Suivez ce tutoriel pour configurer une Base de données simple dans ActivityInfo afin de soutenir le Suivi et l'Évaluation d'un programme éducatif.
Ce tutoriel est basé sur l'utilisation de données primaires - nous collecterons des informations détaillées sur nos activités, nos réalisations et notre impact, puis nous calculerons nos indicateurs à partir de ces données primaires.
Vous devez être le Propriétaire d'un compte avec la permission d'ajouter une nouvelle Base de données pour pouvoir suivre ce tutoriel.
Si vous n'avez pas cette permission dans votre organisation, démarrez un compte d'essai.
Introduction
Pour ce tutoriel, nous utilisons un Cadre Logique de l'article de tools4dev Comment rédiger un Cadre Logique (lien externe).
Pour ce tutoriel, nous couvrons la configuration de deux des indicateurs :
- Nombre d'étudiants terminant un camp d'été de lecture
- Nombre de camps d'été organisés
Ajouter la base de données
Pour ajouter une Base de données, suivez ces étapes :
- Aller à la page Bases de données, et cliquez sur « Ajouter une base de données ». Si vous ne voyez pas de bouton « Ajouter une base de données », suivez les étapes de l'article Démarrer un essai gratuit.
- Saisir « Programme de lecture » comme nom de la base de données.
- Sélectionner « Base de données vide ».
- Cliquez sur « Ajouter une base de données ».
Ajouter le Formulaire « Camps de lecture »
Ce Formulaire collecte les détails sur les camps organisés, et contient une liste des étudiants participant à chaque camp. Pour ajouter le Formulaire, suivez ces étapes :
Aller à la page de la Base de données « Programme de lecture ».
Cliquez sur « Ajouter un formulaire ».
Saisir « Camps de lecture » comme Nom du formulaire.
Ajouter le Champ « Lieu »
- Cliquez sur « Ajouter un champ ».
- Sélectionner « Texte » dans la liste des types de champ.
- Saisir « Lieu » comme étiquette.
- Cochez « Clé » dans les paramètres.
- Cliquez sur « Terminé ».
Ajouter le Champ « Date de début »
- Déplacer le curseur de votre souris sous le dernier Champ.
- Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter un Champ supplémentaire.
- Sélectionner « Date » dans la liste des types de Champ.
- Cochez la case « Obligatoire » dans les Paramètres.
- Saisir « Date de début » comme étiquette.
- Cliquez sur « Terminé ».
Ajouter le Sous-formulaire « Étudiants »
- Déplacer le curseur de votre souris sous le dernier Champ.
- Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter un Champ supplémentaire.
- Sélectionner « Sous-formulaire » dans la liste des types de Champ.
- Saisir « Étudiants » comme étiquette du Champ.
- Cliquez sur « Ouvrir le sous-formulaire ».
- Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur « OK » pour enregistrer le Formulaire parent.
Modifier le Sous-formulaire « Étudiants »
Le Sous-formulaire Étudiants est une liste de tous les étudiants qui participent au camp d'été.
Ajouter le Champ « Nom »
- Cliquez sur « Ajouter un champ ».
- Sélectionner « Texte » dans la liste des Champs.
- Saisir « Nom » dans l'étiquette du Champ.
- Cochez « Clé » dans la liste des Paramètres.
- Cliquez sur « Terminé ».
Ajouter le Champ « Statut »
- Déplacer le curseur de votre souris sous le dernier Champ.
- Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter un Champ supplémentaire.
- Sélectionner « Sélection unique » dans la liste des types de Champ.
- Saisir « Statut » comme étiquette du Champ.
- Cochez « Obligatoire » dans les Paramètres.
- Saisir « Terminé » comme première option.
- Cliquez sur « Ajouter une option ».
- Saisir « A abandonné » comme deuxième option.
- Cliquez sur « Terminé ».
Ajouter le Champ « Nombre de terminés »
Utilisez un Champ calculé pour aider à compter le nombre d'étudiants qui ont terminé le cours.
- Déplacer le curseur de votre souris sous le dernier Champ.
- Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter un Champ supplémentaire.
- Sélectionner « Calculé » dans la liste des types de Champ.
- Saisir « Nombre de terminés » comme étiquette du Champ.
- Cochez la case « Masquer à la saisie » dans les Paramètres.
- Saisir
IF(Status == 'Terminé', 1, 0)dans le champ Formule. - Cliquez sur « Terminé ».
- Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le Sous-formulaire.
- Cliquez à nouveau sur « Enregistrer » pour enregistrer le Formulaire Camps de lecture.
Importer des données
Maintenant que vous avez votre structure, vous pouvez enregistrer les camps d'été de lecture et les étudiants directement depuis votre ordinateur portable, ou utiliser les applications mobiles d'ActivityInfo pour collecter des données directement sur le terrain.
Pour ce tutoriel, la phase suivante consiste à importer des données à partir d'une feuille de calcul.
Importer les camps
- Aller au Formulaire « Camps de lecture ».
- Cliquez sur « Importer ».
- Ouvrez la feuille de calcul des Camps.
- Sélectionnez et copiez les cinq lignes, y compris l'en-tête :
- Collez le texte dans l'outil d'importation, puis cliquez sur « Continuer ».
- Cliquez à nouveau sur « Continuer », puis sur « Terminé ».
Les enregistrements sont maintenant visibles dans la vue Tableau :
Importer les enregistrements des étudiants
- Sélectionner le premier Enregistrement.
- Cliquez ensuite sur « Étudiants - 0 enregistrement(s) » pour aller au Sous-formulaire.
- Cliquez sur « Importer ».
- Copiez et collez les données de l'onglet Étudiants dans l'interface d'importation.
- Cliquez sur « Continuer ».
- Cliquez sur « Continuer ».
- Cliquez sur « Terminé ».
Ajouter un Tableau de suivi des indicateurs
- Aller au Formulaire « Camps de lecture ».
- Sélectionner « Ajouter un tableau croisé dynamique » dans le menu « Analyser ».
Ajouter la Mesure « Nombre de camps de lecture »
- Depuis le groupe « Camps de lecture », faites glisser le « Nombre total d'enregistrements » vers la zone « Mesures ».
- Cliquez sur la carte que vous venez de déposer dans « Mesures » pour modifier la mesure.
- Saisir « Nombre de camps » sous « Nom de la mesure ».
- Cliquez sur le « X » pour fermer la carte.
Ajouter la Mesure « Nombre d'étudiants terminant un camp d'été de lecture »
- Depuis le Sous-formulaire « Étudiants », faites glisser le « Nombre de terminés » vers la zone « Mesures ».
- Cliquez sur la carte que vous venez de déposer dans « Mesures » pour modifier la mesure.
- Saisir « Nombre d'étudiants terminant un camp d'été de lecture » dans le « Nom de la mesure ».
- Cliquez sur le « X » pour fermer la carte.
Enregistrer le Tableau de suivi des indicateurs
Maintenant que votre tableau de suivi est complet, vous pouvez enregistrer ce Rapport pour qu'il fasse partie de votre Base de données.
- Cliquez sur « Enregistrer le rapport ».
- Saisir « Tableau de suivi des indicateurs » dans le champ « Nom du rapport ».
- Sélectionner la base de données « Programme de lecture ».
- Cliquez sur « Enregistrer le nouveau rapport ».
Félicitations ! Vous avez créé une base de données de S&E simple mais complète pour votre programme.