Langue: Français
Les Automatisations dans ActivityInfo vous aident à optimiser vos flux de travail en réduisant le volume de tâches manuelles. Vous pouvez créer des automatisations adaptées à vos processus uniques, afin de tirer plus rapidement de la valeur de vos données.
Composants d'une Automatisation
Dans ActivityInfo, une automatisation commence par un déclencheur, puis s'exécute sous la forme d'un flux d'étapes. Chaque étape est soit un filtre, soit une action, et vous pouvez en combiner autant que nécessaire, dans n'importe quel ordre, selon les exigences de votre processus. Les Automatisations ont les composants suivants :
- Déclencheur : l'événement qui lance l'automatisation
- Filtre : une étape qui définit quels événements doivent permettre au flux de continuer vers l'étape suivante
- Action : une étape qui exécute une tâche
Événements
Un événement se produit dans une Base de données. Les événements incluent les modifications qui ont lieu dans les Enregistrements ou les Formulaires.
Déclencheurs
Les déclencheurs sont les événements spécifiques qui lancent l'automatisation. Ils définissent quand une automatisation doit être activée. Vous pouvez sélectionner l'un des événements suivants pour déclencher une automatisation :
- Lors de l'ajout d'un enregistrement : se déclenche chaque fois qu'un nouvel enregistrement est enregistré dans le Formulaire.
- En cas de modification d'un enregistrement : se déclenche chaque fois qu'un enregistrement existant dans le Formulaire est modifié et enregistré.
- Lorsqu'un enregistrement est supprimé : se déclenche chaque fois qu'un enregistrement est supprimé du Formulaire.
Seuls les événements qui se produisent sur un seul Enregistrement peuvent déclencher une automatisation. Les événements d'Enregistrement en masse qui se produisent lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'Importation ne peuvent pas déclencher d'automatisation.
Étapes
Une fois le déclencheur activé, l'automatisation exécute un flux d'étapes. Chaque étape est soit un Filtre, soit une Action :
- Une étape de Filtre vérifie une condition et détermine si le flux continue vers l'étape suivante.
- Une étape d'Action exécute une tâche, comme l'envoi d'un E-mail ou d'un Webhook.
Vous pouvez ajouter autant d'étapes de filtre et d'action que nécessaire, dans n'importe quel ordre, pour construire le flux qui correspond à votre processus. Par exemple, un flux peut utiliser un filtre pour vérifier si un enregistrement répond à certains critères, puis une action pour notifier un utilisateur, suivie d'un autre filtre et d'une autre action.
Filtres
Les Filtres vous permettent de spécifier les conditions qui doivent être remplies pour que le flux continue vers l'étape suivante. Vous définissez un filtre à l'aide d'une Formule qui s'évalue à vrai ou faux. Les Formules sont définies à l'aide de l'éditeur de formule intégré d'ActivityInfo. Si la Formule s'évalue à vrai pour un événement donné, le flux continue vers l'étape suivante ; sinon, il s'arrête là. Si une action ultérieure dépend des valeurs contenues dans un Enregistrement, vous pouvez vous référer aux Champs du Formulaire pour votre Formule.
Lors de la création d'automatisations déclenchées lorsqu'un Enregistrement est modifié, vous pouvez définir une Formule basée sur les modifications apportées. Dans ce cas, l'éditeur de formule affiche les valeurs précédentes des Champs de l'Enregistrement. Ceci est utile dans les scénarios où les actions dépendent de modifications spécifiques. Vous pouvez vous référer aux valeurs précédentes dans votre Formule en utilisant le mot-clé _previous.
Par exemple, imaginez qu'un gestionnaire de cas doive prendre des mesures lorsqu'un bénéficiaire devient adulte. Vous pouvez écrire une formule comme _previous.age < 18 && age >= 18. Cela compare l'âge précédent avec l'âge actuel. Lorsque la valeur du Champ age change selon cette Formule, la condition du filtre est remplie. Cet événement déclenche une notification au gestionnaire de cas, garantissant une prestation de services en temps opportun.
Actions
Les actions sont les étapes qui exécutent une tâche une fois que le flux les atteint. Dans ActivityInfo, les actions d'Automatisation incluent l'envoi d'un E-mail aux utilisateurs de la Base de données, ou l'envoi d'un Webhook à une application externe. Les Webhooks sont des messages automatisés envoyés par des applications lorsqu'un événement se produit. Ils ont un message — ou charge utile — contenant des informations sur l'événement.
Vous devez d'abord générer une URL de webhook unique à l'aide d'une application externe comme Power Automate. Vous devez ensuite la saisir dans votre automatisation dans ActivityInfo. C'est la destination vers laquelle les informations sur votre événement sont envoyées lorsqu'une automatisation s'exécute. L'application externe utilise ensuite les informations envoyées pour effectuer d'autres tâches comme l'envoi de notifications.
Secrets de signature
Pour garantir l'authenticité des informations envoyées à l'aide d'un Webhook, vous pouvez générer un secret de signature. Vous pouvez le fournir à votre application externe pour vérifier les informations envoyées par ActivityInfo.
Comment fonctionnent les Automatisations
Seuls les utilisateurs disposant de la permission Gérer les automatisations sont autorisés à créer et à modifier des automatisations. Cette opération permet à l'utilisateur de voir (mais pas de modifier ou de supprimer) toutes les ressources de la Base de données.
Les Automatisations sont configurées pour un Formulaire ou un Sous-formulaire spécifique. Les Automatisations au niveau d'un dossier ou d'une Base de données ne sont pas prises en charge. Vous pouvez configurer plus d'une automatisation dans un Formulaire donné.
Notez que les Sous-formulaires n'héritent pas des automatisations du Formulaire parent.
Les Automatisations doivent être définies sur « Actif » pour pouvoir s'exécuter. Chaque fois que l'événement déclencheur spécifié se produit, ActivityInfo exécute le flux d'étapes de l'automatisation dans l'ordre, en commençant par les données produites par le déclencheur. Chaque étape de filtre détermine si le flux continue, et chaque étape d'action — un E-mail ou un Webhook — exécute sa tâche en utilisant ces mêmes données. Toutes les actions supplémentaires que vous définissez dans votre application externe sont ensuite exécutées.
Exemples
Voici quelques scénarios courants où les automatisations peuvent être utiles :
- Notifier un travailleur social lorsque de nouveaux cas lui sont assignés
- Notifier un responsable de programme lorsque les partenaires de mise en œuvre soumettent des rapports d'indicateurs
- Notifier les superviseurs lorsque le statut d'un bénéficiaire change