Entendiendo los permisos en los informes

En ActivityInfo, los informes son una forma poderosa de analizar y presentar los datos almacenados en su base de datos. Los Permisos juegan un rol importante a la hora de determinar quién puede ver, crear y gestionar estos informes, así como qué datos son visibles dentro de ellos.

Hay algunos conceptos clave que debe entender al respecto:

1. Ver y crear informes

En ActivityInfo, cualquier usuario tiene la capacidad de crear sus propios informes sobre los datos a los que tiene acceso, independientemente de sus permisos específicos. Sin embargo, la capacidad de guardar el informe como un recurso dentro de la base de datos está estrictamente determinada por los permisos asignados a sus roles.
Si un usuario no tiene el permiso "Añadir formularios, carpetas e informes", puede crear un informe; pero se guardará como un informe personal en "Mis informes" en lugar de como un recurso en la base de datos.

• Los usuarios pueden abrir e interactuar con los informes a los que tienen permiso de acceso.
• Los usuarios pueden añadir informes a una base de datos solo si su rol tiene el permiso "Añadir formularios, carpetas e informes".
• Los usuarios pueden editar informes y personalizarlos a su gusto y guardarlos en "Mis informes".

2. Tipos y ubicaciones de informes

Dependiendo de su estado, los informes pueden ser:

• Personales: Estos informes se guardan en "Mis informes" y solo pueden ser vistos por el diseñador, a menos que el diseñador comparta el informe con roles específicos en una base de datos utilizando el permiso "Compartir informes".
• Publicados: Estos informes pueden ser vistos por cualquier persona que tenga el enlace, incluyendo a personas que no son usuarios de ActivityInfo.
• Parte de una base de datos: Estos informes pueden ser vistos por usuarios que han sido añadidos a la base de datos y tienen acceso a una carpeta que contiene el informe.

3. Editar informes

La edición de un informe en una base de datos no está disponible para todos los usuarios; los permisos específicos y los niveles de acceso a los formularios determinan quién puede realizar cambios.

• Para editar un informe, los usuarios deben tener el permiso "Editar formularios, carpetas e informes", junto con acceso de visualización a todos los formularios subyacentes en el informe que pertenecen a la misma base de datos que el informe.
• Los formularios incluidos en el informe que pertenecen a una base de datos diferente deben tener visibilidad pública, o el usuario debe tener el permiso "Publicar informes" para esos formularios.

4. Mover informes

Los informes se pueden mover según sea necesario, siempre que el usuario tenga los permisos adecuados.

• Puede mover un informe a otra base de datos, carpeta o a "Mis informes".
• Mover un informe requiere el permiso "Eliminar formularios, carpetas e informes" de la ubicación original y "Añadir formularios, carpetas e informes" para el destino.

5. El permiso “Publicar informes”

Este permiso se refiere específicamente a hacer que un informe sea accesible para cualquier persona con el enlace, sin necesidad de una cuenta de ActivityInfo.

• El permiso de publicar informes es sensible y solo debe concederse a usuarios de confianza que ejerzan un buen juicio sobre quién puede acceder a los datos.
• Tanto los informes personales como los informes guardados en una base de datos pueden ser publicados.
• Si a un rol de usuario se le concede el permiso "Publicar informes" y lo utiliza para publicar un informe, revocar ese permiso más tarde no cancela la publicación del informe; este permanece accesible a través de su enlace.
• Los usuarios pueden editar un informe publicado si tienen el permiso "Editar formularios, carpetas e informes", o si son los diseñadores de un informe personal.

6. Visibilidad de los datos en los informes

Los datos visibles en un informe dependen de dónde se encuentre el informe y de cómo se haya compartido.

• Para los informes guardados en una base de datos y para los informes publicados, los usuarios ven los datos que el creador incluyó, independientemente de sus propias condiciones del registro o parámetros de rol.
• Si el creador del informe tiene condiciones del registro aplicadas a su propio rol, solo podrá incluir en los informes que cree los registros que tiene permitido ver.
• Para los informes personales compartidos con roles específicos utilizando el permiso "Compartir informes", cada espectador ve los datos del informe filtrados según sus propias condiciones del registro.
• Los usuarios con el permiso "Ver todos los registros" pueden ver un informe, siempre que se encuentre dentro de un recurso al que tengan acceso.

7. Informes entre bases de datos

ActivityInfo permite combinar formularios de diferentes bases de datos en un único informe.

• Para ver o copiar un informe que combina formularios de diferentes bases de datos, necesita al menos permiso para ver esos formularios.
• Para guardar o compartir el informe, necesita el permiso "Publicar informes" para los formularios que pertenecen a las otras bases de datos, o esos formularios deben tener visibilidad pública.

Mejores prácticas: Informes específicos para asociados

Cuando se trabaja en entornos con múltiples asociados, es importante asegurarse de que cada asociado solo tenga acceso a los datos relevantes para él. Cuando un informe se incluye en una base de datos, los usuarios añadidos a esa base de datos pueden verlo, editarlo e interactuar con él en función de sus respectivos permisos, lo que hace esencial estructurar los informes de forma reflexiva cuando la confidencialidad de los datos es una preocupación.
Para compartir datos de forma segura con los asociados en un entorno de múltiples asociados, el enfoque recomendado es:

• Crear informes separados para cada asociado.
• Aplicar filtros específicos (como el ID del asociado o la ubicación geográfica) a cada informe individual.
• Conceder acceso solo a los informes específicos relevantes para ese asociado para mantener la confidencialidad de los datos.