Розуміння дозволів у звітах

В ActivityInfo звіти є потужним інструментом для аналізу та представлення даних, що зберігаються у вашій базі даних. Дозволи відіграють важливу роль у визначенні того, хто може переглядати, створювати та керувати цими звітами, а також які дані в них відображаються.

Щодо цього, є кілька ключових концепцій, які варто зрозуміти:

1. Перегляд та створення звітів

В ActivityInfo будь-який користувач має можливість створювати власні звіти на основі даних, до яких він має доступ, незалежно від його конкретних дозволів. Однак можливість зберегти звіт як ресурс у базі даних суворо визначається дозволами, призначеними для його ролі.
Якщо користувач не має дозволу "Додавати форми, папки та звіти", він все одно може створити звіт; але він буде збережений як особистий звіт у розділі "Мої звіти", а не як ресурс у базі даних.

• Користувачі можуть відкривати звіти, до яких у них є дозвіл на доступ, та взаємодіяти з ними.
• Користувачі можуть додавати звіти до бази даних, лише якщо їхня роль має дозвіл "Додавати форми, папки та звіти".
• Користувачі можуть редагувати звіти, налаштовувати їх на свій смак і зберігати в розділі "Мої звіти".

2. Типи та розташування звітів

Залежно від статусу, звіти можуть бути:

• Особисті: Ці звіти може переглядати лише їхній автор, і вони зберігаються в розділі "Мої звіти".
• Опубліковані: Ці звіти може переглядати будь-хто, хто має посилання, включно з особами, які не є користувачами ActivityInfo.
• Частина бази даних: Ці звіти можуть переглядати користувачі, які додані до бази даних і мають доступ до папки, що містить звіт.

3. Редагування звітів

Редагування звіту в базі даних доступне не всім користувачам; хто може вносити зміни, визначається конкретними дозволами та рівнями доступу до форм.

• Щоб редагувати звіт, користувачі повинні мати дозвіл "Редагувати форми, папки та звіти", а також повний доступ до всіх базових форм, включених у звіт.
• Альтернативно, форми, включені у звіт, повинні мати загальнодоступну видимість або бути опублікованими.

4. Переміщення звітів

Звіти можна переміщувати за потреби, за умови, що користувач має відповідні дозволи.

• Ви можете перемістити звіт до іншої бази даних, папки або до розділу "Мої звіти".
• Для переміщення звіту потрібен дозвіл "Видалити форми, папки та звіти" для вихідного розташування та "Додавати форми, папки та звіти" для кінцевого.

5. Дозвіл «Опублікувати звіти»

Цей дозвіл стосується саме надання загальнодоступного доступу до звіту за URL-адресою.

• Дозвіл опублікувати звіти є чутливим і повинен надаватися лише тим користувачам, яким можна довіряти розсудливо вирішувати, хто може отримати доступ до даних.
• Якщо ролі користувача надано дозвіл "Опублікувати звіти" і він використовує його для публікації звіту, відкликання цього дозволу пізніше не вплине на існуючий звіт; після публікації звіт стає частиною бази даних.
• Користувачі можуть редагувати опублікований звіт, якщо вони мають дозвіл "Редагувати форми, папки та звіти".

6. Видимість даних у звітах

Дані, видимі у звіті, визначаються тим, що автор звіту робить видимим під час його створення.

• Користувачі, які мають доступ до звіту, бачитимуть дані, які включив автор, незалежно від їхніх власних умов на рівні записів або параметрів ролі.
• Якщо до ролі автора звіту застосовано умови на рівні записів, він зможе включати у створювані звіти лише ті записи, які йому дозволено переглядати.
• Користувачі з дозволом "Переглянути всі записи" можуть переглядати звіт, за умови, що він знаходиться в ресурсі, до якого вони мають доступ.

7. Звіти з кількох баз даних

ActivityInfo дозволяє об'єднувати форми з різних баз даних в одному звіті.

• Якщо ви бажаєте включити у свій звіт форми з різних баз даних, ви повинні мати принаймні дозвіл на перегляд цих конкретних форм.

Найкраща практика: Звітність для конкретного партнера

Під час роботи в середовищі з багатьма партнерами важливо забезпечити, щоб кожен партнер мав доступ лише до релевантних для нього даних. Коли звіт включено до бази даних, користувачі, додані до цієї бази, можуть переглядати, редагувати та взаємодіяти з ним на основі своїх відповідних дозволів, що робить надзвичайно важливим ретельне структурування звітів, коли йдеться про конфіденційність даних.
Для безпечного обміну даними з партнерами в середовищі з багатьма партнерами рекомендований підхід такий:

• Створюйте окремі звіти для кожного партнера.
• Застосовуйте специфічні фільтри (наприклад, ідентифікатор партнера або географічне розташування) до кожного окремого звіту.
• Надавайте доступ лише до тих звітів, які стосуються конкретного партнера, щоб зберегти конфіденційність даних.