Envoyer un message à Microsoft Teams lorsqu'un enregistrement est ajouté

Langue: Français

Cet article a été traduit de l'anglais par IA et peut contenir des erreurs. Vos commentaires nous aideront à l'améliorer.

Dans ce tutoriel, nous allons mettre en place une automatisation qui publie un message sur un canal Microsoft Teams chaque fois qu'un nouvel enregistrement est ajouté à un formulaire — directement depuis ActivityInfo, sans service intermédiaire. Elle utilise l'étape de webhook intégrée d'ActivityInfo pour publier le message.

Nous jouons le rôle d'un coordinateur dont l'équipe travaille dans un canal Teams. L'équipe suit les projets dans un formulaire Projets, et souhaite que chaque nouveau projet soumis soit annoncé dans le canal dès son arrivée.

Ce dont vous avez besoin

Un formulaire à surveiller. Le nôtre est un formulaire Projets avec un champ de texte Nom du projet avec le code NAME et un champ de référence Partenaire avec le code PARTNER, mais n'importe quel formulaire fera l'affaire — adaptez les références de champ aux vôtres.
La permission de concevoir la base de données dans ActivityInfo.
Un canal Microsoft Teams, et la permission d'y ajouter un flux de travail. Teams reçoit les webhooks via l'application Workflows (les anciens connecteurs Office 365 « Webhook entrant » ont été retirés par Microsoft).

Nous référençons les champs par leur code (NAME plutôt que [Nom du projet]). Si vos champs n'ont pas encore de codes, prenez une minute pour les ajouter dans le concepteur de formulaires — les codes rendent les modèles lisibles et résistent aux changements d'étiquettes. ---|

Étape 1 : Créer un flux de travail de webhook dans Microsoft Teams

Dans Teams, allez dans le canal qui doit recevoir les messages, cliquez sur ⋯ (Plus d'options) à côté du nom du canal et sélectionnez Workflows.

Workflows
Choisissez le modèle de webhook — nommé « Envoyer des alertes de webhook à un canal » ou « Publier sur un canal lorsqu'une requête de webhook est reçue », selon votre version de Teams.

Send webhook alerts to a channel
Sélectionnez l'« Équipe » et le « Canal ».

Team and Channel
Copiez le lien du webhook.

Copy webhook link

Étape 2 : Ajouter l'automatisation

Dans ActivityInfo, ouvrez la base de données, sélectionnez les Paramètres de la base de données.

Database Settings
Sélectionnez le formulaire Projets, puis sélectionnez Automatisations dans le volet de détails du formulaire.

Automations
Sélectionnez Ajouter une automatisation et nommez-la « Annoncer les nouveaux projets dans le chat Teams ».

Add automation
Sélectionnez Cliquez ici pour commencer et choisissez le déclencheur Lors de l'ajout d'un enregistrement.

On record added trigger
Donnez une étiquette au déclencheur et sélectionnez Sélectionner un formulaire.

Label the trigger
Choisissez le formulaire Projets et sélectionnez Sélectionner un formulaire.

Select Projects form
Sélectionnez Terminé.

Done

Étape 3 : Ajouter l'étape du webhook

Sélectionnez Ajouter une étape.

Add new step
Sélectionnez Action.

Action
Sélectionnez Déclencher un webhook.

Fire webhook
Donnez une étiquette à l'étape, par exemple « Publier sur le canal Teams ».
Collez l'URL du flux de travail Teams dans le champ URL du webhook.
Définissez le Format de la charge utile sur Personnalisé, afin que nous puissions écrire exactement le corps du message attendu par le flux de travail Teams.

Label, webhook and payload format

Étape 4 : Rédiger le message

Sélectionnez Modifier la charge utile.

Edit payload

Saisissez le corps du message. Le flux de travail Teams accepte les Cartes Adaptatives, qui peuvent contenir des titres, du texte en gras, des faits, des colonnes et des boutons renvoyant vers ActivityInfo. Concevez la carte, puis collez-la dans l'éditeur de charge utile, enveloppée dans une enveloppe de message, en ajoutant des références ${...} là où les valeurs de l'enregistrement doivent apparaître :

Le texte des Cartes Adaptatives affiche les **doubles astérisques** en gras.

{
     "type": "message",
     "attachments": [
       {
         "contentType": "application/vnd.microsoft.card.adaptive",
         "content": {
           "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
           "type": "AdaptiveCard",
           "version": "1.4",
           "body": [
             {
               "type": "TextBlock",
               "size": "Medium",
               "weight": "Bolder",
               "text": "Nouveau projet soumis"
             },
             {
               "type": "TextBlock",
               "text": "**${NAME}** par ${PARTNER.NAME}, ajouté par ${_user.name}",
               "wrap": true
             }
           ]
         }
       }
     ]
   }

Sélectionnez Terminé pour fermer l'éditeur de charge utile, et à nouveau Terminé pour fermer l'étape.

Complete configuration
Sélectionnez Enregistrer. L'automatisation est maintenant active.

Save automation

Étape 5 : Tester

Ajoutez un enregistrement de test au formulaire Projets.

Add record
En quelques instants, le message apparaît dans le canal Teams avec les détails du projet renseignés.

ActivityInfo notification received in Microsoft Teams

Pour aller plus loin

Annoncer seulement certains projets : ajoutez une étape de filtre entre le déclencheur et le webhook — par exemple CONTAINS(SECTEURS, "Santé") pour n'annoncer que les projets du secteur de la santé.
Annoncer plutôt les changements de statut : utilisez le déclencheur En cas de modification d'un enregistrement avec le filtre STATUT != _previous.STATUT, et incluez les deux valeurs dans le message : ${_previous.STATUT} → ${STATUT}.