Розуміння дозволів у звітах

В ActivityInfo звіти є потужним інструментом для аналізу та представлення даних, що зберігаються у вашій базі даних. Дозволи відіграють важливу роль у визначенні того, хто може переглядати, створювати та керувати цими звітами, а також які дані в них відображаються.

Щодо цього варто розібратися в кількох ключових поняттях:

1. Перегляд та створення звітів

В ActivityInfo будь-який користувач може створювати власні звіти на основі даних, до яких він має доступ, незалежно від своїх конкретних дозволів. Однак можливість зберегти звіт як ресурс у базі даних суворо визначається дозволами, призначеними для його ролі.
Якщо користувач не має дозволу "Додавати форми, папки та звіти", він все одно може створити звіт, але він буде збережений як особистий звіт у розділі "Мої звіти", а не як ресурс у базі даних.

• Користувачі можуть відкривати звіти та взаємодіяти з ними, якщо мають до них доступ.
• Користувачі можуть додавати звіти до бази даних, лише якщо їхня роль має дозвіл "Додавати форми, папки та звіти".
• Користувачі можуть редагувати звіти, налаштовувати їх на свій розсуд і зберігати в розділі "Мої звіти".

2. Типи та розташування звітів

Залежно від статусу, звіти можуть бути:

• Особисті: ці звіти зберігаються в розділі "Мої звіти", і їх може переглядати лише автор, якщо він не надасть доступ до звіту певним ролям у базі даних за допомогою дозволу "Поділитися звітами".
• Опубліковані: ці звіти може переглядати будь-хто, хто має посилання, включно з особами, які не є користувачами ActivityInfo.
• Частина бази даних: ці звіти можуть переглядати користувачі, які додані до бази даних і мають доступ до папки, що містить звіт.

3. Редагування звітів

Редагування звіту в базі даних доступне не всім користувачам; хто може вносити зміни, визначається конкретними дозволами та рівнями доступу до форм.

• Щоб редагувати звіт, користувачі повинні мати дозвіл "Редагувати форми, папки та звіти", а також доступ до перегляду всіх базових форм у звіті, які належать до тієї ж бази даних, що й звіт.
• Форми, включені у звіт, що належать до іншої бази даних, повинні мати загальнодоступну видимість, або користувач повинен мати дозвіл "Опублікувати звіти" для цих форм.

4. Переміщення звітів

Звіти можна переміщувати за потреби, за умови, що користувач має відповідні дозволи.

• Ви можете перемістити звіт до іншої бази даних, папки або до розділу "Мої звіти".
• Для переміщення звіту потрібен дозвіл "Видалити форми, папки та звіти" для вихідного розташування та "Додавати форми, папки та звіти" для цільового.

5. Дозвіл "Опублікувати звіти"

Цей дозвіл стосується саме надання доступу до звіту будь-кому за посиланням, без необхідності мати обліковий запис ActivityInfo.

• Дозвіл опублікувати звіти є чутливим і повинен надаватися лише тим користувачам, які, на вашу думку, будуть розсудливо вирішувати, хто може отримати доступ до даних.
• Можна публікувати як особисті звіти, так і звіти, збережені в базі даних.
• Якщо роль користувача отримує дозвіл "Опублікувати звіти" і використовує його для публікації звіту, подальше скасування цього дозволу не скасовує публікацію звіту; він залишається доступним за своїм посиланням.
• Користувачі можуть редагувати опублікований звіт, якщо вони мають дозвіл "Редагувати форми, папки та звіти", або якщо вони є авторами особистого звіту.

6. Видимість даних у звітах

Дані, видимі у звіті, залежать від того, де звіт знаходиться і як до нього надано доступ.

• Для звітів, збережених у базі даних, та для опублікованих звітів, користувачі бачать дані, які включив автор, незалежно від їхніх власних умов на рівні записів або параметрів ролі.
• Якщо до ролі автора звіту застосовано умови на рівні записів, він зможе включити у створювані звіти лише ті записи, які йому дозволено переглядати.
• Для особистих звітів, до яких надано доступ певним ролям за допомогою дозволу "Поділитися звітами", кожен користувач бачить дані звіту, відфільтровані відповідно до його власних умов на рівні записів.
• Користувачі з дозволом "Переглянути всі записи" можуть переглядати звіт, за умови, що він знаходиться в ресурсі, до якого вони мають доступ.

7. Звіти з кількох баз даних

ActivityInfo дозволяє об'єднувати форми з різних баз даних в одному звіті.

• Щоб переглянути або скопіювати звіт, який об'єднує форми з різних баз даних, вам потрібен принаймні дозвіл на перегляд цих форм.
• Щоб зберегти звіт або поділитися ним, вам потрібен дозвіл "Опублікувати звіти" для форм, що належать до інших баз даних, або ці форми повинні мати загальнодоступну видимість.

Найкраща практика: звітність для конкретних партнерів

При роботі в середовищі з кількома партнерами важливо забезпечити, щоб кожен партнер мав доступ лише до релевантних для нього даних. Коли звіт включено до бази даних, користувачі, додані до цієї бази даних, можуть переглядати, редагувати та взаємодіяти з ним на основі своїх відповідних дозволів, тому важливо ретельно структурувати звіти, коли йдеться про конфіденційність даних.
Для безпечного обміну даними з партнерами в середовищі з кількома партнерами рекомендується такий підхід:

• Створюйте окремі звіти для кожного партнера.
• Застосовуйте до кожного окремого звіту спеціальні фільтри (наприклад, ідентифікатор партнера або географічне розташування).
• Надавайте доступ лише до тих звітів, які стосуються конкретного партнера, щоб зберегти конфіденційність даних.