Vous pouvez déplacer un Rapport qui fait partie de vos Rapports personnels vers une Base de données afin que plus d'Utilisateurs puissent le consulter. Un Rapport personnel se trouve dans la Liste des Rapports en cliquant sur « Mes rapports ».
Sachez que contrairement aux Rapports personnels, un Rapport ajouté à une Base de données peut être consulté par les Utilisateurs de cette Base de données, en fonction de leurs Autorisations.
Les Utilisateurs disposant de l'autorisation « Consulter les enregistrements » pourront voir le Rapport, si le Rapport a été ajouté à une Ressource (par exemple, un dossier, une base de données) à laquelle ils ont accès.
Vous pouvez toujours déplacer un rapport, que ce soit vers une autre Base de données, un autre dossier, ou vers « Mes rapports ». Pour ce faire, vous devez disposer de l'autorisation « Supprimer le formulaire/dossier/rapport ».
Un Rapport qui utilise un autre Rapport comme ressource ne peut pas être enregistré dans une Base de données ; il ne peut être enregistré que comme Rapport personnel.
Un Rapport personnel peut inclure comme ressource un autre Rapport personnel ou un Rapport qui a été ajouté à une Base de données.
Pour qu'un Utilisateur puisse modifier un Rapport, il doit disposer de l'autorisation « Modifier les formulaires, dossiers et rapports » ainsi que d'un accès complet aux Formulaires inclus dans le Rapport. Autrement, les Formulaires inclus dans le Rapport doivent avoir une visibilité publique ou être publiés. Le Rapport ne sera pas modifiable si des filtres de visibilité sont activés.
Incluez-vous des Formulaires de différentes Bases de données dans votre Rapport ?
Dans ce cas, vous devez avoir l'autorisation d'inclure le(s) Formulaire(s) respectif(s). Le Formulaire (de l'autre base de données) doit être soit public, soit vous devez avoir l'autorisation Publier les rapports dans cette Base de données.
Important !
Si vous accordez à un Utilisateur l'autorisation « Publier les rapports » pour un Formulaire, et qu'il utilise cette autorisation pour inclure votre Formulaire dans un Rapport de sa Base de données, la révocation de cette autorisation n'affecte pas ce Rapport. En effet, le rapport n'appartient pas à un individu mais fait partie d'une Base de données.
Pour cette raison, l'autorisation « Publier les rapports » est une autorisation très sensible. Vous ne devriez l'accorder qu'aux personnes en qui vous avez confiance pour faire preuve de discernement quant à savoir qui peut voir les données.
Cependant, la révocation de l'autorisation « Publier les rapports » empêcherait ceux qui ne la possèdent pas de modifier le Rapport et de changer les parties de votre Formulaire qui sont visibles par d'autres.
Comment déplacer un Rapport personnel vers une Base de données
- Aller à votre Rapport, cliquez sur la flèche du bouton « Enregistré » et cliquez sur « Enregistrer sous ».
- Sélectionner la base de données et éventuellement le dossier où vous souhaitez déplacer le Rapport, puis cliquez sur « Enregistrer le rapport ».
- Vous pouvez maintenant trouver le Rapport sur la page de la Base de données ou sur la page des Paramètres de la base de données de votre Base de données.
