієнта та підтвердіть, натиснувши Вибрати форму.

   

5. Натисніть Готово.

   

Крок 3: Додайте крок надсилання емейлу

1. Виберіть Додати крок.

   

2. Виберіть Дія.

   

3. Виберіть Надіслати емейл.

   

4. Дайте кроку назву, наприклад "Сповістити координатора".

   

Крок 4: Виберіть одержувачів

1. Виберіть Керування одержувачами.

   

2. Додайте координатора програми. Ви можете додати окремих користувачів або роль — роль охоплює всіх, хто її має, включно з людьми, яких буде додано до ролі пізніше. Підтвердіть свій вибір і натисніть "Зберегти".

   

Крок 5: Напишіть емейл

1. Виберіть Редагувати вміст.

   

2. Введіть тему:

   Зареєстровано нового пацієнта: ${NAME}
   

   Посилання ${...}, як-от ${NAME} вище, замінюються значеннями полів запису під час надсилання емейлу. Замість того, щоб вводити посилання вручну, встановіть курсор у потрібне місце та клацніть на відповідну назву поля у списку праворуч, щоб вставити його.

   

3. Введіть текст листа. Натискання на поле праворуч вставляє посилання в місце, де стоїть курсор. Текст листа підтримує Markdown:

   ## Реєстрація нового пацієнта
   
      **${NAME}**, вік ${AGE}, зареєстровано користувачем ${_user.name}.
   
      Статус: ${STATUS}
   

   

4. Натисніть Готово, щоб закрити редактор вмісту, і ще раз Готово, щоб закрити крок.

   

Крок 6: Збережіть та протестуйте

1. Натисніть Зберегти. Тепер автоматизація активна.

   

2. Додайте тестовий запис до форми Реєстрація пацієнта.

   

3. За кілька хвилин координатор отримає емейл з деталями пацієнта, а також кнопку Переглянути запис, яка автоматично додається до сповіщення. При натисканні на кнопку запис відкривається безпосередньо в ActivityInfo.

   

Подальші кроки

• Сповіщати лише про деякі реєстрації: додайте крок фільтрації між тригером та емейлом — наприклад, AGE < 5, щоб сповіщати лише про реєстрації дітей до п'яти років.
• Сповіщати про зміни статусу: використовуйте тригер При редагуванні запису з фільтром STATUS != _previous.STATUS та додайте обидва значення в емейл: Статус змінено з ${_previous.STATUS} на ${STATUS}.
• Надсилати дані про реєстрацію в іншу систему замість (або на додаток до) емейлу: додайте крок вебхука.