Las Automatizaciones en ActivityInfo le ayudan a optimizar sus flujos de trabajo reduciendo el volumen de tareas manuales. Puede crear automatizaciones adaptadas a sus procesos únicos, para que pueda obtener valor de sus datos más rápidamente.
Componentes de una Automatización
En ActivityInfo, una automatización es una secuencia de acciones que se realizan en función de eventos en su Base de datos. Las Automatizaciones tienen los siguientes componentes:
- Desencadenador: el evento que inicia la automatización
- Filtro: una regla que define qué eventos deben dar lugar a que se realice una acción
- Acción: la tarea que se debe llevar a cabo
Eventos
Un evento tiene lugar en una Base de datos. Los eventos incluyen cambios que tienen lugar en los Registros o Formularios.
Desencadenadores
Los Desencadenadores son los eventos específicos que inician la automatización. Definen cuándo debe activarse una automatización. Puede seleccionar uno de los siguientes eventos para desencadenar una automatización:
- Añadir registro
- Editar registro
- Eliminar registro
Solo los eventos que ocurren en un único Registro pueden desencadenar una automatización. Los eventos de Registros masivos que ocurren al usar la función de Importador no pueden desencadenar una automatización.
Filtros
Los Filtros le permiten especificar las condiciones del evento que deben cumplirse para que la automatización se ejecute. Usted define un filtro usando una Fórmula que se evalúa como true o false. Las Fórmulas se definen usando el Editor de fórmula integrado de ActivityInfo. Si la Fórmula se evalúa como true para un evento determinado, entonces se realiza la acción definida. Si una acción depende de los valores contenidos en un Registro, puede hacer referencia a los Campos del Formulario para su Fórmula.
Al crear automatizaciones que se desencadenan cuando un Registro es editado, puede definir una Fórmula basada en los cambios realizados. En este caso, el editor de fórmula muestra los valores previos de los Campos en el Registro. Esto es útil en escenarios donde las acciones dependen de cambios específicos que ocurren. Puede hacer referencia a los valores previos en su Fórmula usando la palabra clave _previous .
Por ejemplo, imagine que un gestor de casos necesita tomar una acción cuando un beneficiario se convierte en adulto. Puede escribir una fórmula como _previous.age < 18 && age >= 18. Esto compara la edad previa con la actual. Cuando el valor del Campo age cambia de acuerdo con esta Fórmula, se cumple la condición del filtro. Este evento desencadena una notificación al gestor de casos, asegurando la prestación de servicios a tiempo.
Acciones
Las Acciones son las tareas que la automatización realiza para los eventos en los que se cumplen las condiciones del filtro. En ActivityInfo, las acciones de Automatización se limitan a enviar Webhooks a aplicaciones externas. Los Webhooks son mensajes automatizados que se envían desde las aplicaciones cuando se produce un evento. Tienen un mensaje —o carga útil— que contiene información sobre el evento.
Primero tendría que generar una URL de webhook única usando una aplicación externa como Power Automate. Luego, la ingresaría en su automatización en ActivityInfo. Este es el destino al que se envía la información sobre su evento cuando se ejecuta una automatización. La aplicación externa utiliza entonces la información enviada para realizar otras tareas como el envío de notificaciones.
Secretos de firma digital
Para garantizar la autenticidad de la información enviada mediante un Webhook, puede generar un secreto de firma digital. Puede proporcionarlo a su aplicación externa para verificar la información enviada por ActivityInfo.
Cómo funcionan las Automatizaciones
Solo los usuarios con el permiso Gestionar automatizaciones pueden crear y modificar automatizaciones. Esta operación permite al usuario ver (pero no editar o eliminar) todos los recursos de la Base de datos.
Las Automatizaciones se configuran para un Formulario o Subformulario específico. No se admiten automatizaciones a nivel de carpeta o Base de datos. Puede configurar más de una automatización en un Formulario determinado.
Tenga en cuenta que los Subformularios no heredan las automatizaciones del Formulario principal.
Las Automatizaciones deben estar configuradas como “Activo” para poder ejecutarse. Cada vez que se produce el evento desencadenador especificado y coincide con las condiciones del filtro, la automatización se ejecuta en ActivityInfo. La información sobre el evento que inició la automatización se envía entonces a la URL de webhook proporcionada. A continuación, se realizan las acciones adicionales que usted defina en su aplicación externa.
Ejemplos
A continuación se presentan algunos escenarios comunes en los que las automatizaciones pueden ser útiles:
- Notificar a un trabajador social cuando se le asignan nuevos casos
- Notificar a un gestor de programas cuando los socios implementadores envían informes de indicadores
- Notificar a los supervisores cuando cambia el estado de un beneficiario