Las automatizaciones en ActivityInfo le ayudan a optimizar sus flujos de trabajo reduciendo el volumen de tareas manuales. Puede crear automatizaciones adaptadas a sus procesos únicos, para que pueda obtener valor de sus datos más rápidamente.
Componentes de una Automatización
En ActivityInfo, una automatización es una secuencia de acciones que se realizan en función de los eventos de su Base de datos. Las automatizaciones tienen los siguientes componentes:
- Desencadenador: el evento que inicia la automatización
- Filtro: una regla que define qué eventos deben dar lugar a la realización de una acción
- Acción: la tarea que se va a llevar a cabo
Eventos
Un evento tiene lugar en una Base de datos. Los eventos incluyen los cambios que tienen lugar en los Registros o Formularios.
Desencadenadores
Los Desencadenadores son los eventos específicos que inician la automatización. Definen cuándo debe activarse una automatización. Puede seleccionar uno de los siguientes eventos para desencadenar una automatización:
- Agregar registro
- Editar registro
- Eliminar registro
Sólo los eventos que se producen en un único Registro pueden desencadenar una automatización. Los eventos de Registro masivos que se producen al utilizar la función de importación no pueden desencadenar una automatización.
Filtros
Los Filtros le permiten especificar las condiciones del evento que deben cumplirse para que la automatización se ejecute. Usted define un filtro utilizando una Fórmula que evalúa a verdadero o falso. Las Fórmulas se definen utilizando el editor de Fórmulas integrado de ActivityInfo. Si la Fórmula se evalúa como verdadera para un evento dado, entonces se toma la acción definida. Si una acción depende de los valores contenidos en un Registro, puede referirse a los Campos en el Formulario para su Fórmula.
Al crear automatizaciones que se desencadenan cuando se edita un Registro, puede definir una Fórmula basada en los cambios realizados. En este caso, el editor de fórmulas muestra los valores anteriores de los Campos en el Registro. Esto es útil en escenarios donde las acciones dependen de cambios específicos que ocurren. Puede referirse a los valores anteriores en su Fórmula utilizando la palabra clave _previous.
Por ejemplo, imagine que un gestor de casos necesita actuar cuando un beneficiario se convierte en adulto. Puede escribir una fórmula como _previous.age < 18 && age >= 18. Esto compara la edad anterior con la actual. Cuando el valor del Campo age cambia de acuerdo con esta Fórmula, se cumple la condición del filtro. Este evento desencadena una notificación al gestor de casos, lo que garantiza la prestación oportuna del servicio.
Acciones
Las Acciones son las tareas que la automatización realiza para los eventos en los que se cumplen las condiciones del filtro. En ActivityInfo, las acciones de Automatización se limitan al envío de Webhooks a aplicaciones externas. Los Webhooks son mensajes automatizados enviados desde las aplicaciones cuando se produce un evento. Tienen un mensaje -o carga útil- que contiene información sobre el evento.
Primero generaría una URL de Webhook única utilizando una aplicación externa como Power Automate. A continuación, la ingresaría en su automatización en ActivityInfo. Este es el destino al que se envía la información sobre su evento cuando se ejecuta una automatización. La aplicación externa utiliza entonces la información enviada para realizar otras tareas como el envío de notificaciones.
Firmar secretos
Para garantizar la autenticidad de la información enviada mediante un Webhook, puede generar un secreto de firma. Puede proporcionárselo a su aplicación externa para verificar la información enviada por ActivityInfo.
Cómo funcionan las automatizaciones
Sólo los usuarios con el permiso Gestionar automatizaciones pueden crear y modificar automatizaciones. Esta operación permite al usuario ver (pero no editar ni eliminar) todos los recursos de la Base de datos.
Las automatizaciones se configuran para un Formulario o Subformulario específico. No se admiten las automatizaciones a nivel de Carpeta o Base de datos. Puede configurar más de una automatización en un Formulario determinado.
Tenga en cuenta que los Subformularios no heredan las automatizaciones del Formulario principal. Formulario.
Las automatizaciones deben estar configuradas como "Activas" para poder ejecutarse. Siempre que se produzca el evento desencadenante especificado y coincida con las condiciones del filtro, la automatización se ejecuta en ActivityInfo. La información sobre el evento que inició la automatización se envía entonces a la URL del Webhook proporcionada. A continuación, se realizan las acciones adicionales que defina en su aplicación externa.
Ejemplos
Estos son algunos escenarios comunes en los que las automatizaciones podrían ser útiles:
- Notificar a un trabajador social cuando se le asignen nuevos casos
- Notificar a un gestor de programa cuando los socios implementadores presenten informes de indicadores
- Notificar a los supervisores cuando cambie el estado de un beneficiario