Utilisation d'ActivityInfo comme logiciel de suivi et d'évaluation

Pourquoi le suivi et l'évaluation sont-ils importants ?

Si vous souhaitez suivre la progression de vos efforts en tant que personne, en tant qu'équipe et en tant qu'organisation, vous devez saisir les informations correctes et surveiller les progrès vers des objectifs spécifiques. Lorsque vous surveillez la progression de vos activités par rapport au développement global du programme, vous pouvez répondre rapidement aux besoins émergents ou aux pénuries. De plus, lorsque vous commencez à évaluer les progrès de ces activités à des moments précis, vous pouvez mesurer leur succès et comprendre les raisons de ce succès. Enfin, un système de suivi et d'évaluation garantit que vous êtes responsable envers les parties prenantes internes et externes.

Puis-je utiliser ActivityInfo comme logiciel de suivi et d'évaluation ?

ActivityInfo est fourni en tant que SaaS (logiciel en tant que service) et peut être utilisé pour le suivi et l'évaluation. Le suivi et l'évaluation prenant de plus en plus d'importance dans le cycle de vie d'un programme, nous souhaitons simplifier le travail des agents de suivi et d'évaluation. Nous avons donc créé des modèles de base de données pouvant être adaptés à vos besoins rapidement et facilement.

Vous pouvez commencer avec des modèles pré-remplis tels que le modèle de base de données Global S&E ou le modèle de base de données de suivi des formations ou vous pouvez créer une base de données à partir de zéro.

Vous pouvez utiliser le modèle de base de données "Blank" ("Vide") si vous envisagez de surveiller les programmes au sein de votre organisation et le modèle de base de données de "Multi-partner reporting" ("rapports multipartenaires") si vous envisagez de coopérer avec d'autres organisations partenaires. Si vous utilisez toujours des feuilles de calcul pour collecter des données auprès de collègues et d'organisations partenaires, découvrez 8 raisons de passer d'une collaboration basée sur des feuilles de calcul à la collecte de données et à la création de rapports sur le Web.

Dans le passé, nous avons discuté de la façon dont vous pouvez passer d'un cadre, tel qu'un cadre logique ou un cadre basé sur les résultats, à un système en ligne. Dans cet article, nous examinerons certains modèles de bases de données pouvant être utilisés pour le suivi et l'évaluation et nous poserons des questions clés pour vous aider à concevoir des formulaires qui reflètent vos activités.

Si vous êtes intéressé par une procédure pas à pas plus approfondie et pratique sur la création d'un système complet de collecte de données pour les activités de suivi et d'évaluation, veuillez envisager de suivre le cours en ligne gratuit à votre rythme « Maîtriser les bases de la gestion de l'information avec ActivityInfo » actuellement disponible en anglais.

Comment puis-je utiliser ActivityInfo comme logiciel de suivi et d'évaluation ?

Il n'y a pas besoin de connaissances techniques pour commencer à utiliser ActivityInfo ; la plate-forme propose des modèles de base de données avec des rôles prédéfinis que vous pouvez attribuer à votre équipe lorsque vous l'invitez à travailler avec vous en utilisant la plate-forme. Cela vous permet de démarrer rapidement et de vous concentrer sur la conception de vos formulaires de la meilleure façon possible pour refléter vos objectifs de S&E.

Avant de commencer à travailler avec la base de données dans ActivityInfo, pensez à votre plan de mise en œuvre. Rassemblez les membres de l'équipe qui participeront au système, attribuez-leur des rôles et rédigez les processus de flux de données entre eux. Pensez également aux indicateurs que vous suivrez et définissez ce que sont les données de base et le type d'informations que vous devez suivre et évaluer, afin d'avoir un aperçu complet des progrès vers vos objectifs. Pour un plan plus détaillé, consultez ce guide pour créer un système efficace de collecte de données de S&E.

Utilisation des modèles de base de données

Le modèle de base de données Global S&E est une base de données pré-remplie que vous pouvez ajuster à vos besoins. Il est utile si vous gérez de nombreux projets et que vous trouvez plus pratique de ne collecter que les indicateurs clés de chaque projet de manière régulière au lieu d'intégrer toutes les données brutes du projet dans un seul système d'information. Ce modèle comprend un formulaire Projets qui vous permet d'ajouter des projets, le cadre logique de chaque projet, puis de collecter des mises à jour mensuelles sur les indicateurs de chaque projet. Il comprend également trois rôles d'utilisateur que vous pouvez ajuster à vos besoins : Administrateur, Spécialiste S&E et Responsable de la saisie des données. Vous pouvez ajouter d'autres rôles, si nécessaire.

