De nombreux abonnements ActivityInfo incluent des limites distinctes pour les utilisateurs complets et basiques. Cet article décrit comment l'exigence de licence est déterminée et comment réduire le nombre d'utilisateurs complets.
Exigences de licence
La plupart des utilisateurs que vous invitez dans votre base de données nécessitent une licence d'utilisateur :
- Les utilisateurs disposant d'une licence basique ont l'autorisation de consulter, d'ajouter, de modifier, de supprimer et d'exporter des enregistrements.
- Si un utilisateur dispose d'autorisations au-delà de cet ensemble de base, une licence d'utilisateur complet est obligatoire.
- Les utilisateurs désactivés, ou les utilisateurs avec une adresse e-mail « @bedatadriven.com » ne nécessitent aucune licence d'utilisateur.
Les types de licence ne sont pas explicitement attribués aux utilisateurs. Les utilisateurs ont plutôt besoin d'un type de licence spécifique en fonction du rôle qui leur a été attribué. Pour plus d'informations, consultez Comprendre les rôles.
Un utilisateur unique par exemple, identifié par une adresse e-mail unique, ne nécessite qu'une seule licence au maximum de votre compte de facturation, même si l'accès à plusieurs bases de données lui est accordé. L'exigence de licence d'un utilisateur unique est la plus élevée de toutes les bases de données.
Si un utilisateur ne dispose que d'autorisations basiques dans une base de données, mais qu'un rôle d'administrateur lui est attribué dans une autre base de données, il a besoin d'une licence d'utilisateur complet.
Affichage des exigences de licence
En allant dans la section Gestion des utilisateurs de la page Paramètres de la base de données, vous pouvez voir quel type de licence chaque utilisateur requiert.
Dans l'exemple ci-dessus :
- Alice s'est vu attribuer le rôle « Administrateur » et requiert une licence complète.
- Bob s'est vu attribuer un rôle de « Partenaire de reporting » qui n'accorde que des autorisations basiques, donc seule une licence basique est obligatoire.
- Charlie s'est vu attribuer le rôle de « Désactivé », qui n'a aucune autorisation, il n'a donc pas du tout besoin de licence.
Vérification des rôles
Si un rôle n'est pas configuré de manière optimale, il est possible que plus d'utilisateurs que prévu aient besoin d'une licence complète. Dans ce cas, vous pouvez revoir les rôles et supprimer toutes les autorisations qui auraient pu être accordées involontairement.
Pour afficher les autorisations accordées, suivez ces étapes :
- Allez dans la section Rôles de la page Paramètres de la base de données.
- Dans l'onglet « Ressources », vous pouvez trouver les subventions associées à ce rôle.
- Cliquez sur la carte pour voir les autorisations qui ont été accordées.
Dans cet exemple, le rôle d'administrateur s'est vu accorder des autorisations de la section « Basique » ainsi que de la section « Conception ». Cela signifie que l'utilisateur a besoin d'une licence d'utilisateur complet.
Si vous souhaitez éviter d'utiliser des licences d'utilisateur complet pour ce rôle, décochez toutes les autorisations en dehors de la section Basique.