Enviar un mensaje a Microsoft Teams cuando se añade un registro

Idioma: Español

Este artículo se ha traducido del inglés mediante IA y puede contener errores. Sus comentarios nos ayudarán a mejorar.

En este tutorial configuraremos una automatización que publica un mensaje en un canal de Microsoft Teams cada vez que se añade un nuevo registro a un formulario, directamente desde ActivityInfo, sin ningún servicio intermediario.

Asumimos el rol de un coordinador cuyo equipo trabaja en un canal de Teams. El equipo realiza un seguimiento de los proyectos en un formulario de Proyectos y quiere que cada nuevo proyecto enviado se anuncie en el canal a medida que llega.

Lo que necesita

Un formulario para supervisar. El nuestro es un formulario de Proyectos con un campo de texto Nombre del Proyecto con el código NAME y un campo de referencia Asociado con el código PARTNER, pero cualquier formulario servirá; ajuste las referencias de los campos a los suyos.
Permiso para diseñar la base de datos en ActivityInfo.
Un canal de Microsoft Teams y permiso para añadirle un flujo de trabajo. Teams recibe webhooks a través de la aplicación Workflows (los antiguos conectores "Incoming Webhook" de Office 365 han sido retirados por Microsoft).

Hacemos referencia a los campos por su código en todo momento (NAME en lugar de [Nombre del Proyecto]). Si sus campos aún no tienen códigos, tómese un minuto para añadirlos en el diseñador de formularios: los códigos mantienen las plantillas legibles y sobreviven a los cambios de etiqueta.

Paso 1: Crear un flujo de trabajo de webhook en Teams

En Teams, vaya al canal que debe recibir los mensajes y haga clic en ⋯ (Más opciones) junto al nombre del canal.
Seleccione Workflows.
Elija la plantilla de webhook, llamada "Send webhook alerts to a channel" o "Post to a channel when a webhook request is received", dependiendo de su versión de Teams.
Nombre el flujo de trabajo, por ejemplo "ActivityInfo", confirme el equipo y el canal, y añada el flujo de trabajo.
Copie la URL que Teams muestra cuando se crea el flujo de trabajo; comienza con https://prod-...logic.azure.com/... o similar.

Paso 2: Añadir la automatización

En ActivityInfo, abra la base de datos, seleccione el formulario Proyectos y seleccione Automatizaciones en el panel de detalles del formulario.
Seleccione Añadir automatización y nómbrela "Anunciar nuevos proyectos en Teams".
Seleccione Haga clic aquí para empezar y elija el desencadenador Cuando se añade un registro.
Etiquete el desencadenador, seleccione Seleccionar formulario, elija el formulario Proyectos, confirme y seleccione Está hecho.

Paso 3: Añadir el paso de webhook

Seleccione Añadir paso, luego Acción y después Ejecutar webhook.
Asigne una etiqueta al paso, por ejemplo "Publicar en el canal de Teams".
Pegue la URL del flujo de trabajo de Teams en el campo URL de webhook.
Establezca el Formato de carga útil en Personalizado, para que podamos escribir exactamente el cuerpo del mensaje que espera el flujo de trabajo de Teams.

Paso 4: Escribir el mensaje

Seleccione Editar carga útil.
Ingrese el cuerpo del mensaje: un objeto JSON con una única propiedad text, que el flujo de trabajo del webhook de Teams publica en el canal. Las referencias ${...} se rellenan a partir del registro que activó la automatización; la lista de campos de la derecha las inserta por usted:
```
{"text": "Nuevo proyecto enviado: ${NAME} por ${PARTNER.NAME}, añadido por ${_user.name}"}
```
Los valores se escapan automáticamente para JSON, por lo que los nombres de proyectos que contengan comillas o saltos de línea no pueden romper el mensaje.
Seleccione Está hecho para cerrar el editor de carga útil, y Está hecho de nuevo para cerrar el paso.
Seleccione Guardar. La automatización está ahora activa.

Paso 5: Probar

Añada un registro de prueba al formulario de Proyectos.
En unos instantes, el mensaje aparecerá en el canal de Teams con los detalles del proyecto rellenados.

Mensajes más ricos con Adaptive Cards

El flujo de trabajo de Teams también acepta Adaptive Cards, que pueden contener encabezados, texto en negrita, datos, columnas y botones que enlazan de nuevo con ActivityInfo. Diseñe la tarjeta y péguela en el editor de carga útil envuelta en un sobre de mensaje, añadiendo referencias ${...} donde correspondan los valores del registro:

{
  "type": "message",
  "attachments": [
    {
      "contentType": "application/vnd.microsoft.card.adaptive",
      "content": {
        "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
        "type": "AdaptiveCard",
        "version": "1.4",
        "body": [
          {
            "type": "TextBlock",
            "size": "Medium",
            "weight": "Bolder",
            "text": "Nuevo proyecto enviado"
          },
          {
            "type": "TextBlock",
            "text": "**${NAME}** por ${PARTNER.NAME}, añadido por ${_user.name}",
            "wrap": true
          }
        ]
      }
    }
  ]
}

El texto de Adaptive Card representa los **asteriscos dobles** como negrita.

Para ir más allá

Anunciar solo algunos proyectos: añada un paso de filtro entre el desencadenador y el webhook; por ejemplo, CONTAINS(SECTORS, "Health") para anunciar solo los proyectos del sector de la salud.
Anunciar cambios de estado en su lugar: utilice el desencadenador Cuando se edita el registro con el filtro STATUS != _previous.STATUS, e incluya ambos valores en el mensaje: ${_previous.STATUS} → ${STATUS}.