En savoir plus sur ce modèle

Le modèle de base de données de suivi des formations peut être utilisé pour gérer les données liées aux sessions de formation et vous pouvez l'utiliser pour vous entraîner avec les données d'enquête. La base de données comprend deux formulaires de référence où vous pouvez ajouter les formations et les institutions de formation où les formations sont dispensées. Il contient également trois formulaires de collecte de données; un pour mesurer la portée des bénéficiaires et collecter la liste des participants, un pour une enquête d'évaluation post-formation et un pour créer un inventaire de tout le matériel qualitatif lié à la formation. Il comprend également trois rôles d'utilisateur que vous pouvez ajuster à vos besoins : Administrateur, Formateur et Donateur. Vous pouvez ajouter d'autres rôles, si nécessaire.

En savoir plus sur ce modèle

Dans ActivityInfo, le modèle de base de données "Blank" ("Vide") est idéal lorsque vous souhaitez démarrer une base de données à partir de zéro et que vous n'avez pas besoin de travailler avec plusieurs organisations et des structures d'équipe avancées pour les rapports de suivi et d'évaluation. Il comprend trois rôles différents ; Administrateur, saisie de données et lecture seule. Ces rôles définissent le type d'autorisations dont disposent les membres de votre équipe dans la ressource où vous les invitez.

Vous pouvez regarder le didacticiel suivant pour démarrer rapidement avec ce modèle et inviter certains utilisateurs.

Vous pouvez également suivre les instructions pas à pas (en anglais) pour configurer cette base de données .

Souvent, plusieurs organisations travaillent indépendamment dans un même programme, mais avec un ensemble d'objectifs communs. Le suivi et l'évaluation sont importants ici pour s'assurer que le programme dans son ensemble reste sur la bonne voie. Le modèle de base de données de "Multi-partner reporting" ("rapports multipartenaires") est plus adapté aux systèmes de S&E collaboratifs, c'est-à-dire si vous avez de nombreuses organisations partenaires qui coopèrent et établissent des rapports pour un programme et que vous devez restreindre l'accès de certains utilisateurs aux données liées uniquement à leur organisation. Avec ce modèle, vous pouvez collecter des rapports réguliers d'un groupe d'organisations de la société civile (OSC), chacune contribuant à un programme national.

En savoir plus sur ce modèle

Si vous souhaitez créer une telle base de données à partir de zéro, vous pouvez regarder le didacticiel suivant pour démarrer rapidement et en savoir plus sur la base de données de rapports multipartenaires dans notre manuel d'utilisation.

Concevoir des formes : décider de la structure

Après avoir sélectionné le modèle de base de données qui correspond le mieux à vos besoins, vous pouvez ajuster les formulaires existants ou concevoir de nouveaux formulaires pour créer une structure qui reflète le flux d'informations de vos programmes et activités. Vous pourriez avoir besoin d'un seul formulaire ou d'une structure plus complexe utilisant plusieurs formulaires reliés les uns aux autres. Les formulaires avec sous-formulaires sont utiles lorsque vous souhaitez collecter des données de manière répétitive ou si vous souhaitez collecter plus de détails dans certains cas spécifiques.

Certaines questions que vous pouvez vous poser avant de commencer à concevoir vos formulaires sont les suivantes :

• Collectionnez-vous des chiffres ou des récits, ou les deux ? Ensuite, ajoutez les champs Quantité et Texte.

• Les utilisateurs doivent-ils choisir une ou plusieurs options dans une liste d'options disponibles ? Ensuite, utilisez les champs de sélection.

• Aurez-vous besoin de verrouiller les rapports pour des périodes spécifiques ou de savoir quand quelque chose s'est produit ? Ensuite, ajoutez un champ Date, Mois, Quinzaine ou Semaine.

• Les informations sont-elles liées à des emplacements géographiques ? Envisagez d'utiliser la géodatabase, un champ de point géographique ou d'ajouter un formulaire de référence avec des emplacements personnalisés.

• Avez-vous besoin de créer un lien vers un autre formulaire et d'apporter plus d'options ? Ajoutez des champs de référence et découvrez les champs clés.

• Avez-vous besoin de répéter fréquemment le processus de collecte de données ? Envisagez de concevoir un formulaire avec un sous-formulaire.

• Y a-t-il des questions auxquelles il faut répondre ? Vous devez rendre les champs de ces questions obligatoires.

• Y a-t-il des questions qui peuvent et doivent être omises selon le type d'informations ajoutées ? Vous pouvez définir des règles de pertinence pour définir quand une question doit apparaître.

• Besoin d'automatiser les calculs ? Ensuite, découvrez les champs calculés et les formules.

• Les utilisateurs doivent-ils être informés lorsqu'un enregistrement similaire existe ? Vous devez utiliser les champs clés.

• Existe-t-il des règles à respecter pour qu'un enregistrement soit valide ? Envisagez de définir des règles de validation.

