Gestion des cas : ActivityInfo en tant que système de gestion des informations de protection
ActivityInfo est une plate-forme de gestion de l'information qui peut être utilisée dans une variété de contextes allant du suivi et de l'évaluation à la gestion de cas grâce à son puissant générateur de base de données et à son concepteur de formulaires ainsi qu'à d'autres fonctionnalités qui aident à simplifier le processus de gestion de l'information et de collecte de données. Que vous travailliez avec des programmes de développement ou une intervention d'urgence, nous avons développé des modèles de base de données, des rôles d'utilisateur, des autorisations et des champs de formulaire pour répondre à vos besoins.
Dans les articles de blog et les études de cas précédents, nous avons exploré comment les bases de données peuvent être conçues pour le suivi et l'évaluation des programmes de développement, pour la gestion de l'information dans les réponses régionales, pour les mécanismes de réponse rapide et bien d'autres. Dans cet article de blog, nous explorerons l'utilisation d'ActivityInfo en tant que système de gestion de l'information pour la gestion des cas et l'orientation.
Vous pouvez également lire un article avec plus de détails sur ActivityInfo pour la gestion des cas d'activités de Protection, de Protection de l'Enfance et de VBG
Vous pouvez toujours tester la plateforme et toutes ses fonctionnalités pour voir si elle répond à vos besoins avec un essai gratuit ou nous contacter pour organiser une démo adaptée aux besoins de votre organisation.
Modèles pour démarrer avec la gestion de cas
Nous proposons de nombreux modèles de bases de données pour vous aider à démarrer votre travail. Vous pouvez sélectionner un modèle et l'ajouter à votre compte afin d'apporter les modifications souhaitées à la base de données, aux formulaires, aux rôles et aux enregistrements qu'il contient. Voici notre sélection de templates pour la gestion de cas :
Le modèle pour la gestion de cas intensive et multi-équipes
Ce modèle peut être utilisé pour travailler avec une gestion de cas enveloppante qui inclut plusieurs équipes travaillant avec le même groupe de clients. Vous pouvez également regarder notre dernier enregistrement de webinaire pour en savoir plus.
Le modèle de base de données de gestion des cas pour les cas de protection, de protection de l'enfance et de VBG
Ce modèle peut être utilisé pour travailler avec la gestion des cas pour les cas de protection, de protection de l'enfance et de violence sexiste. Commencez à travailler avec ce modèle de base de données.
Le modèle de base de données de gestion de cas
Lorsque vous ajoutez une nouvelle base de données dans ActivityInfo, vous pouvez choisir parmi une liste de modèles pour démarrer rapidement avec certains rôles d'utilisateur prédéfinis. Nous avons conçu un modèle de base de données de gestion de cas qui comprend trois rôles prêts à l'emploi ; Administrateur, superviseur et travailleur social. En utilisant ce modèle de base de données, vous pouvez créer des équipes de travailleurs sociaux sous des superviseurs individuels. Consultez le didacticiel complet sur la configuration d'une base de données pour la gestion des cas dans notre manuel de l'utilisateur..
Sécurité des données
En ce qui concerne la sécurité des données, dans la version SaaS d'ActivityInfo les données sont stockées en toute sécurité sur des serveurs situés à plusieurs endroits en Europe, à l'aide de l'infrastructure fournie par Google Cloud Platform (GCP). En conservant plusieurs copies des données à plusieurs endroits, nous nous assurons d'avoir suffisamment de sauvegardes en cas de catastrophe naturelle ou de panne du serveur d'une région. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de conserver des sauvegardes de données et de vous soucier de problèmes tels que l'objectif de point de récupération (RPO) (c'est-à-dire la durée maximale acceptable pendant laquelle les données peuvent être perdues) et la rapidité avec laquelle votre système peut récupérer. Ainsi, si vous recherchez une solution capable de gérer ces problèmes pour vous, ActivityInfo peut vous couvrir.
De plus, ActivityInfo propose un serveur autogéré qui peut être géré par votre équipe, s'exécute sur un ordinateur physique sur site ou sur un compte cloud que vous gérez. Peut fonctionner sur des réseaux internes, y compris des réseaux isolés. En savoir plus sur le serveur autogéré.
Des fonctionnalités qui facilitent la gestion des cas
Rôles et autorisations
Les rôles et autorisations de ce modèle de base de données ont été conçus pour que vous puissiez attribuer rapidement des autorisations spécifiques aux utilisateurs que vous invitez uniquement pour les cas que vous sélectionnez. Vous pouvez choisir parmi les rôles d'administrateur, d'assistant social et de superviseur ou vous pouvez créer vos propres rôles. En attribuant des rôles aux utilisateurs que vous invitez dans votre base de données de gestion de cas, vous contrôlez entièrement les ressources auxquelles ils peuvent accéder et de quelle manière.
