Este artículo describe cómo puede configurar una automatización simple para un flujo de trabajo común: enviar notificaciones cuando se añade un nuevo Registro a un Formulario.
En este tutorial, asumimos el Rol de un Country Manager que es responsable de coordinar proyectos en una respuesta humanitaria. Como Country Manager, necesitamos que se nos notifique tan pronto como se presenten nuevos proyectos para que podamos llevar a cabo nuestro proceso de revisión de proyectos de manera oportuna.
Para seguir este tutorial, necesita acceso a una aplicación que admita webhooks y flujos de trabajo de notificación, por ejemplo, Power Automate, Pipedream, Webhook.site, etc.
Fase 1: Crear un flujo de trabajo de notificación en una aplicación externa
Primero, configuremos un flujo de trabajo en la aplicación externa de su elección siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en su aplicación externa, Pipedream en este ejemplo.
Para ver un ejemplo usando Power Automate, consulte Configurar una notificación por correo electrónico en un nuevo registro con Power Automate. - Cree un nuevo flujo de trabajo para enviar notificaciones por Correo electrónico.
- Para el Desencadenador, Seleccione la opción que se refiere a las solicitudes de Webhook.
- Para la acción, Seleccione la opción que se refiere a las notificaciones por Correo electrónico e Ingrese una dirección de Correo electrónico a la que tenga acceso para realizar pruebas.
- Copie la URL del webhook generada por la aplicación elegida. Le recomendamos que copie y pegue el token de la API en una nota o archivo.
Fase 2: Añadir una Automatización en ActivityInfo
Siga estos pasos para añadir una Automatización en ActivityInfo:
- Navegue hasta la Base de datos que contiene el Formulario en el que desea configurar una Automatización.
En este ejemplo, utilizamos la plantilla de Base de datos Quién hace qué dónde (3W). Si aún no tiene un Formulario, cree una copia de esta plantilla. - Vaya a la configuración de su Base de datos en ActivityInfo.
- Haga clic en "Diseño de la Base de datos" para revelar la lista de Formularios.
- Seleccione el Formulario "Proyectos".
- En el panel lateral derecho, haga clic en la pestaña "Automatizaciones" y, a continuación, haga clic en el botón "Añadir Automatización".
- Rellene la información de Automatización con la siguiente información:
- Asigne una etiqueta a su Automatización. Utilice una etiqueta que describa claramente lo que hace la Automatización, en este ejemplo: "Notificar al Country Manager cuando se añada un nuevo Registro".
- Seleccione el Desencadenador "Al añadir un Registro".
- Pegue la URL generada desde su aplicación externa en el Campo "URL del Webhook".
- Seleccione "Activo" para activar la Automatización.
- Haga clic en el botón "Guardar".
Fase 3: Probar la Automatización
Es hora de probar la Automatización, siga estos pasos para ver el flujo de trabajo de notificación en acción:
- Añada un nuevo Registro en su Formulario "Proyectos".
- Compruebe la dirección de Correo electrónico utilizada para la notificación para ver si ha llegado un Correo electrónico o no.
- También puede comprobar la aplicación que utilizó para configurar la notificación para ver si se ha registrado un evento.
- Compruebe los detalles del evento para ver si se incluye toda la información esperada del Registro.
Si la acción se ha ejecutado correctamente, no es necesario realizar ninguna otra acción. Los nuevos Registros añadidos a su Formulario "Proyectos" deberían enviar automáticamente un Correo electrónico a la dirección de Correo electrónico designada.
¡Enhorabuena, ha creado su primera Automatización!