Мова: Українська
Автоматизація в ActivityInfo допомагає оптимізувати робочі процеси, зменшуючи обсяг ручних завдань. Ви можете створювати автоматизацію, адаптовану до ваших унікальних процесів, щоб швидше отримувати цінність від своїх даних.
Компоненти автоматизації
В ActivityInfo автоматизація починається з тригера, а потім виконується у вигляді послідовності кроків. Кожен крок є або фільтром, або дією, і ви можете комбінувати їх у будь-якій кількості та порядку, як того вимагає ваш процес. Автоматизація має такі компоненти:
- Тригер: подія, що ініціює автоматизацію
- Фільтр: крок, який визначає, які події мають призвести до продовження послідовності до наступного кроку
- Дія: крок, що виконує завдання
Події
Подія відбувається в базі даних. Події включають зміни, що відбуваються в записах або формах.
Тригери
Тригери — це конкретні події, що ініціюють автоматизацію. Вони визначають, коли автоматизація має бути активована. Ви можете вибрати одну з наступних подій для запуску автоматизації:
- При додаванні запису: спрацьовує щоразу, коли новий запис зберігається у формі.
- При редагуванні запису: спрацьовує щоразу, коли наявний запис у формі змінюється та зберігається.
- При видаленні запису: спрацьовує щоразу, коли запис видаляється з форми.
- У певну дату: спрацьовує один раз на день, у вибраний час, для кожного запису, чиє поле дати припадає на вибрану кількість днів до або після цього дня. Використовуйте це для нагадувань, кінцевих термінів та річниць.
Тільки події, що відбуваються з одним записом, можуть запустити автоматизацію. Масові події із записами, що відбуваються при використанні функції імпорту, не можуть запустити автоматизацію.
Кроки
Після спрацювання тригера автоматизація проходить через послідовність кроків. Кожен крок є або фільтром, або дією:
- Крок фільтра перевіряє умову та визначає, чи продовжуватиметься послідовність до наступного кроку.
- Крок дії виконує завдання, наприклад, надсилає емейл або вебхук.
Ви можете додавати стільки кроків фільтрації та дій, скільки вам потрібно, у будь-якому порядку, щоб створити послідовність, яка відповідає вашому процесу. Наприклад, послідовність може використовувати фільтр для перевірки, чи відповідає запис певним критеріям, потім дію для сповіщення користувача, а потім інший фільтр та іншу дію.
Фільтри
Фільтри дозволяють вказати умови, які мають бути виконані, щоб послідовність продовжилася до наступного кроку. Ви визначаєте фільтр за допомогою формули, яка обчислюється як істина або хибність. Формули визначаються за допомогою вбудованого редактора формул ActivityInfo. Якщо формула обчислюється як істина для даної події, послідовність продовжується до наступного кроку; в іншому випадку вона зупиняється. Якщо подальша дія залежить від значень, що містяться в записі, ви можете посилатися на поля у формі для вашої формули.
При створенні автоматизації, що спрацьовує при редагуванні запису, ви можете визначити формулу на основі внесених змін. У цьому випадку редактор формул відображає попередні значення полів у записі. Це корисно в сценаріях, де дії залежать від конкретних змін, що відбуваються. Ви можете посилатися на попередні значення у вашій формулі за допомогою ключового слова _previous .
Наприклад, уявіть, що кейс-менеджеру потрібно вжити заходів, коли бенефіціар стає повнолітнім. Ви можете написати формулу на кшталт _previous.age < 18 && age >= 18. Вона порівнює попередній вік з поточним. Коли значення поля age змінюється відповідно до цієї формули, умова фільтра виконується. Ця подія запускає сповіщення для кейс-менеджера, забезпечуючи своєчасне надання послуг.
Дії
Дії — це кроки, які виконують завдання, коли послідовність до них доходить. В ActivityInfo, дії автоматизації включають надсилання емейлу користувачам бази даних або надсилання вебхука до зовнішнього застосунку. Вебхуки — це автоматизовані повідомлення, що надсилаються з програм, коли відбувається подія. Вони мають повідомлення — або корисне навантаження — що містить інформацію про подію.
Спочатку вам потрібно згенерувати унікальний URL вебхука за допомогою зовнішнього застосунку, наприклад, Power Automate. Потім ви вводите його у свою автоматизацію в ActivityInfo. Це місце призначення, куди надсилається інформація про вашу подію під час запуску автоматизації. Зовнішній застосунок потім використовує надіслану інформацію для виконання інших завдань, наприклад, надсилання сповіщень.
Секретні ключі підпису
Щоб забезпечити автентичність інформації, що надсилається за допомогою вебхука, ви можете згенерувати секретний ключ підпису. Ви можете надати його своєму зовнішньому застосунку для перевірки інформації, надісланої ActivityInfo.
Як працює автоматизація
Тільки користувачі з дозволом Керування автоматизацією можуть створювати та змінювати автоматизацію. Ця операція дозволяє користувачеві переглядати (але не редагувати чи видаляти) всі ресурси в базі даних.
Автоматизація налаштовується для конкретної форми або підформи. Автоматизація на рівні папки або бази даних не підтримується. Ви можете налаштувати більше однієї автоматизації в будь-якій формі.
Зверніть увагу, що підформи не успадковують автоматизацію від батьківської форми.
Щоб автоматизація працювала, вона має бути встановлена в стан «Активний». Коли відбувається зазначена подія-тригер, ActivityInfo запускає послідовність кроків автоматизації по порядку, починаючи з даних, отриманих від тригера. Кожен крок фільтра визначає, чи продовжуватиметься послідовність, а кожен крок дії — емейл або вебхук — виконує своє завдання, використовуючи ті самі дані. Потім виконуються будь-які подальші дії, які ви визначили у своєму зовнішньому застосунку.
Приклади
Ось кілька поширених сценаріїв, де автоматизація може бути корисною:
- Сповіщати кейс-менеджера, коли йому призначають нові справи
- Сповіщати програмного менеджера, коли партнери-виконавці подають звіти по індикаторах
- Сповіщати керівників, коли змінюється статус бенефіціара