Comprendre les autorisations dans les rapports

Dans ActivityInfo, les rapports sont un moyen puissant d'analyser et de présenter les données stockées dans votre base de données. Les Autorisations jouent un rôle important pour déterminer qui peut voir, créer et gérer ces rapports, ainsi que les données qui y sont visibles.

Il y a quelques concepts clés à comprendre à ce sujet :

1. Voir et créer des rapports

Dans ActivityInfo, tout utilisateur a la possibilité de créer ses propres rapports sur les données auxquelles il a accès, quelles que soient ses autorisations spécifiques. Cependant, la possibilité d'enregistrer le rapport en tant que ressource dans la base de données est strictement déterminée par les autorisations attribuées à ses rôles.
Si un utilisateur ne dispose pas de l'autorisation « Ajouter formulaires, dossiers et rapports », il peut tout de même créer un rapport ; mais celui-ci sera enregistré en tant que rapport personnel sous « Mes rapports » plutôt qu'en tant que ressource dans la base de données.

• Les utilisateurs peuvent ouvrir et interagir avec les rapports auxquels ils ont l'autorisation d'accéder.
• Les utilisateurs peuvent ajouter des rapports à une base de données uniquement si leur rôle dispose de l'autorisation « Ajouter formulaires, dossiers et rapports ».
• Les utilisateurs peuvent modifier les rapports, les personnaliser à leur guise et les enregistrer sous « Mes rapports ».

2. Types et emplacements des rapports

Selon leur statut, les rapports peuvent être :

• Personnels : Ces rapports sont enregistrés sous « Mes rapports » et ne peuvent être consultés que par leur concepteur, à moins que celui-ci ne partage le rapport avec des rôles spécifiques dans une base de données en utilisant l'autorisation « Partager les rapports ».
• Publiés : Ces rapports peuvent être consultés par toute personne disposant du lien, y compris les personnes qui ne sont pas des utilisateurs d'ActivityInfo.
• Faisant partie d'une base de données : Ces rapports peuvent être consultés par les utilisateurs qui sont ajoutés à la base de données et qui ont accès à un dossier contenant le rapport.

3. Modifier les rapports

La modification d'un rapport dans une base de données n'est pas disponible pour tous les utilisateurs ; des autorisations spécifiques et des niveaux d'accès aux formulaires déterminent qui peut apporter des modifications.

• Pour modifier un rapport, les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation « Modifier formulaires, dossiers et rapports », ainsi que d'un accès en lecture à tous les formulaires sous-jacents du rapport qui appartiennent à la même base de données que le rapport.
• Les formulaires inclus dans le rapport qui appartiennent à une autre base de données doivent avoir une visibilité publique, ou l'utilisateur doit disposer de l'autorisation « Publier les rapports » pour ces formulaires.

4. Déplacer les rapports

Les rapports peuvent être déplacés selon les besoins, à condition que l'utilisateur dispose des autorisations appropriées.

• Vous pouvez déplacer un rapport vers une autre base de données, un autre dossier, ou vers « Mes rapports ».
• Le déplacement d'un rapport nécessite l'autorisation « Supprimer formulaires, dossiers et rapports » de l'emplacement original et « Ajouter formulaires, dossiers et rapports » pour la destination.

5. L'autorisation « Publier les rapports »

Cette autorisation concerne spécifiquement le fait de rendre un rapport accessible à toute personne disposant du lien, sans nécessiter de compte ActivityInfo.

• L'autorisation de publier les rapports est sensible et ne doit être accordée qu'aux utilisateurs de confiance qui sauront faire preuve de discernement quant aux personnes pouvant accéder aux données.
• Les rapports personnels et les rapports enregistrés dans une base de données peuvent tous deux être publiés.
• Si un rôle d'utilisateur se voit accorder l'autorisation « Publier les rapports » et l'utilise pour publier un rapport, la révocation ultérieure de cette autorisation ne dépublie pas le rapport ; il reste accessible via son lien.
• Les utilisateurs peuvent modifier un rapport publié s'ils disposent de l'autorisation « Modifier formulaires, dossiers et rapports », ou s'ils sont le concepteur d'un rapport personnel.

6. Visibilité des données dans les rapports

Les données visibles dans un rapport dépendent de l'endroit où le rapport est situé et de la manière dont il a été partagé.

• Pour les rapports enregistrés dans une base de données et pour les rapports publiés, les utilisateurs voient les données que le créateur a incluses, indépendamment de leurs propres conditions d'enregistrement ou des paramètres de leur rôle.
• Si le créateur du rapport a des conditions d'enregistrement appliquées à son propre rôle, il ne pourra inclure dans les rapports qu'il crée que les enregistrements qu'il est autorisé à voir.
• Pour les rapports personnels partagés avec des rôles spécifiques à l'aide de l'autorisation « Partager les rapports », chaque spectateur voit les données du rapport filtrées selon ses propres conditions d'enregistrement.
• Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Voir tous les enregistrements » peuvent consulter un rapport, à condition qu'il se trouve dans une ressource à laquelle ils ont accès.

7. Rapports inter-bases de données

ActivityInfo permet de combiner des formulaires de différentes bases de données dans un seul rapport.

• Pour voir ou copier un rapport qui combine des formulaires de différentes bases de données, vous devez au moins avoir l'autorisation de voir ces formulaires.
• Pour enregistrer ou partager le rapport, vous avez besoin de l'autorisation « Publier les rapports » pour les formulaires qui appartiennent aux autres bases de données, ou ces formulaires doivent avoir une visibilité publique.

Meilleure pratique : Rapports spécifiques aux partenaires

Lorsque vous travaillez dans des environnements multi-partenaires, il est important de s'assurer que chaque partenaire n'a accès qu'aux données qui le concernent. Lorsqu'un rapport est inclus dans une base de données, les utilisateurs ajoutés à cette base de données peuvent le voir, le modifier et interagir avec lui en fonction de leurs autorisations respectives, ce qui rend essentiel de structurer les rapports de manière réfléchie lorsque la confidentialité des données est une préoccupation.
Pour partager des données en toute sécurité avec des partenaires dans un environnement multi-partenaires, l'approche recommandée est la suivante :

• Créez des rapports distincts pour chaque partenaire.
• Appliquez des filtres spécifiques (tels que l'ID du partenaire ou l'emplacement géographique) à chaque rapport individuel.
• N'accordez l'accès qu'aux rapports spécifiques pertinents pour ce partenaire afin de maintenir la confidentialité des données.