Implications de la modification de la conception d'un formulaire

Cet article explique les implications de la modification de la conception d'un formulaire dans ActivityInfo. Il est destiné aux propriétaires de bases de données, en particulier à ceux qui gèrent des bases de données déjà déployées et en utilisation active.

Objectif

Après avoir lu cet article, vous serez en mesure de :

• Comprendre les modifications que vous pouvez et ne pouvez pas apporter à la conception d'un formulaire.
• Anticiper l'impact de ces modifications sur les données existantes, les rapports et les règles de validation.
• Dépanner les problèmes qui peuvent survenir après la modification des champs du formulaire.

Ce que vous pouvez faire

1. Mettre à jour les étiquettes des champs

• Impact : Aucun effet sur les données précédemment saisies.
• Considérations : La mise à jour d'une étiquette peut modifier la manière dont les utilisateurs interprètent le champ lors de la saisie des données. Assurez-vous de communiquer toute modification d'étiquette aux équipes de saisie de données pour éviter toute confusion.

2. Mettre à jour les descriptions des champs

• Impact : Aucun effet sur les données existantes.
• Considérations : Utilisez des descriptions claires pour guider les utilisateurs. La mise à jour des descriptions est utile pour clarifier les instructions sans affecter les enregistrements précédemment soumis.

3. Mettre à jour les codes des champs

• Impact : Les formules et les références utilisant ce champ sont automatiquement mises à jour avec le nouveau code, à l'exception des tableaux calculés et des mesures calculées dans les rapports.
• Considérations : Bien qu'ActivityInfo mette à jour automatiquement les références internes, vérifiez à nouveau les champs calculés et les rapports pour confirmer qu'ils se comportent toujours comme prévu.

4. Mettre à jour les règles de validation des champs

• Impact : La mise à jour des règles de validation peut rendre les enregistrements précédemment ajoutés non valides s'ils ne répondent plus aux nouveaux critères de validation. Les enregistrements existants ne seront pas affectés, mais il ne sera pas possible de modifier un enregistrement tant que le problème de validation n'aura pas été corrigé.
• Prochaines étapes : Examinez les messages de validation et corrigez les enregistrements non valides pour restaurer la validité des données.

5. Mettre à jour les règles de pertinence des champs

• Impact : Similaire aux règles de validation, les modifications des règles de pertinence peuvent rendre les anciens enregistrements non valides ou masquer/afficher des champs de manière incohérente. Les enregistrements existants ne seront pas affectés, mais si vous modifiez un enregistrement, vous ne pourrez pas enregistrer les modifications tant que le problème de validation n'aura pas été corrigé.
• Prochaines étapes : Examinez tous les enregistrements affectés et effectuez des ajustements manuels si nécessaire.

6. Mettre à jour l'étiquette ou l'ordre des options sur les champs de sélection unique/multiple

• Impact : Les valeurs d'option mises à jour seront automatiquement appliquées à tous les enregistrements existants.

• Considérations :

• Ne réorganisez pas les options existantes en modifiant leurs étiquettes.

• Si vous renommez une option, elle sera modifiée dans tous les enregistrements existants où cette option était précédemment sélectionnée.

• La suppression d'une option signifie que cette valeur disparaîtra de tous les enregistrements qui l'utilisaient.

7. Supprimer une option d'un champ de sélection unique ou multiple

• Impact : Tous les enregistrements passés où cette option a été sélectionnée afficheront un champ vide pour ce champ (car l'ID de l'option stockée ne correspond plus à aucune option définie). Si le champ est marqué comme obligatoire, l'enregistrement sera signalé comme non valide.
• Considérations : Avant de supprimer des options, envisagez de nettoyer les enregistrements qui utilisaient l'option.

