Cet article décrit comment vous pouvez configurer une automatisation simple pour un flux de travail courant : l'envoi de notifications lorsqu'un nouvel Enregistrement est ajouté à un Formulaire.
Dans ce tutoriel, nous endossons le rôle d'un Chef de pays responsable de la coordination des projets dans le cadre d'une réponse humanitaire. En tant que Chef de pays, nous devons être informés dès que de nouveaux projets sont soumis afin de pouvoir mener notre processus d'examen des projets en temps opportun.
Pour suivre ce tutoriel, vous devez avoir accès à une application qui prend en charge les webhooks et les flux de travail de notification, par exemple Power Automate, Pipedream, Webhook.site, etc.
Phase 1 : Créer un flux de travail de notification dans une application externe
Tout d'abord, configurons un flux de travail dans l'application externe de votre choix en suivant ces étapes :
- Se connecter à votre application externe, Pipedream dans cet exemple.
Pour un exemple utilisant Power Automate, consultez Configurer une notification par e-mail lors d'une nouvelle inscription avec Power Automate. - Créez un nouveau flux de travail pour l'envoi de notifications par e-mail.
- Pour le déclencheur, sélectionnez l'option qui fait référence aux requêtes Webhook.
- Pour l'action, sélectionnez l'option qui fait référence aux notifications par e-mail et saisissez une adresse e-mail à laquelle vous avez accès pour les tests.
- Copiez l'URL du webhook générée par l'application choisie. Nous vous recommandons de copier et coller la Clé API dans une note ou un fichier.
Phase 2 : Ajouter une Automatisation dans ActivityInfo
Suivez ces étapes pour ajouter une automatisation dans ActivityInfo :
- Aller à la Base de données qui contient le Formulaire dans lequel vous souhaitez configurer une automatisation.
Dans cet exemple, nous utilisons le modèle de base de données Qui fait quoi où (3W). Si vous n'avez pas encore de Formulaire, créez une copie de ce modèle. - Allez dans les Paramètres de la base de données dans ActivityInfo.
- Cliquez sur « Conception de la base de données » pour afficher la liste des Formulaires.
- Sélectionnez le Formulaire « Projets ».
- Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet « Automatisations », puis sur le bouton « Ajouter une automatisation ».
- Remplissez les informations de l'Automatisation avec les informations suivantes :
- Donnez une étiquette à votre automatisation. Utilisez une étiquette qui décrit clairement ce que fait l'automatisation, dans cet exemple : « Notifier le chef de pays lorsqu'un nouvel enregistrement est ajouté. »
- Sélectionnez le déclencheur « Lors de l'ajout d'un enregistrement ».
- Collez l'URL générée par votre application externe dans le Champ « URL du webhook ».
- Sélectionnez « Actif » pour activer l'automatisation.
- Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Phase 3 : Tester l'Automatisation
Il est temps de tester l'automatisation, suivez ces étapes pour voir le flux de travail de notification en action :
- Ajoutez un nouvel Enregistrement dans votre Formulaire « Projets ».
- Vérifiez l'adresse e-mail utilisée pour la notification pour voir si un e-mail est arrivé ou non.
- Vous pouvez également vérifier l'application que vous avez utilisée pour configurer la notification afin de voir si un événement a été enregistré.
- Vérifiez les détails de l'événement pour voir si toutes les informations attendues de l'Enregistrement sont incluses.
Si l'action a été exécutée correctement, aucune autre action n'est requise. Les nouveaux Enregistrements ajoutés à votre Formulaire « Projets » devraient automatiquement envoyer un e-mail à l'adresse e-mail désignée.
Succès, vous avez créé votre première automatisation !