Huit raisons de passer d'Excel à un reporting partenaire basé sur le Web en 2022

Avec 2022 qui approche, nous entrons tous dans la phase de planification pour la nouvelle année. De nouveaux programmes, plans de réponse humanitaire et cycles de rapport démarrent également et les organisations humanitaires du monde entier doivent décider comment gérer en toute sécurité et efficacement la grande quantité d'informations qu'elles recevront.

À mesure que les réalisations du programme et les attentes de réponse augmentent, le rôle des données complètes et significatives est mis en lumière. Les données communiquées à tous les niveaux, des bureaux hors siège au bureau régional ou au siège, deviennent également cruciales pour obtenir une vue d'ensemble complète.

Nous avons entendu diverses histoires de nos utilisateurs qui ont expliqué comment ActivityInfo a simplifié leur travail et amélioré les processus de reporting parmi les organisations partenaires par rapport à l'utilisation de feuilles de calcul pour collecter des données sur le terrain et dans les différents secteurs ou bureaux.

Bien qu'elles soient un outil puissant lors de l'analyse des données, les feuilles de calcul n'ont pas été conçues pour contenir de grandes quantités de données. C'est pourquoi un système plus robuste conçu à cet effet peut profiter à une organisation travaillant sur des exigences de données complexes.

Jetons un coup d'œil à la façon dont ActivityInfo peut vous aider à relever les défis de la gestion de l'information et les scénarios cauchemardesques des feuilles de calcul en 2022 :

1. Remplacez les fichiers en double et obsolètes par une base de données centralisée en temps réel

Utiliser un système Web pour tous les niveaux de rapport

Parfois, la prise de décision rapide peut être entravée par le manque d'informations à jour d'un service spécifique. D'autres fois, il peut être difficile d'arriver à une conclusion significative en raison de données fragmentées ou de fichiers en double. De plus, essayer de trouver le bon fichier parmi différentes versions ou faire fonctionner tous les formats ensemble peut faire perdre un temps précieux au travail quotidien d'un responsable de la gestion de l'information. De plus, si vous devez synthétiser des données provenant de différents niveaux et parties prenantes d'un programme, rassembler toutes ces données peut devenir une tâche presque ingérable.

Au lieu d'essayer de coordonner plusieurs partenaires de reporting et leurs fichiers à l'aide d'applications de messagerie et de chat, vous pouvez inviter tout le monde sur une seule base de données dans ActivityInfo et collecter leurs informations dans un référentiel centralisé. Tout le monde peut facilement accéder à vos questionnaires dans une interface conviviale et les données qu'ils ajoutent suivront un format structuré selon les questions et les règles que vous spécifiez. De plus, comme le système est basé sur le Web, vous aurez toujours accès aux dernières informations disponibles en temps réel en vous connectant simplement à votre compte.

Obtenez des résultats en temps réel au fur et à mesure que les données arrivent Pour accéder aux dernières informations, vous devrez peut-être accéder à la dernière version d'un fichier. Cela peut prendre beaucoup de temps, en particulier lorsque de nombreuses parties prenantes de différents niveaux de reporting sont impliquées. Vous pourriez vous retrouver à passer plus de temps à rechercher les dernières données ou à parler à des partenaires du formatage de leurs fichiers qu'à analyser réellement les données.

En collectant les mêmes données dans une base de données ActivityInfo, vous pouvez créer des rapports tels que des tableaux croisés dynamiques et des cartes, synthétiser et afficher les résultats dans un logiciel de visualisation externe et toujours avoir la dernière analyse devant vous, car vos rapports seront mis à jour en même temps que les données sont soumises par les partenaires.

2. Passez du temps à planifier à l'avance au lieu de nettoyer et d'harmoniser les données

Utilisez des champs puissants et des listes de référence pour des listes complètes de réponses prédéfinies

Au lieu d'essayer de savoir quelle cellule n'est pas formatée en tant que valeur numérique ou de mettre en majuscule les noms de toutes les villes dans une feuille de calcul qui vient de vous être envoyée, vous pouvez utiliser les différents champs disponibles dans ActivityInfo pour définir exactement le type d'informations que vous souhaitez collecter. Vous pouvez créer des listes de référence et des sous-listes à partir desquelles les partenaires déclarants peuvent facilement choisir leurs réponses et créer des listes d'options en cascade.