8. Ajouter de nouveaux champs

• Impact : Les enregistrements existants sont conservés, mais les nouveaux champs seront vides pour ces enregistrements.
• Considérations : Si le nouveau champ est marqué comme Obligatoire, les anciens enregistrements deviendront non valides jusqu'à ce que ce champ soit rempli. Si vous modifiez un enregistrement existant auquel il manque ce champ, vous ne pourrez pas enregistrer les modifications tant que vous n'aurez pas fourni de valeur pour ce champ.
• Recommandation : Envisagez de laisser les nouveaux champs facultatifs si vous les ajoutez en cours de projet, ou planifiez une étape de nettoyage des données.

9. Supprimer des champs existants

• Impact :

• La suppression d'un champ supprime toutes les données précédemment saisies dans ce champ.

• Tous les champs calculés, règles de pertinence ou règles de validation qui font référence au champ supprimé seront rompus et devront être mis à jour.

• Les rapports peuvent être rompus par le champ supprimé.

• Récupération : Vous pouvez récupérer un champ supprimé (et ses données) via le Journal d'audit.

• Recommandation : Si vous souhaitez arrêter de collecter de nouvelles données tout en conservant les valeurs historiques, vous pouvez conserver le champ et le marquer comme « Masqué de la saisie/du tableau ».

Ce que vous ne pouvez pas faire

1. Mettre à jour le type de champ

• Vous ne pouvez pas modifier le type d'un champ existant (par exemple, de « Texte » à « Date »).

• Approche recommandée :

• Ajoutez un nouveau champ avec le type de champ souhaité.

• Migrez les données historiques de l'ancien champ vers le nouveau en exportant et en important des enregistrements.

• Mettez à jour tous les champs calculés, règles de pertinence ou règles de validation qui font référence à l'ancien champ afin qu'ils pointent plutôt vers le nouveau.

Considérations connexes

1. Champs calculés: Toute modification des codes de champ, des dépendances ou des formulaires liés peut affecter les formules. Vérifiez toujours que les champs calculés sont toujours corrects après avoir modifié la conception du formulaire. Bien qu'ActivityInfo mette automatiquement à jour les références de champ dans la plupart des formules lorsque les codes de champ sont modifiés, les tableaux calculés ne sont pas automatiquement mis à jour et peuvent être rompus si le code de champ change. Assurez-vous de vérifier manuellement les tableaux calculés après une modification du code de champ.
2. Formulaires liés (Parent/Sous-formulaire): Évitez de renommer ou de supprimer les champs utilisés comme clés de liaison. Cela peut rompre les relations entre les enregistrements du formulaire parent et du sous-formulaire.
3. Rapports et tableaux de bord : Toute suppression de champ ou modification du code de champ peut affecter les formules utilisées dans les rapports, graphiques ou tableaux de bord utilisant ce champ. Examinez et mettez à jour tous les rapports dépendants après les modifications de conception.
4. Collecte de données hors ligne : Si les utilisateurs collectent des données sur le terrain en travaillant hors ligne, les modifications de la conception du formulaire ne sont appliquées qu'à la prochaine synchronisation. Cela peut affecter les enregistrements en attente et les brouillons.

Enregistrements en attente :

• Les enregistrements en attente sont soumis au serveur tels quels, même si le formulaire a été mis à jour depuis.
• Ils apparaîtront comme non valides dans la vue tableau interactif ou lorsqu'ils seront ouverts pour modification s'ils ne répondent plus aux règles de validation ou de pertinence mises à jour.
• La seule situation qui bloquera la soumission des enregistrements en attente est une modification des autorisations de l'utilisateur. Si un utilisateur n'a plus l'autorisation de soumettre un enregistrement, la synchronisation échouera.

Brouillons :

• Les brouillons sont stockés localement sur l'appareil et sont revalidés lorsque l'utilisateur se synchronise et télécharge la dernière version du formulaire.

• Les brouillons qui ne répondent plus aux règles de validation ou de pertinence mises à jour ne peuvent pas être soumis tant qu'ils ne sont pas corrigés.

• Les utilisateurs doivent examiner tous les brouillons non valides et les mettre à jour pour qu'ils correspondent à la dernière version du formulaire.

Lectures complémentaires sur l'intégrité référentielle et la validité des enregistrements.

Dépannage des problèmes courants