En ActivityInfo, los informes son una forma poderosa de analizar y presentar los datos almacenados en su base de datos. Los Permisos juegan un rol importante a la hora de determinar quién puede ver, crear y gestionar estos informes, así como qué datos son visibles dentro de ellos.
Hay algunos conceptos clave que debe entender al respecto:
1. Ver y crear informes
En ActivityInfo, cualquier usuario tiene la capacidad de crear sus propios informes sobre los datos a los que tiene acceso, independientemente de sus permisos específicos. Sin embargo, la capacidad de guardar el informe como un recurso dentro de la base de datos está estrictamente determinada por los permisos asignados a sus roles.
Si un usuario no tiene el permiso "Añadir formularios, carpetas e informes", puede crear un informe; pero se guardará como un informe personal en "Mis informes" en lugar de como un recurso en la base de datos.
- Los usuarios pueden abrir e interactuar con los informes a los que tienen permiso de acceso.
- Los usuarios pueden añadir informes a una base de datos solo si su rol tiene el permiso "Añadir formularios, carpetas e informes".
- Los usuarios pueden editar informes y personalizarlos a su gusto y guardarlos en "Mis informes".
2. Tipos de informes y ubicaciones
Dependiendo de su estado, los informes pueden ser:
- Personales: Estos informes solo pueden ser vistos por el diseñador y se guardan en "Mis informes".
- Publicados: Estos informes pueden ser vistos por cualquier persona que tenga el enlace, incluyendo personas que no son usuarios de ActivityInfo.
- Parte de una base de datos: Estos informes pueden ser vistos por los usuarios que son añadidos a la base de datos y tienen acceso a una carpeta que contiene el informe.
3. Editar informes
La edición de un informe en una base de datos no está disponible para todos los usuarios; los permisos específicos y los niveles de acceso a los formularios determinan quién puede hacer cambios.
- Para editar un informe, los usuarios deben tener el permiso "Editar formularios, carpetas e informes", junto con acceso completo a todos los formularios subyacentes incluidos en el informe.
- Alternativamente, los formularios incluidos en el informe deben tener visibilidad pública o deben estar publicados.
4. Mover informes
Los informes se pueden mover según sea necesario, siempre que el usuario tenga los permisos adecuados.
- Puede mover un informe a otra base de datos, carpeta o a "Mis informes".
- Mover un informe requiere el permiso "Eliminar formularios, carpetas e informes" de la ubicación original y "Añadir formularios, carpetas e informes" para el destino.
5. El permiso “Publicar informes”
Este permiso se refiere específicamente a hacer que un informe esté disponible públicamente a través de una URL.
- El permiso de publicar informes es sensible y solo debe concederse a usuarios de confianza que ejerzan un buen juicio sobre quién puede acceder a los datos.
- Si a un rol de usuario se le concede el permiso "Publicar informes" y lo utiliza para publicar un informe, revocar ese permiso más tarde no afectará al informe existente; una vez publicado, el informe se convierte en parte de la base de datos.
- Los usuarios pueden editar un informe publicado si tienen el permiso "Editar formularios, carpetas e informes".
6. Visibilidad de los datos en los informes
Los datos visibles en un informe vienen determinados por lo que el diseñador del informe hace visible en el momento de la creación.
- Los usuarios con acceso a un informe verán los datos que el creador incluyó, independientemente de sus propias condiciones del registro o parámetros de rol.
- Si el creador del informe tiene condiciones del registro aplicadas a su propio rol, solo podrá incluir en los informes que cree los registros que tiene permitido ver.
- Los usuarios con el permiso "Ver todos los registros" pueden ver un informe, siempre que esté ubicado dentro de un recurso al que tengan acceso.
7. Informes entre bases de datos
ActivityInfo permite combinar formularios de diferentes bases de datos en un único informe.
- Si desea incluir formularios de diferentes bases de datos en su informe, debe tener como mínimo permiso para ver esos formularios específicos.
Buenas prácticas: Informes específicos para asociados
Cuando se trabaja en entornos con múltiples asociados, es importante asegurarse de que cada asociado solo tenga acceso a los datos relevantes para él. Cuando un informe se incluye en una base de datos, los usuarios añadidos a esa base de datos pueden verlo, editarlo e interactuar con él en función de sus respectivos permisos, por lo que es esencial estructurar los informes cuidadosamente cuando la confidencialidad de los datos es una preocupación.
Para compartir datos de forma segura con los asociados en un entorno de múltiples asociados, el enfoque recomendado es:
- Crear informes separados para cada asociado.
- Aplicar filtros específicos (como el ID del asociado o la ubicación geográfica) a cada informe individual.
- Conceder acceso solo a los informes específicos relevantes para ese asociado para mantener la confidencialidad de los datos.