Géodatabase pour les listes de lieux

Lors de la collecte de lieux liés à la géographie, tels que les provinces, les villages, etc., les mots mal orthographiés peuvent créer des entrées en double, ce qui peut entraîner une confusion supplémentaire lors de la visualisation ou de l'analyse des données à un niveau supérieur. ActivityInfo propose une géodatabase intégrée riche que vous pouvez référencer dans vos formulaires pour vous assurer que personne ne saisit à nouveau le nom d'un emplacement.

Règles de pertinence et de validation pour un contrôle total sur les données saisies

Parfois, il y a des questions qui ne sont pas pertinentes pour tous les partenaires déclarants. Lorsque ces questions sont visibles pour eux, cela peut créer de la confusion et des retards dans les rapports, car ils peuvent commencer à rechercher des informations qu'ils pensent être censés posséder. La création d'un questionnaire séparé uniquement pour ces utilisateurs crée des fichiers supplémentaires inutiles et nécessite des efforts supplémentaires de validation et de synthèse de la part du responsable de la gestion de l'information. Dans ActivityInfo, vous pouvez simplement ajouter des règles de pertinence à une question pour définir quand elle doit apparaître à un utilisateur en fonction d'une réponse précédente. Cela signifie que vous pouvez collecter toutes les données de tous les partenaires dans la même table sans les confondre pendant le processus de saisie des données.

Dans le même temps, les données qui ne sont pas valides ne doivent pas être acceptées comme réponses. Dans les tableurs, les règles de validation peuvent être limitées ou compliquées à mettre en place. Dans ActivityInfo, chaque question peut être accompagnée d'une ou plusieurs règles de validation pour s'assurer que les données saisies suivent toujours la logique de vos exigences de collecte de données.

3. Évitez les mauvaises surprises de limite de données

Des millions d'enregistrements, des centaines de formulaires

Les feuilles de calcul ont une limite sur les cellules (ou les colonnes et les lignes) qui peuvent être ajoutées par fichier. Dans certains cas, lorsque trop de cellules sont remplies, la feuille de calcul devient « lourde » à utiliser et nécessite du temps pour se charger et afficher les résultats. ActivityInfo est un système de gestion d'informations robuste qui a été créé pour gérer de telles quantités de données et ne vous limitera pas en termes d'enregistrements que vous pouvez ajouter ou télécharger.

Aucune limite de stockage

Les tableurs en ligne peuvent être livrés avec une limite de stockage qui, lorsqu'elle est dépassée, entraîne des frais supplémentaires pour pouvoir ajouter plus de fichiers. Le stockage hors ligne dépend du stockage de votre appareil, mais peut également être limité car vous devez conserver les dossiers et les fichiers avec les dernières données ainsi que les sauvegardes et les anciennes versions pour garder une trace de l'historique des données. ActivityInfo n'a pas de limite de stockage ; vous pouvez importer ou ajouter toutes vos données au même endroit et travailler dans un « entrepôt de données » centralisé.

4. N'acceptez pas les limitations de vos efforts de collecte de données

Collecte de données mobiles

Les défis dans les processus de collecte de données ne doivent pas être sous-estimés. Les agents de saisie des données doivent être en mesure de collecter et de soumettre des données chaque fois que cela leur convient et votre système de collecte de données doit leur faciliter le processus. Être capable d'utiliser une interface conviviale et accessible à l'aide de n'importe quel appareil dont ils disposent est crucial pour leur travail. Les feuilles de calcul ne sont pas une solution idéale pour la collecte de données lourdes lorsqu'un agent est sur le terrain. Les applications de collecte de données mobiles qui ont été conçues en tenant compte de ces exigences conviennent à la place. ActivityInfo peut être utilisé sur les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et les tablettes et a récemment publié une application mobile pour rendre la collecte de données mobiles encore plus facile pour les petits écrans de téléphones mobiles.

Collecte de données hors ligne

Le manque de connectivité Internet ne devrait pas entraver le processus de collecte de données. Le travail hors ligne et la synchronisation des fichiers en ligne doivent être aussi simples et intuitifs que possible pour le responsable de la saisie des données et doivent atténuer le risque de perte de données dans l'étape intermédiaire. Certains tableurs sont hors ligne ou peuvent être utilisés hors ligne. ActivityInfo a été conçu dès le début pour relever ce défi spécifique et offre une disponibilité hors ligne pour la saisie de données à la fois pour la collecte de données sur ordinateur et mobile. Les données sont automatiquement synchronisées une fois la connectivité Internet restaurée, il n'est donc pas nécessaire de télécharger des fichiers ou de se souvenir de synchroniser les données hors ligne.

