Ajouter votre premier paramètre à un rôle

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à limiter l'autorisation d'un utilisateur à ne voir que les enregistrements liés à l'organisation pour laquelle il travaille. Pour ce faire, nous ajouterons un rôle avec un paramètre et une condition.

Avant de commencer

• Assurez-vous d'avoir déjà ajouté une base de données et
• Vous avez été assigné à un rôle avec les opérations « Gérer les rôles » et « Gérer les utilisateurs » autorisées.
• Sinon, vous pouvez utiliser le modèle de base de données Qui fait quoi où (3W) pour ajouter une nouvelle base de données.

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à limiter l'autorisation d'un utilisateur à ne voir que les enregistrements liés à l'organisation pour laquelle il travaille. Pour ce faire, nous ajouterons un rôle avec un paramètre et une condition.

Dans ce tutoriel, nous utiliserons l'exemple de la liaison des enregistrements et des autorisations aux organisations partenaires de rapportage, mais vous pouvez appliquer la même logique à n'importe quel champ de référence, comme la province, la région ou le secteur.

Ajouter un formulaire Partenaire

Avant de commencer, nous avons besoin d'un formulaire qui contient la liste des partenaires auxquels un utilisateur peut être assigné.

• Allez dans les Paramètres de la base de données, puis dans la section « Conception de la base de données ». Cliquez sur « Ajouter un formulaire ».

• Dans l'écran suivant, saisissez le nom du formulaire « Organisation partenaire ».

• Ajoutez un unique champ Texte appelé « Nom ». Rendez ce champ Obligatoire et Clé.

• Enregistrez le formulaire.
• Vous devriez maintenant voir la vue en tableau de ce formulaire.

• Cliquez sur « Ajouter un enregistrement » pour ajouter le premier Partenaire. Dans cet exemple, nous utilisons le nom « GlobalCare », puis nous enregistrons.
• Cliquez sur Ajouter un enregistrement pour ajouter chaque Partenaire, avec les noms « EduBright International », « FoodFirst Initiative », « AquaLife Foundation », « ShelterSphere », « TechAid », « EmpowerHer » et « SafeHaven Network » et après avoir ajouté ces noms de partenaires comme enregistrements, Enregistrez.

• Retournez aux Paramètres de la base de données.

Ajouter un formulaire pour les rapports de progression mensuels

Pour appliquer une autorisation conditionnelle sur les formulaires, il est important que chaque formulaire ait une référence à votre formulaire Partenaire. Cela aide à établir la relation entre chaque enregistrement et le partenaire auquel il appartient.

Allez dans les Paramètres de la base de données, puis dans la section « Conception de la base de données ». Cliquez sur « Ajouter un formulaire ».

• Dans l'écran suivant, saisissez le nom du formulaire « Rapport de progression ».
• Ajoutez un champ Mois appelé « Mois », rendez-le obligatoire et cliquez sur « Terminé ».
• Ajoutez un champ de référence. Sélectionnez le formulaire Organisation partenaire et cliquez sur « Continuer ». Nommez le champ « Partenaire » et rendez-le obligatoire.

• Ajoutez un champ Quantité appelé « Nombre de bénéficiaires » et rendez-le obligatoire.
• Enregistrez le formulaire.
• Vous pouvez ajouter quelques enregistrements pour tous les partenaires ; « GlobalCare », « EduBright International », « FoodFirst Initiative », « AquaLife Foundation », « ShelterSphere », « TechAid », « EmpowerHer » et « SafeHaven Network ».

Ajouter un rôle

Nous sommes maintenant prêts à ajouter un rôle qui empêche les utilisateurs de voir et d'ajouter uniquement les enregistrements liés au partenaire auquel ils ont été assignés.

• Pour configurer les rôles dans votre base de données, suivez ces étapes :
• Allez dans les paramètres de votre base de données. Trouvez et cliquez sur « Rôles ».
• Cliquez sur « Ajouter un rôle ».
• Saisissez le nom du rôle, tel que « Partenaire de rapportage », et cliquez sur OK. Vous verrez le nouveau rôle dans une liste.

• Cliquez sur le nouveau rôle. Le rôle s'affichera dans le panneau latéral.

