Entendiendo las Automatizaciones en ActivityInfo

Las Automatizaciones en ActivityInfo le ayudan a optimizar sus flujos de trabajo reduciendo el volumen de tareas manuales. Puede crear automatizaciones adaptadas a sus procesos únicos, para que pueda obtener valor de sus datos más rápidamente.

Componentes de una Automatización

En ActivityInfo, una automatización comienza con un desencadenador y luego se ejecuta como un flujo de pasos. Cada paso es un filtro o una acción, y puede combinar tantos como necesite, en cualquier orden, según lo requiera su proceso. Las Automatizaciones tienen los siguientes componentes:

• Desencadenador: el evento que inicia la automatización
• Filtro: un paso que define qué eventos deben hacer que el flujo continúe al siguiente paso
• Acción: un paso que lleva a cabo una tarea

Eventos

Un evento tiene lugar en una Base de datos. Los eventos incluyen cambios que ocurren en los Registros o Formularios.

Desencadenadores

Los Desencadenadores son los eventos específicos que inician la automatización. Definen cuándo debe activarse una automatización. Puede seleccionar uno de los siguientes eventos para desencadenar una automatización:

• Cuando se añade un registro: se activa cada vez que se guarda un nuevo registro en el Formulario.
• Cuando se edita el registro: se activa cada vez que un registro existente en el Formulario se modifica y se guarda.
• Cuando se elimina el registro: se activa cada vez que se elimina un registro del Formulario.

Solo los eventos que ocurren en un único Registro pueden desencadenar una automatización. Los eventos de Registros masivos que ocurren al usar la función de Importador no pueden desencadenar una automatización.

Pasos

Una vez que el desencadenador se activa, la automatización se ejecuta a través de un flujo de pasos. Cada paso es un Filtro o una Acción:

• Un paso de Filtro comprueba una condición y determina si el flujo continúa al siguiente paso.
• Un paso de Acción lleva a cabo una tarea, como enviar un Correo electrónico o un Webhook.

Puede añadir tantos pasos de filtro y acción como necesite, en cualquier orden, para construir el flujo que coincida con su proceso. Por ejemplo, un flujo podría usar un filtro para comprobar si un registro cumple ciertos criterios, luego una acción para notificar a un usuario, seguida de otro filtro y otra acción.

Filtros

Los Filtros le permiten especificar condiciones que deben cumplirse para que el flujo continúe al siguiente paso. Usted define un filtro usando una Fórmula que se evalúa como true o false. Las Fórmulas se definen usando el Editor de fórmula integrado de ActivityInfo. Si la Fórmula se evalúa como true para un evento dado, el flujo continúa al siguiente paso; de lo contrario, se detiene allí. Si una acción posterior depende de valores contenidos en un Registro, puede hacer referencia a los Campos en el Formulario para su Fórmula.

Al crear automatizaciones que se activan cuando un Registro es editado, puede definir una Fórmula basada en los cambios realizados. En este caso, el editor de fórmula muestra los valores previos de los Campos en el Registro. Esto es útil en escenarios donde las acciones dependen de cambios específicos que ocurren. Puede hacer referencia a los valores previos en su Fórmula usando la palabra clave _previous .

Por ejemplo, imagine que un gestor de casos necesita tomar una acción cuando un beneficiario se convierte en adulto. Puede escribir una fórmula como _previous.age < 18 && age >= 18. Esto compara la edad previa con la actual. Cuando el valor del Campo age cambia de acuerdo con esta Fórmula, se cumple la condición del filtro. Este evento desencadena una notificación al gestor de casos, asegurando la prestación de servicios a tiempo.

Acciones

Las Acciones son los pasos que llevan a cabo una tarea una vez que el flujo los alcanza. En ActivityInfo, las acciones de Automatización incluyen enviar un Correo electrónico a los usuarios de la Base de datos, o enviar un Webhook a una aplicación externa. Los Webhooks son mensajes automatizados enviados desde aplicaciones cuando ocurre un evento. Tienen un mensaje —o carga útil— que contiene información sobre el evento.

Primero generaría una URL de webhook única usando una aplicación externa como Power Automate. Luego, ingresaría esto en su automatización en ActivityInfo. Este es el destino al que se envía la información sobre su evento cuando se ejecuta una automatización. La aplicación externa luego usa la información enviada para realizar otras tareas como enviar notificaciones.

Secretos de firma digital

Para asegurar la autenticidad de la información enviada usando un Webhook, puede generar un secreto de firma digital. Puede proporcionar esto a su aplicación externa para verificar la información enviada por ActivityInfo.

Cómo funcionan las Automatizaciones

Solo los usuarios con el permiso Gestionar automatizaciones pueden crear y modificar automatizaciones. Esta operación permite al usuario ver (pero no editar o eliminar) todos los recursos en toda la Base de datos.

Las Automatizaciones se configuran para un Formulario o Subformulario específico. No se admiten automatizaciones a nivel de carpeta o Base de datos. Puede configurar más de una automatización en un Formulario determinado.

Tenga en cuenta que los Subformularios no heredan las automatizaciones del Formulario principal.

Las Automatizaciones deben estar configuradas como “Activo” para poder ejecutarse. Cada vez que ocurre el evento desencadenador especificado, ActivityInfo ejecuta el flujo de pasos de la automatización en orden, comenzando con los datos producidos por el desencadenador. Cada paso de filtro determina si el flujo continúa, y cada paso de acción —un Correo electrónico o un Webhook— lleva a cabo su tarea usando esos mismos datos. Cualquier acción adicional que defina en su aplicación externa se realiza a continuación.

Ejemplos

Aquí hay algunos escenarios comunes donde las automatizaciones pueden ser útiles:

• Notificar a un trabajador de caso cuando se le asignan nuevos casos
• Notificar a un gerente de programa cuando los socios implementadores envían informes de indicadores
• Notificar a los supervisores cuando cambia el estado de un beneficiario

Recursos Relacionados

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