Entender las Automatizaciones en ActivityInfo

Las Automatizaciones en ActivityInfo le ayudan a optimizar sus flujos de trabajo reduciendo el volumen de tareas manuales. Puede crear automatizaciones adaptadas a sus procesos únicos, para que pueda obtener valor de sus datos más rápidamente.

Componentes de una Automatización

En ActivityInfo, una automatización comienza con un desencadenador y luego se ejecuta como un flujo de pasos. Cada paso es un filtro o una acción, y puede combinar tantos como necesite, en cualquier orden, según lo requiera su proceso. Las Automatizaciones tienen los siguientes componentes:

• Desencadenador: el evento que inicia la automatización
• Filtro: un paso que define qué eventos deben hacer que el flujo continúe al siguiente paso
• Acción: un paso que realiza una tarea

Eventos

Un evento tiene lugar en una Base de datos. Los eventos incluyen cambios que tienen lugar en los Registros o Formularios.

Desencadenadores

Los Desencadenadores son los eventos específicos que inician la automatización. Definen cuándo debe activarse una automatización. Puede seleccionar uno de los siguientes eventos para desencadenar una automatización:

• Cuando se añade un registro: se activa cada vez que se guarda un nuevo registro en el Formulario.
• Cuando se edita el registro: se activa cada vez que un registro existente en el Formulario se modifica y se guarda.
• Cuando se elimina el registro: se activa cada vez que se elimina un registro del Formulario.
• En una fecha: se activa una vez al día, a una hora elegida, para cada Registro cuyo campo de fecha se encuentre un número de días elegido antes o después de ese día. Utilícelo para recordatorios, plazos y aniversarios.

Solo los eventos que ocurren en un único Registro pueden desencadenar una automatización. Los eventos de Registros masivos que ocurren al utilizar la función de Importador no pueden desencadenar una automatización.

Pasos

Una vez que el desencadenador se activa, la automatización se ejecuta a través de un flujo de pasos. Cada paso es un Filtro o una Acción:

• Un paso de Filtro comprueba una condición y determina si el flujo continúa al siguiente paso.
• Un paso de Acción realiza una tarea, como enviar un Correo electrónico o un Webhook.

Puede añadir tantos pasos de filtro y acción como necesite, en cualquier orden, para construir el flujo que se ajuste a su proceso. Por ejemplo, un flujo podría utilizar un filtro para comprobar si un registro cumple ciertos criterios, luego una acción para notificar a un usuario, seguida de otro filtro y otra acción.

Filtros

Los Filtros le permiten especificar las condiciones que deben cumplirse para que el flujo continúe al siguiente paso. Usted define un filtro utilizando una Fórmula que se evalúa como true o false. Las Fórmulas se definen utilizando el editor de fórmulas integrado de ActivityInfo. Si la Fórmula se evalúa como true para un evento dado, el flujo continúa al siguiente paso; de lo contrario, se detiene ahí. Si una acción posterior depende de los valores contenidos en un Registro, puede hacer referencia a los Campos del Formulario para su Fórmula.

Al crear automatizaciones que se activan cuando un Registro es editado, puede definir una Fórmula basada en los cambios realizados. En este caso, el editor de fórmula muestra los valores previos de los Campos en el Registro. Esto es útil en escenarios donde las acciones dependen de cambios específicos que ocurren. Puede hacer referencia a los valores previos en su Fórmula utilizando la palabra clave _previous .

Por ejemplo, imagine que un gestor de casos necesita tomar una acción cuando un beneficiario se convierte en adulto. Puede escribir una fórmula como _previous.age < 18 && age >= 18. Esto compara la edad previa con la actual. Cuando el valor del Campo age cambia de acuerdo con esta Fórmula, se cumple la condición del filtro. Este evento desencadena una notificación al gestor de casos, asegurando la prestación de servicios a tiempo.

Acciones

Las Acciones son los pasos que realizan una tarea una vez que el flujo los alcanza. En ActivityInfo, las acciones de Automatización incluyen el envío de un Correo electrónico a los usuarios de la Base de datos, o el envío de un Webhook a una aplicación externa. Los Webhooks son mensajes automatizados enviados desde aplicaciones cuando ocurre un evento. Tienen un mensaje —o carga útil— que contiene información sobre el evento.

Primero generaría una URL de webhook única utilizando una aplicación externa como Power Automate. Luego ingresaría esto en su automatización en ActivityInfo. Este es el destino al que se envía la información sobre su evento cuando se ejecuta una automatización. La aplicación externa luego utiliza la información enviada para realizar otras tareas como el envío de notificaciones.

Secretos de firma digital

Para garantizar la autenticidad de la información enviada mediante un Webhook, puede generar un secreto de firma digital. Puede proporcionar este secreto a su aplicación externa para verificar la información enviada por ActivityInfo.

Cómo funcionan las Automatizaciones

Solo los usuarios con el permiso Gestionar automatizaciones pueden crear y modificar automatizaciones. Esta operación permite al usuario ver (pero no editar o eliminar) todos los recursos de la Base de datos.

Las Automatizaciones se configuran para un Formulario o Subformulario específico. No se admiten automatizaciones a nivel de carpeta o Base de datos. Puede configurar más de una automatización en un Formulario determinado.

Tenga en cuenta que los Subformularios no heredan las automatizaciones del Formulario principal.

Las Automatizaciones deben estar configuradas como “Activo” para poder ejecutarse. Cada vez que se produce el evento desencadenador especificado, ActivityInfo ejecuta el flujo de pasos de la automatización en orden, comenzando con los datos producidos por el desencadenador. Cada paso de filtro determina si el flujo continúa, y cada paso de acción —un Correo electrónico o un Webhook— realiza su tarea utilizando esos mismos datos. A continuación, se realizan las acciones adicionales que defina en su aplicación externa.

Ejemplos

A continuación se presentan algunos escenarios comunes en los que las automatizaciones pueden ser útiles:

• Notificar a un gestor de casos cuando se le asignan nuevos casos
• Notificar a un gestor de programas cuando los socios implementadores envían informes de indicadores
• Notificar a los supervisores cuando cambia el estado de un beneficiario

Recursos relacionados

• Crear un registro automáticamente cuando se añade otro registro
• Notificación por correo electrónico para nuevos registros de pacientes
• Enviar un mensaje a Google Chat cuando se añade un registro
• Enviar un mensaje a Microsoft Teams cuando se añade un registro
• De los webhooks de ActivityInfo 4.0 a las automatizaciones