Надіслати повідомлення в Microsoft Teams при додаванні запису

У цьому посібнику ми налаштуємо автоматизацію, яка надсилає повідомлення в канал Microsoft Teams щоразу, коли до форми додається новий запис — безпосередньо з ActivityInfo, без будь-яких проміжних сервісів. Для надсилання повідомлення використовується вбудований крок виклику вебхука ActivityInfo.

Уявімо, що ми координатор, команда якого працює в каналі Teams. Команда відстежує проєкти у формі Проєкти і хоче, щоб кожен щойно поданий проєкт оголошувався в каналі одразу після його надходження.

Що вам знадобиться

• Форма для відстеження. У нас це форма Проєкти з текстовим полем Назва проєкту з кодом NAME та полем посилання Партнер з кодом PARTNER, але підійде будь-яка форма — просто адаптуйте посилання на поля до вашої форми.
• Дозвіл на дизайн бази даних в ActivityInfo.
• Канал Microsoft Teams та дозвіл на додавання до нього робочого процесу. Teams отримує вебхуки через додаток Workflows (старіші конектори Office 365 "Incoming Webhook" були виведені з експлуатації компанією Microsoft).

Ми посилаємося на поля за їхнім кодом (NAME, а не [Назва проєкту]). Якщо ваші поля | ще не мають кодів, приділіть хвилину, щоб додати їх у дизайнері форм — коди роблять шаблони читабельними та | зберігаються при перейменуванні.

Крок 1: Створіть робочий процес вебхука в Microsoft Teams

1. У Teams перейдіть до каналу, який має отримувати повідомлення, і натисніть ⋯ (Більше параметрів) поруч з назвою каналу та виберіть Workflows.

   

2. Виберіть шаблон вебхука — з назвою "Send webhook alerts to a channel" або "Post to a channel when a webhook request is received", залежно від вашої версії Teams.

   

3. Виберіть "Команда" та "Канал".

   

4. Скопіюйте посилання на вебхук.

   

Крок 2: Додайте автоматизацію

1. В ActivityInfo відкрийте базу даних, виберіть Налаштування бази даних.

   

2. Виберіть форму Проєкти, а потім виберіть Автоматизація на панелі деталей форми.

   

3. Виберіть Додати автоматизацію і назвіть її "Оголошувати нові проєкти в чаті Teams".

   

4. Натисніть Натисніть тут, щоб почати і виберіть тригер При додаванні запису.

   

5. Дайте назву тригеру та натисніть Вибрати форму.

   

6. Виберіть форму Проєкти і натисніть Вибрати форму.

   

7. Натисніть Готово.

   

Крок 3: Додайте крок вебхука

1. Натисніть Додати крок.

   

2. Виберіть Дія.

   

3. Виберіть Викликати вебхук.

   

4. Дайте назву кроку, наприклад, "Опублікувати в каналі Teams".

5. Вставте URL-адресу робочого процесу Teams у поле URL вебхука.

6. Встановіть Формат корисного навантаження на Налаштування, щоб ми могли написати саме той текст повідомлення, який очікує робочий процес Teams.

   

Крок 4: Напишіть повідомлення

1. Натисніть Редагувати корисне навантаження.

   

2. Введіть текст повідомлення. Робочий процес Teams приймає адаптивні картки, які можуть містити заголовки, жирний текст, факти, колонки та кнопки, що ведуть назад до ActivityInfo. Створіть дизайн картки, а потім вставте її в редактор корисного навантаження, обгорнувши в конверт повідомлення, додаючи посилання ${...} там, де мають бути значення запису:

   Текст адаптивної картки відображає подвійні зірочки як жирний шрифт.

   {
        "type": "message",
        "attachments": [
          {
            "contentType": "application/vnd.microsoft.card.adaptive",
            "content": {
              "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
              "type": "AdaptiveCard",
              "version": "1.4",
              "body": [
                {
                  "type": "TextBlock",
                  "size": "Medium",
                  "weight": "Bolder",
                  "text": "Надіслано новий проєкт"
                },
                {
                  "type": "TextBlock",
                  "text": "**${NAME}** від ${PARTNER.NAME}, додано користувачем ${_user.name}",
                  "wrap": true
                }
              ]
            }
          }
        ]
      }
   

   

3. Натисніть Готово, щоб закрити редактор корисного навантаження, і ще раз Готово, щоб закрити крок.

   

4. Натисніть Зберегти. Тепер автоматизація активна.

   

Крок 5: Тестування

1. Додайте тестовий запис до форми Проєкти.

   

2. За кілька миттєвостей повідомлення з'явиться в каналі Teams із заповненими деталями проєкту.

   

Подальші кроки

• Оголошуйте лише деякі проєкти: додайте крок фільтрації між тригером та вебхуком — наприклад, CONTAINS(SECTORS, "Health"), щоб оголошувати лише проєкти у сфері охорони здоров'я.
• Натомість оголошуйте про зміни статусу: використовуйте тригер При редагуванні запису з фільтром STATUS != _previous.STATUS і включіть обидва значення в повідомлення: ${_previous.STATUS} → ${STATUS}.

Схожі статті

• Крок вебхука — усі формати корисного навантаження в деталях
• Надіслати повідомлення в Google Chat при додаванні запису
• Опублікувати робочий процес, коли в Teams отримано запит вебхука (зовнішнє посилання)
• Дизайнер адаптивних карток (зовнішнє посилання)