Cet article décrit comment configurer une automatisation simple pour un flux de travail courant : l'envoi de notifications lorsqu'un nouvel Enregistrement est ajouté à un Formulaire.
Dans ce tutoriel, nous jouons le rôle d'un Directeur Pays qui est responsable de la coordination des projets dans le cadre d'une réponse humanitaire. En tant que Directeur Pays, nous devons être avertis dès que de nouveaux projets sont soumis afin de pouvoir mener à bien notre processus d'examen des projets en temps utile.
Pour suivre ce tutoriel, vous devez avoir accès à une application qui prend en charge les webhooks et les flux de travail de notification, par exemple Power Automate, Pipedream, Webhook.site, etc.
Phase 1 : Création d'un flux de travail de notification dans une application externe
Tout d'abord, configurons un flux de travail dans l'application externe de votre choix en suivant ces étapes :
- Connectez-vous à votre application externe, Pipedream dans cet exemple.
Pour un exemple utilisant Power Automate, consultez Configuration d'une notification par e-mail lors d'une nouvelle inscription avec Power Automate. - Créez un nouveau flux de travail pour l'envoi de notifications par e-mail.
- Pour le Déclencheur, sélectionnez l'option qui fait référence aux requêtes Webhook.
- Pour l'action, sélectionnez l'option qui fait référence aux notifications par e-mail et saisissez une adresse e-mail à laquelle vous avez accès pour les tests.
- Copiez l'URL du webhook générée par l'application choisie. Nous vous recommandons de copier et de coller le jeton API dans une note ou un fichier.
Phase 2 : Ajout d'une Automatisation dans ActivityInfo
Suivez ces étapes pour ajouter une automatisation dans ActivityInfo :
- Naviguez jusqu'à la Base de données qui contient le Formulaire dans lequel vous souhaitez configurer une automatisation.
Dans cet exemple, nous utilisons le modèle de base de données Qui fait quoi où (3W). Si vous n'avez pas encore de Formulaire, créez une copie de ce modèle. - Accédez aux paramètres de votre Base de données dans ActivityInfo.
- Cliquez sur "Conception de la base de données" pour afficher la liste des Formulaires.
- Sélectionnez le Formulaire "Projets".
- Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet "Automatisations", puis sur le bouton "Ajouter une automatisation".
- Remplissez les informations d'automatisation avec les informations suivantes :
- Donnez un nom à votre automatisation. Utilisez un nom qui décrit clairement ce que fait l'automatisation, dans cet exemple : "Notifier le directeur pays lorsqu'un nouvel enregistrement est ajouté".
- Sélectionnez le Déclencheur "Lors de l'ajout d'un enregistrement".
- Collez l'URL générée par votre application externe dans le Champ "URL du Webhook".
- Sélectionnez "Actif" pour activer l'automatisation.
- Cliquez sur le bouton "Enregistrer".
Phase 3 : Test de l'Automatisation
Il est temps de tester l'automatisation, suivez ces étapes pour voir le flux de travail de notification en action :
- Ajoutez un nouvel Enregistrement dans votre Formulaire "Projets".
- Vérifiez l'adresse e-mail utilisée pour la notification afin de voir si un e-mail est arrivé ou non.
- Vous pouvez également vérifier l'application que vous avez utilisée pour configurer la notification afin de voir si un événement a été enregistré.
- Vérifiez les détails de l'événement pour voir si toutes les informations attendues de l'Enregistrement sont incluses.
Si l'action a été exécutée correctement, aucune autre action n'est requise. Les nouveaux Enregistrements ajoutés à votre Formulaire "Projets" devraient automatiquement envoyer un e-mail à l'adresse e-mail désignée.
Félicitations, vous avez créé votre première automatisation !