Vous pouvez déplacer un Rapport qui fait partie de vos Rapports personnels vers une Base de données afin que davantage d'utilisateurs puissent le consulter. Un Rapport personnel se trouve dans la Liste des rapports lorsque vous cliquez sur "Mes rapports".
Sachez que, contrairement aux Rapports personnels, un Rapport ajouté à une Base de données est accessible aux utilisateurs de cette Base de données, en fonction de leurs autorisations.
Les utilisateurs disposant de l'autorisation "Afficher les enregistrements" pourront consulter le Rapport, si celui-ci a été ajouté à une Ressource (par exemple, un dossier, une base de données) à laquelle ils ont accès.
Vous pouvez toujours déplacer un rapport, que ce soit vers une autre Base de données, un Dossier ou vers "Mes rapports", et pour ce faire, vous devez disposer de l'autorisation "Supprimer un formulaire/dossier/rapport".
Un Rapport qui utilise un autre Rapport comme ressource ne peut pas être enregistré dans une Base de données ; il ne peut être enregistré que comme Rapport personnel.
Un Rapport personnel peut inclure comme ressource un autre Rapport personnel ou un Rapport qui a été ajouté à une Base de données.
Pour qu'un utilisateur puisse Modifier un Rapport, il doit avoir l'autorisation "Modifier les formulaires, les dossiers et les rapports" ainsi qu'un accès complet aux Formulaires inclus dans le Rapport ou les Formulaires inclus dans le Rapport doivent avoir une visibilité publique ou doivent être publiés. Le Rapport ne sera pas modifiable si les filtres de visibilité sont activés.
Incluez-vous des Formulaires de différentes Bases de données dans votre Rapport ?
Dans ce cas, vous devez avoir l'autorisation d'inclure le(s) Formulaire(s) respectif(s). Le Formulaire (de l'autre base de données) doit être public ou vous devez avoir l'autorisation de Publier des rapports dans cette Base de données.
Important !
Si vous accordez à un utilisateur l'autorisation "Publier des rapports" pour un Formulaire, et qu'il utilise cette autorisation pour inclure votre Formulaire dans un Rapport dans sa Base de données, la révocation de cette autorisation n'affecte pas ce Rapport. En effet, le rapport n'est pas la propriété d'un individu, mais fait partie d'une Base de données.
Pour cette raison, l'autorisation "Publier des rapports" est une autorisation très sensible. Vous ne devez l'accorder qu'aux personnes auxquelles vous faites confiance pour faire preuve de bon jugement quant à savoir qui peut voir les données.
Toutefois, la révocation de l'autorisation "Publier des rapports" empêcherait les personnes ne disposant pas de cette autorisation de Modifier le Rapport et de Modifier les parties de votre Formulaire qui sont visibles par les autres.
Comment déplacer un Rapport personnel vers une Base de données
- Naviguez jusqu'à votre Rapport, cliquez sur la flèche du bouton "Enregistré" et cliquez sur "Enregistrer comme copie".
- Sélectionnez la base de données et éventuellement le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le Rapport et cliquez sur "Enregistrer le rapport".
- Vous pouvez maintenant trouver le Rapport dans la page Base de données ou dans la page Paramètres de la base de données de votre Base de données.
