Мова: Українська
Автоматизація в ActivityInfo допомагає оптимізувати робочі процеси, зменшуючи обсяг завдань, що виконуються вручну. Ви можете створювати автоматизацію, адаптовану до ваших унікальних процесів, щоб швидше отримувати користь від своїх даних.
Компоненти автоматизації
В ActivityInfo автоматизація — це послідовність дій, що виконуються на основі подій у вашій базі даних. Автоматизація має такі компоненти:
- Тригер: подія, що ініціює автоматизацію
- Фільтр: правило, яке визначає, які події мають призвести до виконання дії
- Дія: завдання, яке необхідно виконати
Події
Подія відбувається в базі даних. Події включають зміни, що відбуваються в записах або формах.
Тригери
Тригери — це конкретні події, які ініціюють автоматизацію. Вони визначають, коли автоматизація має бути активована. Ви можете вибрати одну з наступних подій для запуску автоматизації:
- Додати запис
- Редагувати запис
- Видалити запис
Лише події, що відбуваються з одним записом, можуть запускати автоматизацію. Масові події із записами, що відбуваються під час використання функції імпорту, не можуть запускати автоматизацію.
Фільтри
Фільтри дозволяють вказати умови події, які мають бути виконані для запуску автоматизації. Ви визначаєте фільтр за допомогою формули, яка повертає значення «істина» або «хибність». Формули визначаються за допомогою вбудованого редактора формул ActivityInfo. Якщо формула повертає значення «істина» для певної події, то виконується визначена дія. Якщо дія залежить від значень, що містяться в записі, ви можете посилатися на поля у формі для вашої формули.
Створюючи автоматизацію, що спрацьовує при редагуванні запису, ви можете визначити формулу на основі внесених змін. У цьому випадку редактор формул відображає попередні значення полів у записі. Це корисно в сценаріях, де дії залежать від конкретних змін, що відбуваються. Ви можете посилатися на попередні значення у вашій формулі за допомогою ключового слова _previous.
Наприклад, уявіть, що кейс-менеджеру потрібно вжити заходів, коли бенефіціар стає повнолітнім. Ви можете написати таку формулу: _previous.age < 18 && age >= 18. Вона порівнює попередній вік з поточним. Коли значення поля age змінюється відповідно до цієї формули, умови фільтра виконано. Ця подія запускає сповіщення для кейс-менеджера, забезпечуючи своєчасне надання послуг.
Дії
Дії — це завдання, які автоматизація виконує для подій, де умови фільтра виконано. В ActivityInfo дії автоматизації обмежуються надсиланням вебхуків до зовнішніх застосунків. Вебхуки — це автоматизовані повідомлення, що надсилаються із застосунків, коли відбувається подія. Вони містять повідомлення (або корисне навантаження) з інформацією про подію.
Спочатку ви згенеруєте унікальний URL вебхука за допомогою зовнішнього застосунку, наприклад, Power Automate. Потім ви введете його у свою автоматизацію в ActivityInfo. Це місце призначення, куди надсилається інформація про вашу подію під час запуску автоматизації. Потім зовнішній застосунок використовує надіслану інформацію для виконання інших завдань, наприклад, надсилання сповіщень.
Секретний ключ підпису
Щоб забезпечити автентичність інформації, що надсилається за допомогою вебхука, ви можете згенерувати секретний ключ підпису. Ви можете надати його вашому зовнішньому застосунку для перевірки інформації, надісланої ActivityInfo.
Як працює автоматизація
Лише користувачі з дозволом Керування автоматизацією можуть створювати та змінювати автоматизацію. Ця операція дозволяє користувачеві переглядати (але не редагувати чи видаляти) всі ресурси в базі даних.
Автоматизація налаштовується для конкретної форми або підформи. Автоматизація на рівні папки або бази даних не підтримується. Ви можете налаштувати більше однієї автоматизації в будь-якій формі.
Зверніть увагу, що підформи не успадковують автоматизацію батьківської форми.
Щоб автоматизація запрацювала, її потрібно встановити в режим «Активний». Щоразу, коли відбувається вказана подія-тригер і вона відповідає умовам фільтра, автоматизація виконується в ActivityInfo. Інформація про подію, що ініціювала автоматизацію, надсилається на наданий URL вебхука. Потім виконуються будь-які подальші дії, які ви визначили у вашому зовнішньому застосунку.
Приклади
Ось кілька поширених сценаріїв, де автоматизація може бути корисною:
- Сповіщати кейс-менеджера, коли йому призначають нові справи
- Сповіщати програмного менеджера, коли партнери-виконавці надсилають звіти по індикаторах
- Сповіщати керівників, коли змінюється статус бенефіціара