Este artículo describe cómo puede configurar una automatización simple para un flujo de trabajo común: enviar notificaciones cuando se añade un nuevo Registro a un Formulario.
En este tutorial, asumimos el rol de un Gerente de País responsable de coordinar proyectos en una respuesta humanitaria. Como Gerente de País, necesitamos ser notificados tan pronto como se envíen nuevos proyectos para poder llevar a cabo nuestro proceso de revisión de proyectos de manera oportuna.
Para seguir este tutorial, necesita acceso a una aplicación que admita webhooks y flujos de trabajo de notificación, por ejemplo, Power Automate, Pipedream, Webhook.site, etc.
Fase 1: Crear un flujo de trabajo de notificación en una aplicación externa
Primero, configuremos un flujo de trabajo en la aplicación externa de su elección siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en su aplicación externa, Pipedream en este ejemplo.
Para ver un ejemplo usando Power Automate, consulte Configurar una notificación por correo electrónico sobre un nuevo registro con Power Automate. - Cree un nuevo flujo de trabajo para enviar notificaciones por correo electrónico.
- Para el desencadenador, seleccione la opción que se refiere a las solicitudes de Webhook.
- Para la acción, seleccione la opción que se refiere a las notificaciones por correo electrónico e ingrese una dirección de correo electrónico a la que tenga acceso para realizar pruebas.
- Copie la URL de webhook generada por la aplicación elegida. Le recomendamos que copie y pegue el token de API en una nota o archivo.
Fase 2: Añadir una Automatización en ActivityInfo
Siga estos pasos para añadir una automatización en ActivityInfo:
- Navegue a la Base de datos que contiene el Formulario en el que desea configurar una automatización.
En este ejemplo, utilizamos la plantilla de base de datos Quién hace qué y dónde (3W). Si aún no tiene un Formulario, cree una copia de esta plantilla. - Vaya a la configuración de su Base de datos en ActivityInfo.
- Haga clic en “Diseño de base de datos” para mostrar la lista de Formularios.
- Seleccione el Formulario “Proyectos”.
- En el panel del lado derecho, haga clic en la pestaña “Automatizaciones” y luego en el botón “Añadir automatización”.
- Rellene la información de la Automatización con los siguientes datos:
- Asigne una etiqueta a su automatización. Utilice una etiqueta que describa claramente lo que hace la automatización, en este ejemplo: “Notificar al gerente del país cuando se añade un nuevo registro.”
- Seleccione el desencadenador “Cuando se añade un registro”.
- Pegue la URL generada desde su aplicación externa en el Campo “URL de webhook”.
- Seleccione “Activo” para permitir la automatización.
- Haga clic en el botón “Guardar”.
Fase 3: Probar la Automatización
Es hora de probar la automatización, siga estos pasos para ver el flujo de trabajo de notificación en acción:
- Añada un nuevo Registro en su Formulario “Proyectos”.
- Revise la dirección de correo electrónico utilizada para la notificación para ver si ha llegado un correo electrónico o no.
- También puede revisar la aplicación que utilizó para configurar la notificación para ver si se registró un evento.
- Revise los detalles del evento para ver si se incluye toda la información esperada del Registro.
Si la acción se ha ejecutado correctamente, no se requiere ninguna otra acción. Los nuevos Registros añadidos a su Formulario “Proyectos” deberían enviar automáticamente un correo electrónico a la dirección de correo electrónico designada.
¡Éxito, ha creado su primera automatización!