Les Automatisations dans ActivityInfo vous aident à optimiser vos flux de travail en réduisant le volume de tâches manuelles. Vous pouvez créer des automatisations adaptées à vos processus uniques, afin de pouvoir tirer plus rapidement de la valeur de vos données.
Composants d'une Automatisation
Dans ActivityInfo, une automatisation est une séquence d'actions effectuées en fonction d'événements dans votre Base de données. Les Automatisations ont les composants suivants :
- Déclencheur : l'événement qui initie l'automatisation
- Filtre : une règle qui définit quels événements doivent entraîner la réalisation d'une action
- Action : la tâche à effectuer
Événements
Un événement a lieu dans une Base de données. Les événements incluent les modifications qui ont lieu dans les Enregistrements ou les Formulaires.
Déclencheurs
Les Déclencheurs sont les événements spécifiques qui initient l'automatisation. Ils définissent quand une automatisation doit être activée. Vous pouvez sélectionner l'un des événements suivants pour déclencher une automatisation :
- Ajouter un enregistrement
- Modifier l'enregistrement
- Supprimer l'enregistrement
Seuls les événements qui se produisent sur un seul Enregistrement peuvent déclencher une automatisation. Les événements d'Enregistrements en masse qui se produisent lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'Importation ne peuvent pas déclencher d'automatisation.
Filtres
Les Filtres vous permettent de spécifier les conditions d'événement qui doivent être remplies pour que l'automatisation s'exécute. Vous définissez un filtre à l'aide d'une Formule qui s'évalue à vrai ou faux. Les Formules sont définies à l'aide de l'Éditeur de formule intégré d'ActivityInfo. Si la Formule s'évalue à vrai pour un événement donné, alors l'action définie est effectuée. Si une action dépend des valeurs contenues dans un Enregistrement, vous pouvez vous référer aux Champs du Formulaire pour votre Formule.
Lors de la création d'automatisations déclenchées lorsqu'un Enregistrement est modifié, vous pouvez définir une Formule basée sur les modifications apportées. Dans ce cas, l'éditeur de formule affiche les valeurs précédentes des Champs de l'Enregistrement. Ceci est utile dans les scénarios où les actions dépendent de modifications spécifiques qui se produisent. Vous pouvez vous référer aux valeurs précédentes dans votre Formule en utilisant le mot-clé _previous.
Par exemple, imaginez qu'un gestionnaire de cas doive prendre des mesures lorsqu'un bénéficiaire devient adulte. Vous pouvez écrire une formule comme _previous.age < 18 && age >= 18. Cela compare l'âge précédent avec l'âge actuel. Lorsque la valeur du Champ age change selon cette Formule, la condition du filtre est remplie. Cet événement déclenche une notification au gestionnaire de cas, assurant une prestation de service en temps opportun.
Actions
Les Actions sont les tâches que l'automatisation effectue pour les événements où les conditions du filtre sont remplies. Dans ActivityInfo, les actions d'Automatisation sont limitées à l'envoi de Webhooks à des applications externes. Les webhooks sont des messages automatisés envoyés par des applications lorsqu'un événement se produit. Ils ont un message — ou charge utile — contenant des informations sur l'événement.
Vous devez d'abord générer une URL de webhook unique à l'aide d'une application externe comme Power Automate. Vous devez ensuite la saisir dans votre automatisation dans ActivityInfo. C'est la destination à laquelle les informations sur votre événement sont envoyées lorsqu'une automatisation s'exécute. L'application externe utilise ensuite les informations envoyées pour effectuer d'autres tâches comme l'envoi de notifications.
Secrets de signature
Pour garantir l'authenticité des informations envoyées à l'aide d'un Webhook, vous pouvez générer un secret de signature. Vous pouvez le fournir à votre application externe pour vérifier les informations envoyées par ActivityInfo.
Comment fonctionnent les Automatisations
Seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation Gérer les automatisations sont autorisés à créer et à modifier les automatisations. Cette opération permet à l'utilisateur de visualiser (mais pas de modifier ou de supprimer) toutes les ressources de la Base de données.
Les Automatisations sont configurées pour un Formulaire ou un Sous-formulaire spécifique. Les automatisations au niveau d'un dossier ou d'une Base de données ne sont pas prises en charge. Vous pouvez configurer plus d'une automatisation dans un Formulaire donné.
Notez que les Sous-formulaires n'héritent pas des automatisations du Formulaire parent.
Les Automatisations doivent être définies sur « Actif » pour pouvoir s'exécuter. Chaque fois que l'événement déclencheur spécifié se produit et correspond aux conditions du filtre, l'automatisation est exécutée dans ActivityInfo. Les informations sur l'événement qui a initié l'automatisation sont ensuite envoyées à l'URL du webhook fournie. Toutes les actions supplémentaires que vous définissez dans votre application externe sont alors effectuées.
Exemples
Voici quelques scénarios courants où les automatisations peuvent être utiles :
- Notifier un travailleur social lorsque de nouveaux cas lui sont assignés
- Notifier un gestionnaire de programme lorsque les partenaires de mise en œuvre soumettent des rapports d'indicateurs
- Notifier les superviseurs lorsque le statut d'un bénéficiaire change