Надіслати повідомлення в Microsoft Teams при додаванні запису

У цьому посібнику ми налаштуємо автоматизацію, яка публікує повідомлення в каналі Microsoft Teams щоразу, коли до форми додається новий запис — безпосередньо з ActivityInfo, без посередницьких сервісів. Для публікації повідомлення використовується вбудований в ActivityInfo крок вебхука.

Ми виступаємо в ролі координатора, команда якого працює в каналі Teams. Команда відстежує проєкти у формі Проєкти і хоче, щоб кожен щойно поданий проєкт анонсувався в каналі одразу після надходження.

Що вам знадобиться

• Форма для відстеження. У нас це форма Проєкти з текстовим полем Назва проєкту з кодом NAME та полем посилання Партнер з кодом PARTNER, але підійде будь-яка форма — просто адаптуйте посилання на поля до вашої форми.
• Дозвіл на дизайн бази даних в ActivityInfo.
• Канал Microsoft Teams і дозвіл на додавання до нього робочого процесу. Teams отримує вебхуки через додаток Workflows (старіші конектори "Incoming Webhook" Office 365 були виведені з експлуатації Microsoft).

Ми посилаємося на поля за їхнім кодом (NAME, а не [Назва проєкту]). Якщо ваші поля ще не мають кодів, виділіть хвилину, щоб додати їх у дизайнері форм — коди роблять шаблони читабельними та зберігаються при зміні назв.

Крок 1: Створіть робочий процес вебхука в Microsoft Teams

1. У Teams перейдіть до каналу, який має отримувати повідомлення, натисніть ⋯ (Більше параметрів) поруч із назвою каналу та виберіть Workflows.

   

2. Виберіть шаблон вебхука — з назвою "Send webhook alerts to a channel" або "Post to a channel when a webhook request is received", залежно від вашої версії Teams.

   

3. Виберіть "Команду" та "Канал".

   

4. Скопіюйте посилання на вебхук.

   

Крок 2: Додайте автоматизацію

1. В ActivityInfo відкрийте базу даних, виберіть Налаштування бази даних.

   

2. Виберіть форму Проєкти, а потім виберіть Автоматизація на панелі деталей форми.

   

3. Виберіть Додати автоматизацію та назвіть її "Анонсувати нові проєкти в чаті Teams".

   

4. Виберіть Натисніть тут, щоб почати та виберіть тригер При додаванні запису.

   

5. Дайте назву тригеру та натисніть Вибрати форму.

   

6. Виберіть форму Проєкти та натисніть Вибрати форму.

   

7. Натисніть Готово.

   

Крок 3: Додайте крок вебхука

1. Натисніть Додати крок.

   

2. Виберіть Дія.

   

3. Виберіть Викликати вебхук.

   

4. Дайте кроку назву, наприклад, "Опублікувати в каналі Teams".

5. Вставте URL-адресу робочого процесу Teams у поле URL вебхука.

6. Встановіть Формат корисного навантаження на Налаштування, щоб ми могли написати саме той текст листа, який очікує робочий процес Teams.

   

Крок 4: Напишіть повідомлення

1. Натисніть Редагувати корисне навантаження.

   

2. Введіть текст листа. Робочий процес Teams приймає Адаптивні картки, які можуть містити заголовки, жирний текст, факти, колонки та кнопки, що посилаються назад на ActivityInfo. Створіть дизайн картки, а потім вставте її в редактор корисного навантаження, обгорнувши в конверт повідомлення, додаючи посилання ${...} там, де мають бути значення запису:

   Текст адаптивної картки відображає **подвійні зірочки** як жирний шрифт.

   {
        "type": "message",
        "attachments": [
          {
            "contentType": "application/vnd.microsoft.card.adaptive",
            "content": {
              "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
              "type": "AdaptiveCard",
              "version": "1.4",
              "body": [
                {
                  "type": "TextBlock",
                  "size": "Medium",
                  "weight": "Bolder",
                  "text": "New project submitted"
                },
                {
                  "type": "TextBlock",
                  "text": "**${NAME}** by ${PARTNER.NAME}, added by ${_user.name}",
                  "wrap": true
                }
              ]
            }
          }
        ]
      }
   

   

3. Натисніть Готово, щоб закрити редактор корисного навантаження, і ще раз Готово, щоб закрити крок.

   

4. Натисніть Зберегти. Тепер автоматизація активна.

   

Крок 5: Тестування

1. Додайте тестовий запис до форми Проєкти.

   

2. За кілька миттєвостей повідомлення з'явиться в каналі Teams із заповненими деталями проєкту.

   

Подальші кроки

• Анонсуйте лише деякі проєкти: додайте крок фільтра між тригером та вебхуком — наприклад, CONTAINS(SECTORS, "Health"), щоб анонсувати лише проєкти у секторі охорони здоров'я.
• Анонсуйте зміни статусу: використовуйте тригер При редагуванні запису з фільтром STATUS != _previous.STATUS та включіть обидва значення в повідомлення: ${_previous.STATUS} → ${STATUS}.

Схожі статті

• Крок вебхука — детальний опис усіх форматів корисного навантаження
• Надіслати повідомлення в Google Chat при додаванні запису
• Post a workflow when a webhook request is received in Teams (зовнішнє посилання)
• Дизайнер адаптивних карток (зовнішнє посилання)