Les rapports sont des présentations de l'analyse des données stockées dans les bases de données auxquelles vous avez accès. Vous pouvez ajouter des rapports personnels auxquels vous seul avez accès ou inclure des rapports dans une base de données.
Lorsque vous ajoutez un rapport personnel, vous seul y avez accès, sauf si vous décidez de le publier. Ce type de rapport se trouve dans la page "Mes rapports".
Lorsque vous incluez un rapport dans une base de données, il fait partie de la base de données et les utilisateurs ajoutés à la base de données peuvent le consulter, le modifier, etc. s'ils disposent des autorisations nécessaires.
Avant d'ajouter un rapport, décidez de :
- les ressources que vous souhaitez utiliser (formulaires ou autres rapports)
- la structure (Carnet/Tableau de bord ou Rapport unique)
- les visualisations incluses dans le rapport (Tableau croisé dynamique, Carte, Diagramme à barres, Diagramme linéaire, Diagramme circulaire)
- s'il s'agira d'un rapport personnel ou d'un rapport inclus dans une base de données
Assurez-vous également que vous disposez des autorisations nécessaires pour pouvoir accéder aux données des ressources qui vous intéressent.
Veuillez noter les points suivants :
Les rapports ne sont pas disponibles hors ligne.
Un rapport qui utilise un autre rapport comme ressource ne peut pas être enregistré dans une base de données ; il ne peut être enregistré que comme rapport personnel.
Un rapport personnel peut inclure comme ressource un autre rapport personnel ou un rapport qui a été ajouté à une base de données.
Vous pouvez toujours déplacer un rapport, soit vers une autre base de données, un autre dossier, soit vers "Mes rapports", et pour ce faire, vous devez disposer de l'autorisation "Supprimer un formulaire/dossier/rapport".
Les utilisateurs disposant de l'autorisation "Afficher les enregistrements" pourront consulter le rapport si celui-ci a été ajouté à une ressource (par exemple, un dossier, une base de données) à laquelle ils ont accès.
Pour qu'un utilisateur puisse modifier un rapport, il doit disposer de l'autorisation "Modifier les formulaires, les dossiers et les rapports" ainsi que d'un accès complet aux formulaires inclus dans le rapport. Ou bien les formulaires inclus dans le rapport doivent avoir une visibilité publique ou doivent être publiés. Le rapport ne sera pas modifiable si les filtres de visibilité sont activés.
Souhaitez-vous inclure des formulaires provenant de différentes bases de données dans votre rapport ?
Dans ce cas, vous devez avoir l'autorisation d'inclure le(s) formulaire(s) concerné(s). Le formulaire (de l'autre base de données) doit être public, ou vous devez avoir l'autorisation "Publier des rapports" dans cette base de données.
Important !
Si vous accordez à un utilisateur l'autorisation "Publier des rapports" pour un formulaire, et qu'il utilise cette autorisation pour inclure votre formulaire dans un rapport dans sa base de données, la révocation de cette autorisation n'affecte pas ce rapport. En effet, le rapport n'est pas la propriété d'un individu, mais fait partie d'une base de données.
Pour cette raison, l'autorisation "Publier des rapports" est une autorisation très sensible. Vous ne devez l'accorder qu'aux personnes en qui vous avez confiance pour faire preuve de bon jugement quant à savoir qui peut voir les données.
Toutefois, la révocation de l'autorisation "Publier des rapports" empêcherait les personnes ne disposant pas de cette autorisation de modifier le rapport et de modifier les parties de votre formulaire qui sont visibles par les autres.
Comment ajouter un rapport personnel
Il existe deux façons d'ajouter un rapport personnel :
- Naviguez jusqu'à la vue Tableau du formulaire qui comprend les enregistrements que vous souhaitez utiliser dans le rapport et cliquez sur "Analyser". De là, sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez ajouter pour accéder au concepteur de rapports.
- Cliquez sur "Mes rapports" puis sur "Ajouter un rapport" et sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez ajouter.
Ensuite, vous pouvez passer à la conception de votre rapport. Vous pouvez :
- Concevoir un Carnet
- Concevoir un Tableau de bord
- Concevoir une Carte
- Concevoir un Tableau croisé dynamique ou ajouter diverses visualisations
Enfin, vous pouvez enregistrer le rapport.
- Cliquez sur le bouton "Enregistrer le rapport".
- Tapez un nom pour le rapport.
- Pour enregistrer le rapport en tant que rapport personnel, sélectionnez l'option "Mes rapports" et cliquez sur "Enregistrer le rapport".
Comment ajouter un rapport dans une base de données
Il existe deux façons d'ajouter un rapport dans une base de données :
- A. Naviguez jusqu'à la vue Tableau du formulaire qui comprend les enregistrements que vous souhaitez utiliser dans le rapport et cliquez sur "Analyser". De là, sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez ajouter pour accéder au concepteur de rapports.
- B. Cliquez sur "Mes rapports" puis sur "Ajouter un rapport" et sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez ajouter.
Ensuite, vous pouvez passer à la conception de votre rapport. Vous pouvez :
- Concevoir un Carnet
- Concevoir un Tableau de bord
- Concevoir une Carte
- Concevoir un Tableau croisé dynamique ou ajouter diverses visualisations
Enfin, vous pouvez enregistrer le rapport dans une base de données.
- Cliquez sur le bouton "Enregistrer le rapport".
- Tapez un nom pour le rapport.
- Pour enregistrer le rapport dans une base de données, sélectionnez la base de données et éventuellement le dossier dans lequel l'enregistrer, puis cliquez sur "Enregistrer le rapport".
