Нагадування соціальному працівнику про повторний візит

У цьому посібнику ми налаштуємо автоматизацію, яка надсилатиме емейл-нагадування за три дні до кожного запланованого повторного візиту. Вона використовує тригер У певну дату, який запускає автоматизацію за розкладом, встановленим полем дати, разом із вбудованим кроком надсилання емейлу.

Ми виступаємо в ролі адміністратора бази даних для програми ведення випадків. Соціальні працівники реєструють кожного бенефіціара у формі Бенефіціари, включно з датою наступного візиту додому. Візити легко пропустити, тому програма потребує нагадування в поштовій скриньці кожного за кілька днів до візиту.

Що вам знадобиться

• База даних із формою Бенефіціари (підійде будь-яка форма з полем дати; адаптуйте посилання на поля до ваших). Наша форма має текстове поле Повне ім'я, текстове поле Соціальний працівник, поле дати Наступний візит та поле дати Візит проведено, де соціальний працівник зазначає дату, коли відбувся візит.
• Дозвіл на дизайн бази даних.
• Люди, яким потрібно нагадати, мають бути користувачами бази даних, оскільки кроки надсилання емейлів звертаються до користувачів та ролей бази даних.

| У цьому посібнику ми посилаємося на поля за їхньою назвою, наприклад ${[Наступний візит]}. Якщо ваші поля мають | коди, використовуйте їх: ${VISIT} коротше і продовжує працювати, навіть якщо назву поля змінено. || --- | --- |

Крок 1: Додати автоматизацію

1. Відкрийте базу даних, виберіть Налаштування бази даних та виберіть форму Бенефіціари.

2. Виберіть Автоматизація на панелі деталей форми та натисніть Додати автоматизацію.

   

3. Назвіть автоматизацію «Нагадування про візит».

   

Крок 2: Вибрати тригер

1. Натисніть Натисніть тут, щоб почати.

2. Зі списку типів тригерів виберіть У певну дату.

   

3. Дайте тригеру назву, наприклад «За три дні до візиту». Форма Бенефіціари вже вибрана, оскільки ми почали з панелі деталей форми. Щоб запланувати з іншої форми, натисніть Вибрати форму та виберіть її.

4. Заповніть розклад:

   • Поле дати: Наступний візит.
   • Часовий пояс: часовий пояс вашої команди. За замовчуванням використовується часовий пояс вашого браузера.
   • Час доби: 09:00, щоб нагадування надходило на початку робочого дня.
   • Коли починати: Днів до дати поля, і введіть 3 як Кількість днів.
   • Як довго повторювати: Один раз.

   

   Виберіть Щодня до дати в полі, щоб надсилати нагадування кожного з трьох днів до візиту, або Протягом кількох днів, щоб самостійно встановити кількість днів.

   

5. Натисніть Готово. Картка тригера підсумовує розклад.

   

Крок 3: Додати крок надсилання емейлу

1. Натисніть Додати крок, потім Дія, потім Надіслати емейл.

2. Дайте кроку назву, наприклад «Надіслати лист соціальному працівнику».

3. Натисніть Керування одержувачами та виберіть, хто отримуватиме нагадування. Ви можете додати окремих користувачів або роль. Роль охоплює всіх, хто її має, включно з людьми, доданими до ролі пізніше. Ми вибираємо роль Соціальний працівник, яку мають наші соціальні працівники. Підтвердьте, натиснувши Зберегти.

   

4. Натисніть Редагувати вміст та введіть тему:

   Повторний візит до ${[Повне ім'я]} через три дні
   

   Посилання ${...} замінюються значеннями полів запису під час надсилання емейлу. Замість того, щоб вводити посилання вручну, поставте курсор у потрібне місце та клацніть на поле у списку праворуч, щоб вставити його. Окрім полів запису, список пропонує _trigger.date — дату, яка активувала тригер, та _trigger.field — назву поля дати.

5. Введіть текст листа. Текст листа підтримує Markdown:

   Вітаємо, ${[Соціальний працівник]}!
   
      Наступний візит до **${[Повне ім'я]}** заплановано на ${[Наступний візит]}.
   
      Будь ласка, підтвердьте зустріч із домогосподарством.
   

   

6. Натисніть Готово, щоб закрити редактор вмісту, і ще раз Готово, щоб закрити крок.

   

Крок 4: Зберегти

Натисніть Зберегти. Тепер автоматизація активна.

Відтепер щодня о 09:00 ActivityInfo шукатиме бенефіціарів, у яких Наступний візит заплановано через три дні, і надсилатиме по одному емейлу для кожного з них. Емейли містять кнопку Переглянути запис, яка відкриває запис бенефіціара безпосередньо в ActivityInfo. Кожен запуск відображається в Історії автоматизації.

Наприклад, наступний візит до Аміри Хаддад заплановано на 12 листопада. 9 листопада о 09:00 кожен, хто має роль Соціальний працівник, включно із Семюелом Окоро, отримає такий емейл:

Тема: Повторний візит до Аміри Хаддад через три дні

Вітаємо, Семюел Окоро!

Наступний візит до Аміри Хаддад заплановано на 2026-11-12.

Будь ласка, підтвердьте зустріч із домогосподарством.

Ім'я Аміра Хаддад у тексті листа буде виділено жирним шрифтом.

| Нагадування надсилається для записів, які відповідають умовам о 09:00. Візит, внесений пізніше того ж дня на дату через три дні, | не буде враховано до наступного дня запуску, а з опцією Один раз наступного запуску не буде. Виберіть | Щодня до дати в полі, якщо пізні записи є поширеним явищем. || --- | --- | --- |

Подальші кроки

• Нагадувати лише деяким соціальним працівникам: додайте крок фільтрації між тригером та емейлом, наприклад [Соціальний працівник] == "Семюел Окоро". Фільтр, розміщений одразу після тригера, застосовується під час пошуку записів, тому відхилені ним записи навіть не з'являються в історії.
• Ескалація протермінованих візитів: друга автоматизація з параметром Коли починати, встановленим на Днів після дати поля, та фільтром, таким як ISBLANK([Візит проведено]), може надсилати емейл керівнику, якщо візит не було зареєстровано через тиждень.
• Надсилайте нагадування в іншу систему замість емейлу (або на додаток до нього): додайте крок вебхука.