Ajouter un paramètre de rôle

• Passez à l'onglet « Paramètres » et cliquez sur « Ajouter un paramètre ».
• Remplissez l'ID du paramètre avec « partenaire » et le Libellé du paramètre avec « Partenaire ». Sous « Valeurs possibles », sélectionnez le formulaire Organisation partenaire que vous avez précédemment ajouté et qui contient la liste des partenaires.

• Cliquez sur « Ajouter un paramètre ».
• Le paramètre devrait apparaître dans la liste des paramètres.

Ajouter des conditions aux autorisations

L'ajout d'un paramètre seul n'a aucun effet sur les autorisations. Dans l'étape suivante, nous utiliserons le paramètre dans le cadre d'une condition pour limiter les autorisations associées au rôle.

Nous allons maintenant assigner un ensemble d'opérations autorisées à ce rôle pour les formulaires « Organisation partenaire » et « Rapport de progression », qui, pour notre utilisation actuelle, constituent l'ensemble de la base de données.

• Retournez à l'onglet « Ressources ».

• Cliquez sur « Accorder des ressources ».

• Sélectionnez votre base de données dans la première colonne et cliquez sur « Sélectionner la ressource ». La boîte de dialogue pour modifier les autorisations s'ouvre sur la section « Opérations autorisées ».

• Cochez les autorisations suivantes :

• Voir tous les enregistrements

• Afficher dans la liste des formulaires

• Ajouter un enregistrement

• Modifier tous les enregistrements

• Supprimer l'enregistrement

• Ensuite, dans le volet gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur « Permissions au niveau de l'enregistrement et du champ ».

• Cliquez sur « Ajouter une condition au niveau de l'enregistrement ».

• Cliquez sur « Ajouter une règle », et dans la première liste de la règle, sélectionnez « L'enregistrement est lié au paramètre ».

• Dans la deuxième liste de la règle, sélectionnez le paramètre « Partenaire » que vous venez d'ajouter.

• Cliquez ensuite sur « Enregistrer » pour ajouter la nouvelle attribution.

Vous avez maintenant ajouté un rôle, qui permet aux utilisateurs assignés à ce rôle de ne voir, ajouter, modifier ou supprimer que les enregistrements qui sont associés à leur partenaire.

Ajouter un utilisateur au nouveau rôle

Voyons à quoi cela ressemble pour un partenaire que vous pourriez inviter à contribuer à la progression de la base de données. Pour cette partie du tutoriel, vous pouvez vous inviter vous-même en utilisant un autre e-mail, comme votre adresse e-mail personnelle, afin de voir à quoi cela ressemble pour un partenaire de rapportage.

• Pour utiliser ce paramètre pour un utilisateur, allez à la section « Gestion des utilisateurs » dans les Paramètres de la base de données, puis cliquez sur « Ajouter un utilisateur ».

• Saisissez l'« E-mail » de l'utilisateur et cliquez sur « Continuer ».
• Saisissez le « Nom » de l'utilisateur. Si l'utilisateur a déjà un compte ActivityInfo, le nom est pré-rempli.
• Sélectionnez le rôle « Partenaire de rapportage ».
• Sélectionnez le partenaire de l'utilisateur dans la liste qui apparaît pour le paramètre, par exemple « GlobalCare ».
• Cliquez sur « Envoyer l'invitation » pour les inviter.

Tester le rôle

• Déconnectez-vous d'ActivityInfo.
• En utilisant l'adresse e-mail alternative que vous avez invitée, connectez-vous à l'application.
• Allez à la base de données
• Allez au formulaire Rapport de progression.
• Vous ne devriez voir que les enregistrements appartenant au partenaire « GlobalCare ». En supposant que vous ayez défini la valeur du paramètre pour cet utilisateur sur « EduBright International », « FoodFirst Initiative », « AquaLife Foundation » ou tout autre nom de partenaire, il ne verrait que les enregistrements appartenant à ces partenaires.
• Lorsque vous cliquez sur « Ajouter un enregistrement », le partenaire « GlobalCare » devrait être pré-rempli, et vous ne devriez pas pouvoir sélectionner les autres partenaires.