En savoir plus sur le modèle de base de données Rôles dans la gestion des cas disponible dans notre manuel de l'utilisateur..
Anonymiser les données, lier des formulaires, attribuer des cas, travailler hors ligne
Parmi la variété de champs que vous pouvez utiliser dans les formulaires que vous concevez, le numéro de série et le champ de référence sont deux des plus importants. Un numéro de série vous permet d'anonymiser les données collectées car il génère automatiquement un code pour chaque cas. Ensuite, un champ de référence dans un nouveau formulaire vous permet de créer un lien vers le cas en utilisant uniquement le numéro de série. En ajoutant un préfixe au numéro de série, vous pouvez le personnaliser en fonction des informations spécifiques que l'assistant social fournit pour le dossier et ainsi faciliter le suivi du dossier sans révéler d'autres informations sur le dossier ou la personne à laquelle le dossier est lié. En savoir plus sur les numéros de série dans notre manuel d'utilisation.
De plus, avec le champ Utilisateur, vous pouvez attribuer un cas spécifique à un assistant social ou un superviseur spécifique qui a été ajouté à la base de données et peut accéder au formulaire.
Travaillez hors ligne sur un ordinateur ou un appareil mobile
Enfin, lorsque les assistants sociaux travaillent sur le terrain, la collecte de données hors ligne peut être effectuée à l'aide d'un appareil mobile. Créez simplement des cas vides au préalable pour vous assurer que les numéros de série seront correctement attribués par le système avant de passer hors ligne.
Lorsque vous utilisez l'application mobile ActivityInfo, vous réduisez les possibilités d'erreur pouvant résulter du déplacement de données entre les systèmes grâce à la synchronisation bidirectionnelle. . Contrairement à d'autres outils de collecte de données mobiles autonomes qui nécessitent des systèmes de données supplémentaires pour importer les données collectées, dans ActivityInfo, les données sont ajoutées à vos bases de données et sont prêtes pour l'analyse au moment où elles sont collectées. Vous pouvez toujours consulter les données en temps réel sur le terrain ou au bureau et obtenir des informations en quelques minutes, le tout dans un système complet.
Exemples du terrain
Plusieurs organisations telles que l'UNRWA, le FNUAP et le Conseil danois pour les réfugiés au Bangladesh ont utilisé ActivityInfo comme système de gestion de l'information pour la gestion des cas.
Au cours des cinq dernières années, ActivityInfo a été utilisé par l'UNRWA comme système de gestion des informations de protection pour la gestion des cas et le renvoi des cas de protection. Lors de notre conférence des utilisateurs de 2017 à Genève, Sasha Abdi de l'UNRWA a présenté la base de données de protection développée à l'époque par l'organisation et a expliqué comment la plateforme était utilisée ainsi que pourquoi elle avait été sélectionnée parmi d'autres options. Voir la vidéo avec la présentation.
Le Conseil danois pour les réfugiés(DRC) au Bangladesh est un exemple plus récent d'une organisation qui a adopté ActivityInfo pour la gestion des cas lorsqu'elle a décidé de numériser son système de gestion des cas sur papier. Le bureau de pays examinait les avantages et les inconvénients de la création de son propre système interne ou de l'utilisation d'autres plates-formes open source, et a décidé d'utiliser ActivityInfo pour ses activités de gestion des cas car il était urgent de mettre en place un système, rapidement et facilement. . Lors de la conception de la base de données, le responsable de la gestion de l'information de l'équipe a créé des dossiers distincts pour chaque formulaire afin de pouvoir contrôler le niveau d'accès des travailleurs sociaux à chaque type de formulaire. En outre, ils ont créé différentes équipes afin de gérer les autorisations de chaque travailleur social au niveau individuel et au niveau du groupe. Lisez toute l'histoire de la façon dont le Conseil danois pour les réfugiés au Bangladesh a décidé d'utiliser ActivityInfo comme plateforme de gestion de cas dans notre dernière étude de cas.
ActivityInfo par rapport aux systèmes de gestion de cas open-source, sur site ou internes
Si vous envisagez d'adopter un système de gestion de l'information pour la gestion des cas, plusieurs types d'options sont disponibles. Nous avons résumé les contextes dans lesquels ActivityInfo peut être une solution plus efficace.
