Langue: Français
Cet article décrit comment vous pouvez configurer une automatisation simple pour un flux de travail courant : envoyer les détails de chaque nouvel Enregistrement à une application externe au fur et à mesure de son ajout à un Formulaire.
Dans ce tutoriel, nous jouons le rôle d'un Responsable Pays qui est chargé de coordonner les projets dans le cadre d'une réponse humanitaire. En tant que Responsable Pays, nous devons être informés dès que de nouveaux projets sont soumis afin de pouvoir mener notre processus d'examen des projets en temps opportun.
Pour suivre ce tutoriel, vous devez avoir accès à une application capable de recevoir des webhooks, par exemple Pipedream, Power Automate, Webhook.site, etc. Vous avez juste besoin d'une notification par e-mail ? Vous n'avez plus besoin d'une application externe pour cela — ActivityInfo peut envoyer des e-mails directement. Voir Notification par e-mail pour les nouvelles inscriptions de patients.
Phase 1 : Créer un flux de travail dans une application externe
Tout d'abord, configurons un flux de travail dans l'application externe de votre choix en suivant ces étapes :
- Se connecter à votre application externe, Pipedream dans cet exemple.
Pour un exemple utilisant Power Automate, voir Configurer une notification par e-mail lors d'une nouvelle inscription avec Power Automate. - Créer un nouveau flux de travail pour l'envoi de notifications par e-mail.
- Pour le déclencheur, sélectionner l'option qui fait référence aux requêtes Webhook.
- Pour l'action, sélectionner l'option qui fait référence aux notifications par e-mail et saisir une adresse e-mail à laquelle vous avez accès pour les tests.
- Copier l'URL du webhook générée par l'application choisie. Nous vous recommandons de copier-coller l'URL dans une note ou un fichier.
Phase 2 : Ajouter une Automatisation dans ActivityInfo
Suivez ces étapes pour ajouter une automatisation dans ActivityInfo :
- Aller à la Base de données qui contient le Formulaire dans lequel vous souhaitez configurer une automatisation.
Dans cet exemple, nous utilisons le modèle de base de données Qui fait quoi où (3W). Si vous n'avez pas encore de Formulaire, créez une copie de ce modèle. - Allez dans les Paramètres de la base de données dans ActivityInfo.
- Cliquez sur « Conception de la base de données » pour afficher la liste des Formulaires.
- Sélectionner le Formulaire « Projets ».
- Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet « Automatisations », puis sur le bouton « Ajouter une automatisation ».
- Donnez à votre automatisation un nom qui décrit clairement ce qu'elle fait, dans cet exemple : « Notifier le responsable pays lorsqu'un nouvel enregistrement est ajouté. »
- Cliquez sur « Cliquez ici pour commencer » et choisissez le déclencheur Lors de l'ajout d'un enregistrement.
- Donnez une étiquette au déclencheur, cliquez sur Sélectionner un formulaire, choisissez le Formulaire « Projets », et confirmez. Cliquez sur Terminé.
- Cliquez sur Ajouter une étape, choisissez Action, puis Déclencher un webhook.
- Donnez une étiquette à l'étape, et collez l'URL générée par votre application externe dans le champ « URL du webhook ».
- Laissez le Format de la charge utile sur « Standard » : la requête transportera chaque champ du nouvel Enregistrement au format JSON. Consultez la référence de l'étape webhook pour les autres formats.
- Cliquez sur Terminé.
- Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». L'automatisation est maintenant active.
Phase 3 : Tester l'Automatisation
Il est temps de tester l'automatisation, suivez ces étapes pour voir le flux de travail de notification en action :
- Ajoutez un nouvel Enregistrement dans votre Formulaire « Projets ».
- Vérifiez l'adresse e-mail utilisée pour la notification pour voir si un e-mail est arrivé ou non.
- Vous pouvez également vérifier l'application que vous avez utilisée pour configurer la notification afin de voir si un événement a été enregistré.
- Vérifiez les détails de l'événement pour voir si toutes les informations attendues de l'Enregistrement sont incluses.
Si l'action a été exécutée correctement, aucune autre action n'est requise. Les nouveaux Enregistrements ajoutés à votre Formulaire « Projets » devraient automatiquement envoyer un e-mail à l'adresse e-mail désignée.
Succès, vous avez créé votre première automatisation !