Dans ActivityInfo, les rapports sont un moyen puissant d'analyser et de présenter les données stockées dans votre base de données. Les Autorisations jouent un rôle important pour déterminer qui peut voir, créer et gérer ces rapports, ainsi que les données qui y sont visibles.
Il y a quelques concepts clés à comprendre à ce sujet :
1. Voir et créer des rapports
Dans ActivityInfo, tout utilisateur a la possibilité de créer ses propres rapports sur les données auxquelles il a accès, quelles que soient ses autorisations spécifiques. Cependant, la possibilité d'enregistrer le rapport en tant que ressource dans la base de données est strictement déterminée par les autorisations attribuées à leurs rôles.
Si un utilisateur n'a pas l'autorisation "Ajouter des formulaires, des dossiers et des rapports", il peut toujours créer un rapport ; mais celui-ci sera enregistré comme un rapport personnel sous "Mes rapports" plutôt que comme une ressource dans la base de données.
- Les utilisateurs peuvent ouvrir et interagir avec les rapports auxquels ils ont l'autorisation d'accéder.
- Les utilisateurs peuvent ajouter des rapports à une base de données uniquement si leur rôle dispose de l'autorisation "Ajouter des formulaires, des dossiers et des rapports".
- Les utilisateurs peuvent modifier les rapports, les personnaliser à leur guise et les enregistrer sous "Mes rapports".
2. Types et emplacements des rapports
Selon leur statut, les rapports peuvent être :
- Personnels : Ces rapports ne peuvent être consultés que par leur concepteur et sont enregistrés sous "Mes rapports".
- Publiés : Ces rapports peuvent être consultés par toute personne disposant du lien, y compris les personnes qui ne sont pas des utilisateurs d'ActivityInfo.
- Partie d'une base de données : Ces rapports peuvent être consultés par les utilisateurs qui sont ajoutés à la base de données et ont accès à un dossier contenant le rapport.
3. Modifier les rapports
La modification d'un rapport dans une base de données n'est pas accessible à tous les utilisateurs ; des autorisations spécifiques et des niveaux d'accès aux formulaires déterminent qui peut apporter des modifications.
- Pour modifier un rapport, les utilisateurs doivent avoir l'autorisation "Modifier les formulaires, les dossiers et les rapports", ainsi qu'un accès complet à tous les formulaires sous-jacents inclus dans le rapport.
- Alternativement, les formulaires inclus dans le rapport doivent avoir une visibilité publique ou être publiés.
4. Déplacer les rapports
Les rapports peuvent être déplacés selon les besoins, à condition que l'utilisateur dispose des autorisations appropriées.
- Vous pouvez déplacer un rapport vers une autre base de données, un autre dossier ou vers "Mes rapports".
- Le déplacement d'un rapport nécessite l'autorisation "Supprimer formulaires, dossiers et rapports" de l'emplacement d'origine et "Ajouter des formulaires, des dossiers et des rapports" pour la destination.
5. L'autorisation « Publier les rapports »
Cette autorisation concerne spécifiquement la mise à disposition publique d'un rapport via une URL.
- L'autorisation de publier les rapports est sensible et ne doit être accordée qu'aux utilisateurs de confiance, capables de faire preuve de discernement quant aux personnes pouvant accéder aux données.
- Si un rôle d'utilisateur se voit accorder l'autorisation "Publier les rapports" et l'utilise pour publier un rapport, la révocation ultérieure de cette autorisation n'affectera pas le rapport existant ; une fois publié, le rapport devient une partie de la base de données.
- Les utilisateurs peuvent modifier un rapport publié s'ils disposent de l'autorisation "Modifier les formulaires, les dossiers et les rapports".
6. Visibilité des données dans les rapports
Les données visibles dans un rapport sont déterminées par ce que le concepteur du rapport rend visible au moment de la création.
- Les utilisateurs ayant accès à un rapport verront les données que le créateur a incluses, indépendamment de leurs propres conditions d'enregistrement ou des paramètres de leur rôle.
- Si le créateur du rapport a des conditions d'enregistrement appliquées à son propre rôle, il ne pourra inclure dans les rapports qu'il crée que les enregistrements qu'il est autorisé à voir.
- Les utilisateurs disposant de l'autorisation "Voir tous les enregistrements" peuvent consulter un rapport, à condition qu'il se trouve dans une ressource à laquelle ils ont accès.
7. Rapports inter-bases de données
ActivityInfo permet de combiner des formulaires de différentes bases de données en un seul rapport.
- Si vous souhaitez inclure des formulaires de différentes bases de données dans votre rapport, vous devez au minimum avoir l'autorisation de voir ces formulaires spécifiques.
Meilleure pratique : Rapports spécifiques aux partenaires
Lorsque vous travaillez dans des environnements multi-partenaires, il est important de s'assurer que chaque partenaire n'a accès qu'aux données qui le concernent. Lorsqu'un rapport est inclus dans une base de données, les utilisateurs ajoutés à cette base de données peuvent le consulter, le modifier et interagir avec lui en fonction de leurs autorisations respectives, ce qui rend essentiel de structurer les rapports de manière réfléchie lorsque la confidentialité des données est une préoccupation.
Pour partager des données en toute sécurité avec des partenaires dans un environnement multi-partenaires, l'approche recommandée est la suivante :
- Créer des rapports distincts pour chaque partenaire.
- Appliquer des filtres spécifiques (tels que l'ID du partenaire ou la localisation géographique) à chaque rapport individuel.
- N'accorder l'accès qu'aux rapports spécifiques pertinents pour ce partenaire afin de maintenir la confidentialité des données.