ActivityInfo est proposé en tant que logiciel en tant que service (SaaS) et est basé sur le Web, mais il offre également la possibilité d'utiliser le serveur autogéré afin d'exécuter ActivityInfo sur un réseau non accessible via l'internet public, y compris les réseaux isolés.
Immédiateté d'utilisation
Vous pouvez immédiatement commencer à utiliser les fonctions d'ActivityInfo, tandis que le déploiement de logiciels personnalisés ou d'outils open source prend plus de temps. Cette approche agile vous permet d'accélérer le processus et l'essai gratuit permet à votre personnel de se familiariser avec la plateforme et de s'assurer que les fonctionnalités correspondent à leurs besoins. De plus, les tests et le débogage ne sont pas nécessaires de votre côté car notre équipe s'occupe de tout ce qui concerne le développement de la plate-forme.
Coût à vie de la plate-forme
Les coûts initiaux liés au développement personnalisé sont inférieurs, car vous pouvez utiliser ActivityInfo avec un abonnement mensuel ou annuel plutôt que d'investir dans la création de logiciels à partir de rien. De plus, les coûts de propriété à long terme peuvent être inférieurs à ceux d'un développement personnalisé et s'il existe une forte dépendance entre le budget et le financement des donateurs, une solution prête à l'emploi peut être la meilleure option.
En ce qui concerne le coût de déploiement, bien que dans de nombreux cas, cela puisse inclure les salaires de plusieurs consultants informatiques ou prendre beaucoup de temps, avec la version SaaS d'ActivityInfo, il n'y en a pas, car vous pouvez créer un compte, vous connecter et être prêt à partir. De plus, le coût de la maintenance des logiciels, de l'application des correctifs de sécurité ou de la configuration des logiciels pour inclure des flux de travail et des processus qui vont au-delà de l'essentiel comprend souvent de nombreux coûts directs et indirects (par exemple, des salaires informatiques allant de € 50000 à €150000 par an selon l'emplacement, l'hébergement , certificats SSL, etc.)
Documentation et assistance supplémentaire
Sur le site Web ActivityInfo, vous pouvez trouver une grande base de données de documentation complémentaire pour vous aider à naviguer dans ses fonctionnalités disponibles. Comme nous développons la plate-forme depuis plus de 10 ans, nous avons une compréhension approfondie des besoins des utilisateurs et des problèmes fréquemment rencontrés. Par conséquent, nous offrons une plus grande richesse de supports, tels que des guides de l'utilisateur, des articles du centre d'aide, des webinaires et des FAQ, sur lesquels vous pouvez compter. Dans le même temps, la version cloud est livrée avec un accord de niveau de service et une équipe de support expérimentée. Cela signifie que vous pouvez obtenir un accès direct aux développeurs du logiciel pour obtenir de l'aide lorsque vous en avez besoin.
Comme l'équipe ActivityInfo est responsable du logiciel, des versions et de toutes les mises à jour, vous n'avez pas besoin de dépenser des ressources telles que du temps et des fonds pour trouver la bonne équipe technique pour créer, documenter et maintenir votre solution. Vous n'avez pas à vous soucier de trouver une équipe technique qui comprend vos besoins en matière de collecte de données et le fonctionnement de votre programme, car nous coopérons depuis des années avec des personnes travaillant sur le terrain en veillant à développer une solution qui réponde à leurs besoins.
Quelques autres points à considérer
Un autre élément à prendre en compte par rapport au développement personnalisé est le risque d'échec ou de dépassement de budget. Le Standish Group a signalé que 31 % des projets de développement de logiciels seront annulés avant d'être terminés et que 53 % des projets se poursuivront budget de près du double (189 %) du budget initial.
Enfin, ActivityInfo a été conçu spécifiquement pour les opérations humanitaires. Contrairement aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) hautement personnalisables tels que Salesforce ou Microsoft Dynamics, il a été conçu dès le départ pour les organisations travaillant dans des environnements difficiles et propose des fonctionnalités essentielles comme hors ligne. disponibilité et une application de collecte de données mobile parfaitement intégrée qui font naturellement défaut aux CRM conçus pour les équipes de vente.
ActivityInfo a été conçu dans le but de rendre la gestion de l'information plus facile et accessible à tous les humanitaires. Vous pouvez toujours tester la plateforme et toutes ses fonctionnalités pour voir si elle répond à vos besoins avec un essai gratuit ou nous contacter pour organiser une démo adaptée aux besoins de votre organisation.