• Avez-vous besoin d'ajouter un processus de révision pour chaque enregistrement ? Ensuite, utilisez la propriété « Reviewer only » avec vos champs et créez une section dans le formulaire qui ne sera disponible que pour les réviseurs.

Enfin, gardez à l'esprit que les utilisateurs peuvent importer leurs données dans vos formulaires , ce qui peut être très utile s'ils ont de grandes quantités de données en dehors d'ActivityInfo. Ils peuvent également rendre une base de données disponible hors ligne et fonctionner lorsque la connectivité Internet est limitée.

Conception de formulaires : formulaires de référence

Dans ActivityInfo, vous pouvez lier des formulaires les uns aux autres et apporter des informations ajoutées à un formulaire, en tant qu'options parmi lesquelles sélectionner, dans un autre formulaire. Cela vous offre d'innombrables possibilités.

Vous pouvez créer des formulaires de référence si vous envisagez d'utiliser et de réutiliser certaines informations et que vous souhaitez vous y référer facilement dans d'autres formulaires. Les données de référence peuvent être une liste de vos programmes et projets, une liste de villes où votre organisation est active, une liste de donateurs ou même une liste d'entités qui bénéficient de votre travail. Ensuite, vous pouvez commencer à concevoir un formulaire pour collecter les données nécessaires pour chacun des enregistrements de cette liste.

Un exemple serait de concevoir un formulaire de référence pour répertorier tous vos programmes et leurs activités ainsi que la date de début et de fin et le budget disponible, comme indiqué dans l'exemple d'image ci-dessous.

Ensuite, vous pourriez concevoir un formulaire pour collecter des indicateurs liés à chaque activité. Au lieu de concevoir un formulaire différent pour chaque activité de vos programmes, vous pouvez référencer le premier formulaire. Ainsi, lorsque vous ajoutez des données, vous pouvez simplement sélectionner l'activité pour laquelle vous ajoutez les données. Ensuite, avec des règles de pertinence, vous pouvez définir quels indicateurs apparaîtront sous forme de questions en fonction de l'activité qui a été sélectionnée.

Attribution de rôles et d'autorisations

En attribuant des rôles, vous définissez les autorisations exactes dont votre équipe ou vos partenaires disposent sur la base de données et les formulaires que vous avez conçus. Chaque modèle a un ensemble différent de rôles que vous pouvez utiliser tels quels, modifier ou dupliquer pour en créer de nouveaux qui répondent mieux à vos besoins.

Voyons quelques rôles intéressants.

Le rôle d'administrateur peut être trouvé dans chaque modèle de base de données ; il comprend toutes les autorisations disponibles dans ActivityInfo en dehors de l'ajout d'une base de données. Les utilisateurs peuvent ajouter une base de données s'ils disposent d'un compte d'essai gratuit ou s'ils sont les contacts techniques d'un abonnement payant. Les utilisateurs avec ce rôle doivent savoir comment fonctionnent vos programmes et ce que vous souhaitez surveiller exactement. Vous pouvez attribuer ce rôle à plusieurs personnes. Les administrateurs peuvent également coordonner la collecte de données, car ce sont eux qui peuvent ajouter des utilisateurs à une base de données et définir leurs autorisations.

Dans le modèle de base de données vide, le rôle de saisie de données est le rôle le plus courant qui peut être utilisé pour tous les membres de l'équipe qui travaillent dans la collecte de données. Le rôle en lecture seule est utile pour les personnes qui ont besoin d'avoir une vue d'ensemble du processus de rapport et des résultats, comme un donateur par exemple.

Dans le modèle de base de données de rapports multipartenaires, le rôle de responsable de secteur comprend une variété d'autorisations qui permettent aux utilisateurs de créer leurs propres équipes d'utilisateurs via l'autorisation « Gérer les utilisateurs », entre autres actions. Le rôle de partenaire déclarant est équivalent au rôle de saisie de données du modèle de base de données vide, à la différence qu'ici, vous pouvez restreindre les actions en fonction de l'organisation à laquelle appartient l'utilisateur. Vous pouvez le définir lorsque vous invitez un utilisateur à l'aide de ce modèle .

Vous pouvez consulter un aperçu des différents rôles et autorisations disponibles dans les modèles.

Vous pouvez également modifier les autorisations qui ont été accordées à un utilisateur individuel via le rôle qui lui est attribué, en remplaçant les autorisations du rôle uniquement pour cet utilisateur. Enfin, vous pouvez ajouter un utilisateur existant à des formulaires et dossiers supplémentaires.

Qu'avez-vous pensé de ce guide ? Essayez-vous de créer votre base de données de S&E ? N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide ou si vous souhaitez poser des questions également en français.

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