Idioma: Español
Este artículo describe cómo puede configurar una automatización simple para un flujo de trabajo común: enviar los detalles de cada nuevo Registro a una aplicación externa a medida que se añade a un Formulario.
En este tutorial, asumimos el rol de un Gerente de País que es responsable de coordinar proyectos en una respuesta humanitaria. Como Gerente de País, necesitamos ser notificados tan pronto como se envíen nuevos proyectos para que podamos llevar a cabo nuestro proceso de revisión de proyectos de manera oportuna.
Para seguir este tutorial, necesita acceso a una aplicación que pueda recibir webhooks, por ejemplo Pipedream, Power Automate, Webhook.site, etc. ¿Solo necesita una notificación por correo electrónico? Ya no necesita una aplicación externa para eso — ActivityInfo puede enviar correos electrónicos directamente. Vea Notificación por correo electrónico para nuevos registros de pacientes.
Fase 1: Crear un flujo de trabajo en una aplicación externa
Primero, configuremos un flujo de trabajo en la aplicación externa de su elección siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en su aplicación externa, Pipedream en este ejemplo.
Para un ejemplo usando Power Automate, vea Configurar una notificación por correo electrónico en un nuevo registro con Power Automate. - Cree un nuevo flujo de trabajo para enviar notificaciones por correo electrónico.
- Para el desencadenador, seleccione la opción que se refiere a las solicitudes de Webhook.
- Para la acción, seleccione la opción que se refiere a las notificaciones por correo electrónico e ingrese una dirección de correo electrónico a la que tenga acceso para realizar pruebas.
- Copie la URL de webhook generada por la aplicación elegida. Le recomendamos que copie y pegue la URL en una nota o archivo.
Fase 2: Añadir una Automatización en ActivityInfo
Siga estos pasos para añadir una automatización en ActivityInfo:
- Navegue a la Base de datos que contiene el Formulario en el que desea configurar una automatización.
En este ejemplo, usamos la plantilla de base de datos Quién hace qué y dónde (3W). Si aún no tiene un Formulario, cree una copia de esta plantilla. - Vaya a la configuración de su base de datos en ActivityInfo.
- Haga clic en “Diseño de base de datos” para mostrar la lista de Formularios.
- Seleccione el Formulario “Proyectos”.
- En el panel del lado derecho, haga clic en la pestaña “Automatizaciones”, luego haga clic en el botón “Añadir automatización”.
- Dé a su automatización un nombre que describa claramente lo que hace, en este ejemplo: “Notificar al gerente de país cuando se añade un nuevo registro”.
- Haga clic en “Haga clic aquí para empezar” y elija el desencadenador Cuando se añade un registro.
- Dé una etiqueta al desencadenador, haga clic en Seleccionar formulario, elija el Formulario “Proyectos” y confirme. Haga clic en Está hecho.
- Haga clic en Añadir paso, elija Acción, luego Ejecutar webhook.
- Dé una etiqueta al paso y pegue la URL generada por su aplicación externa en el campo “URL de webhook”.
- Deje el Formato de carga útil establecido en “Estándar”: la solicitud llevará cada campo del nuevo Registro como JSON. Vea la referencia del paso de webhook para los otros formatos.
- Haga clic en Está hecho.
- Haga clic en el botón “Guardar”. La automatización está ahora activa.
Fase 3: Probar la Automatización
Es hora de probar la automatización, siga estos pasos para ver el flujo de trabajo de notificación en acción:
- Añada un nuevo Registro en su Formulario “Proyectos”.
- Revise la dirección de correo electrónico utilizada para la notificación para ver si ha llegado un correo electrónico o no.
- También puede revisar la aplicación que utilizó para configurar la notificación para ver si se registró un evento.
- Revise los detalles del evento para ver si se incluye toda la información esperada del Registro.
Si la acción se ha ejecutado correctamente, entonces no se requiere ninguna acción adicional. Los nuevos Registros añadidos a su Formulario “Proyectos” deberían enviar automáticamente un correo electrónico a la dirección de correo electrónico designada.
¡Éxito, ha creado su primera automatización!