Наслідки внесення змін до Дизайну Форми

У цій статті пояснюються наслідки внесення змін до дизайну форми в ActivityInfo. Вона призначена для власників Бази даних та для користувачів з Роллю, яка включає в себе дозвіл "Редагувати форми, папки та звіти". Вона буде найбільш корисною для баз даних, які вже розгорнуті та активно використовуються.

Мета

Прочитавши цю статтю, ви зможете:

• Розуміти, які зміни можна, а які не можна вносити в дизайн форми.
• Передбачати вплив цих змін на наявні дані, звіти та правила перевірки.
• Усувати несправності, які можуть виникнути після зміни полів форми.

Що ви можете робити

1. Оновити Назви Полів

• Вплив: Не впливає на раніше введені дані.
• Рекомендації: Оновлення назви може змінити те, як користувачі інтерпретують поле під час введення даних. Переконайтеся, що ви повідомили про будь-які зміни назв командам, що займаються введенням даних, щоб уникнути плутанини.

2. Оновити описи полів

• Вплив: Не впливає на наявні дані.
• Рекомендації: Використовуйте чіткі описи, щоб направляти користувачів. Оновлення описів корисно для уточнення інструкцій без впливу на раніше надіслані записи.

3. Оновити Коди Полів

• Вплив: Формули та посилання, що використовують це поле, автоматично оновлюються новим кодом, за винятком обчислюваних таблиць та обчислюваних розмірів у звітах.
• Рекомендації: Хоча ActivityInfo автоматично оновлює внутрішні посилання, перевірте обчислювані поля та звіти, щоб переконатися, що вони все ще працюють належним чином.

4. Оновити Правила перевірки Полів

• Вплив: Оновлення правил перевірки може призвести до того, що раніше додані записи стануть недійсними, якщо вони більше не відповідають новим критеріям перевірки. Наявні записи не будуть зачеплені, але редагувати запис буде неможливо, доки не буде виправлено проблему з перевіркою.
• Наступні Кроки: Перегляньте повідомлення про перевірку та виправте недійсні записи, щоб відновити валідність даних.

5. Оновити Правила релевантності Полів

• Вплив: Подібно до правил перевірки, зміни правил релевантності можуть зробити старіші записи недійсними або приховувати/показувати поля непослідовно. Наявні записи не будуть зачеплені, але якщо ви редагуєте запис, ви не зможете зберегти зміни, доки не буде виправлено проблему з перевіркою.
• Наступні Кроки: Перегляньте всі зачеплені записи та внесіть корективи вручну, якщо це необхідно.

6. Оновити назву або порядок параметрів у Полях з Одиничним/Множинним вибором

• Вплив: Оновлені значення параметрів будуть автоматично застосовані до всіх наявних записів.

• Рекомендації:

• Не змінюйте порядок наявних параметрів, змінюючи їхні назви.

• Якщо ви перейменуєте параметр, він зміниться у всіх наявних записах, де цей параметр був раніше обраний.

• Видалення параметра означає, що це значення зникне з усіх записів, які його використовували.

7. Видалення параметра з поля Одиничного або Множинного вибору

• Вплив: Будь-які минулі записи, де був обраний цей параметр, показуватимуть пусте поле (оскільки збережений ID параметра більше не відповідає жодному визначеному параметру). Якщо поле позначене як обов'язкове, запис буде позначено як недійсний.
• Рекомендації: Перед видаленням параметрів, розгляньте можливість очищення записів, які використовували цей параметр.

8. Додати нові Поля

• Вплив: Наявні записи зберігаються, але нові поля для цих записів будуть порожніми.
• Рекомендації: Якщо нове поле позначене як Обов'язкове поле, старіші записи стануть недійсними, доки це поле не буде заповнено. Якщо ви редагуєте наявний запис, у якому відсутнє це поле, ви не зможете зберегти зміни, доки не надасте значення для цього поля.
• Рекомендація: Розгляньте можливість залишити нові поля необов'язковими, якщо ви додаєте їх у середині проєкту, або заплануйте крок очищення даних.

9. Видалити наявні Поля

• Вплив:

• Видалення поля видаляє всі дані, раніше введені в це поле.

• Будь-які обчислювані поля, правила релевантності або правила перевірки, що посилаються на видалене поле, перестануть працювати і повинні бути оновлені.

• Звіти можуть бути пошкоджені через видалене поле.

• Відновлення: Ви можете відновити видалене поле (та його дані) через Журнал відстеження.

• Рекомендація: Якщо ви хочете припинити збір нових даних, але зберегти історичні значення, ви можете залишити поле і позначити його як "Приховано від введення/Таблиці".

Що ви не можете робити

1. Оновити тип Поля

• Ви не можете змінити тип наявного поля (наприклад, з "Текст" на "Дата").

• Рекомендований підхід:

• Додайте нове поле з бажаним типом поля.

• Перенесіть історичні дані зі старого поля в нове шляхом експорту та імпорту записів.

• Оновіть будь-які обчислювані поля, правила релевантності або правила перевірки, що посилаються на старе поле, щоб вони вказували на нове.

Пов'язані аспекти

1. Обчислювані Поля: Будь-яка зміна кодів полів, залежностей або пов'язаних форм може вплинути на формули. Завжди перевіряйте, що обчислювані поля все ще коректні після редагування дизайну форми. Хоча ActivityInfo автоматично оновлює посилання на поля в більшості формул при зміні кодів полів, обчислювані таблиці не оновлюються автоматично і можуть перестати працювати, якщо код поля зміниться. Переконайтеся, що ви переглядаєте обчислювані таблиці вручну після зміни коду поля.
2. Пов'язані Форми (Батьківська форма/Підформа): Уникайте перейменування або видалення полів, що використовуються як ключі зв'язку. Це може порушити зв'язки між записами батьківської форми та підформи.
3. Звіти та інформаційні панелі: Будь-яке видалення поля або зміна коду поля може вплинути на формули, що використовуються у звітах, діаграмах або інформаційних панелях, які використовують це поле. Перегляньте та оновіть будь-які залежні звіти після змін у дизайні.
4. Офлайн-збір даних: Якщо користувачі збирають дані в полі, працюючи в автономному режимі, зміни в дизайні форми не застосовуються до наступної синхронізації. Це може вплинути на записи, що очікують на надсилання, та чернеткові записи.

Записи, що очікують на надсилання:

• Записи, що очікують на надсилання, надсилаються на сервер "як є", навіть якщо форма з того часу була оновлена.
• Вони будуть відображатися як недійсні в інтерактивному перегляді таблиці або при відкритті для редагування, якщо вони більше не відповідають оновленим правилам перевірки або релевантності.
• Єдина ситуація, яка заблокує надсилання записів, що очікують, — це зміна дозволів користувача. Якщо користувач більше не має дозволу на надсилання запису, синхронізація не вдасться.

Чернеткові записи:

• Чернеткові записи зберігаються локально на пристрої та повторно перевіряються, коли користувач синхронізується та завантажує останню версію форми.

• Чернетки, які більше не відповідають оновленим правилам перевірки або релевантності, не можуть бути надіслані, доки їх не буде виправлено.

• Користувачі повинні переглянути будь-які недійсні чернетки та оновити їх відповідно до останньої версії форми.

Додатково читайте про цілісність посилань та валідність записів.

Усунення поширених несправностей