5. Oubliez la perte de données et l'anxiété liée à la sécurité des données

Récupération de données

L'atténuation du risque de perte de données est un élément crucial de la gestion de l'information et la recherche d'une stratégie à cet effet lors de l'utilisation de feuilles de calcul peut devenir une autre tâche fastidieuse pour les responsables de la gestion de l'information. Dans ActivityInfo, nous utilisons Google Cloud Platform (GCP) pour héberger les données. Les données sont stockées à plusieurs endroits sur des serveurs situés en Europe où une sécurité physique stricte est mise en œuvre pour garantir que vos données sont toujours sauvegardées et sécurisées. De plus, d'un simple clic, vous pouvez récupérer vous-même les enregistrements supprimés.

Pratiques de sécurité des données, SSO et autorisations des utilisateurs Dans le même temps, s'assurer que vos données sont sécurisées et accessibles uniquement par des utilisateurs autorisés est un autre élément important dans une stratégie de gestion de l'information. La sécurité des données est d'une importance primordiale pour nous, nous suivons donc les meilleures pratiques sur le terrain et nous proposons des fonctionnalités telles que l'authentification unique et des autorisations utilisateur affinées pour vous aider à gérer et affiner l'accès des utilisateurs par vous-même. En savoir plus sur la sécurité des données dans ActivityInfo.

6. Remplacez les verrous des feuilles et des documents par un verrouillage intelligent basé sur le temps

Verrouillage basé sur les périodes de déclaration

À la fin d'une période de rapport, vous devriez être en mesure d'avoir un bon contrôle sur les actions des partenaires de rapport afin de conserver des données non falsifiées et une image complète de la situation. Dans ActivityInfo, vous pouvez créer des verrous pour des formulaires ou des sous-formulaires et verrouiller la saisie de données pour des périodes spécifiques. De cette façon, si la période de rapport est terminée, vous pouvez demander aux partenaires de vous contacter lorsqu'une modification des données est nécessaire et vous pouvez en savoir plus sur le contexte de la modification.

7. Réduisez le temps passé à demander des éclaircissements sur qui a fait quoi

Journal d'audit complet sur les actions des utilisateurs

Dans certains cas, détecter qui a appliqué une modification sur une feuille de calcul prend du temps ou n'est pas disponible en option dans une application de feuille de calcul. ActivityInfo propose un journal d'audit complet afin que vous puissiez suivre toutes les actions des utilisateurs dans une base de données et détecter facilement les modifications de données ou les activités suspectes.

Journal d'historique complet pour chaque enregistrement ajouté

Au lieu de conserver de nombreux fichiers d'anciennes versions de vos données dans votre stockage ou de revenir aux modifications sur une feuille de calcul en ligne, vous pouvez simplement afficher un journal d'historique pour chaque enregistrement. De cette façon, vous pouvez rapidement comprendre quand les données ont été modifiées, quel type de changement a eu lieu et quel utilisateur a effectué le changement.

8. Remplacez les recherches « Google » fastidieuses par notre assistance experte

Assistance webinaires, guides de l'utilisateur pour une résolution rapide des problèmes

Il existe de nombreux forums et communautés dédiés à répondre aux questions liées aux feuilles de calcul et c'est ce qui rend les feuilles de calcul si populaires. Cependant, lorsque le temps presse, parcourir diverses réponses pour trouver celle qui correspond à votre cas peut être une expérience stressante. Dans ActivityInfo, vous aurez toujours notre équipe d'experts pour répondre à vos questions et vous aider lorsque vous êtes bloqué. De plus, nous proposons de nombreux webinaires fréquents et gratuits pour vous aider à vous tenir au courant des dernières fonctionnalités et nous créons un contenu original répondant aux questions de nos utilisateurs.

Spécialiste de la réussite client pour des conseils personnalisés

Lorsque vous travaillez avec un tableur, vous pouvez engager des sociétés de conseil ou des particuliers pour vous aider et vous conseiller sur les meilleures pratiques. Chez ActivityInfo, nous voulons assurer votre réussite, nous proposons donc des séances d'accompagnement et de conseils personnalisés pour vous aider à tirer le meilleur de votre travail.

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