Suivez ce tutoriel pour configurer une Base de données simple dans ActivityInfo afin de soutenir le Suivi et Évaluation d'un programme d'éducation.
Ce tutoriel est basé sur l'utilisation de données primaires - nous allons collecter des informations détaillées sur nos activités, nos résultats et notre impact, puis calculer nos indicateurs à partir de ces données primaires.
Vous devez être un propriétaire de compte avec la permission d'ajouter une nouvelle Base de données pour pouvoir suivre ce tutoriel.
Si vous n'avez pas cette permission dans votre organisation, démarrez un compte d'essai.
Introduction
Pour ce tutoriel, nous utilisons un Cadre Logique de l'article Comment écrire un Cadre Logique de tools4dev (lien externe).
Pour ce tutoriel, nous couvrons la configuration de deux des indicateurs :
- Nombre d'étudiants terminant un camp d'été de lecture
- Nombre de camps d'été organisés
Ajouter la base de données
Pour ajouter une Base de données, suivez ces étapes :
- Naviguez vers la page Bases de données, et cliquez sur "Ajouter une base de données". Si vous ne voyez pas le bouton "Ajouter une base de données", suivez les étapes de l'article Démarrer un essai gratuit.
- Saisissez "Programme de lecture" comme nom de la base de données.
- Sélectionnez "Base de données vide".
- Cliquez sur "Ajouter une base de données".
Ajouter le Formulaire "Camps de lecture"
Ce Formulaire collecte des détails sur les camps organisés, et inclut une liste des étudiants participant à chaque camp. Pour ajouter le Formulaire, suivez ces étapes :
Naviguez vers la page de la Base de données "Programme de lecture".
Cliquez sur "Ajouter un formulaire".
Saisissez "Camps de lecture" comme nom du Formulaire.
Ajouter le Champ "Lieu"
- Cliquez sur "Ajouter un champ".
- Sélectionnez "Texte" dans la liste des types de champs.
- Saisissez "Lieu" comme étiquette.
- Cochez "Clé" dans les paramètres.
- Cliquez sur "Terminé".
Ajouter le Champ "Date de début"
- Déplacez votre curseur de souris sous le dernier Champ.
- Cliquez sur le bouton "+" pour ajouter un Champ supplémentaire.
- Sélectionnez "Date" dans la liste des types de Champs.
- Cochez la case "Obligatoire" dans les Paramètres.
- Saisissez "Date de début" comme étiquette.
- Cliquez sur "Terminé".
Ajouter le Sous-formulaire "Étudiants"
- Déplacez votre curseur de souris sous le dernier Champ.
- Cliquez sur le bouton "+" pour ajouter un Champ supplémentaire.
- Sélectionnez "Sous-formulaire" dans la liste des types de Champs.
- Saisissez "Étudiants" comme étiquette du Champ.
- Cliquez sur "Ouvrir le sous-formulaire".
- Lorsque vous êtes invité, cliquez sur "OK" pour enregistrer le Formulaire parent.
Modifier le Sous-formulaire "Étudiants"
Le Sous-formulaire étudiants est une liste de tous les étudiants qui fréquentent le camp d'été.
Ajouter le Champ "Nom"
- Cliquez sur "Ajouter un champ".
- Sélectionnez "Texte" dans la liste des Champs.
- Saisissez "Nom" dans l'étiquette du Champ.
- Cochez "Clé" dans la liste des Paramètres.
- Cliquez sur "Terminé".
Ajouter le Champ "Statut"
- Déplacez votre curseur de souris sous le dernier Champ.
- Cliquez sur le bouton "+" pour ajouter un Champ supplémentaire.
- Sélectionnez "Sélection unique" dans la liste des types de Champs.
- Saisissez "Statut" comme étiquette du Champ.
- Cochez "Obligatoire" dans les Paramètres.
- Saisissez "Terminé" comme première option.
- Cliquez sur "Ajouter une option".
- Saisissez "Abandonné" comme deuxième option.
- Cliquez sur "Terminé".
Ajouter le Champ "Nombre de participants ayant terminé"
Utilisez un Champ calculé pour aider à compter le nombre d'étudiants qui ont terminé le cours.
- Déplacez votre curseur de souris sous le dernier Champ.
- Cliquez sur le bouton "+" pour ajouter un Champ supplémentaire.
- Sélectionnez "Calculé" dans la liste des types de Champs.
- Saisissez "Nombre de participants ayant terminé" comme étiquette du Champ.
- Cochez la case "Masquer de la saisie" dans les Paramètres.
- Saisissez
IF(Status == 'Completed', 1, 0)dans le champ Formule. - Cliquez sur "Terminé".
- Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le Sous-formulaire.
- Cliquez sur "Enregistrer" à nouveau pour enregistrer le Formulaire Camps de lecture.
Importer des données
Maintenant que vous avez votre structure, vous pouvez enregistrer les camps de lecture d'été et les étudiants directement depuis votre ordinateur portable, ou utiliser l'application mobile d'ActivityInfo pour collecter des données directement depuis le terrain.
Pour ce tutoriel, la prochaine phase consiste à importer des données à partir d'une feuille de calcul.
Importer des camps
- Naviguez vers le Formulaire "Camps de lecture".
- Cliquez sur "Importer".
- Ouvrez la feuille de calcul Camps.
- Sélectionnez et copiez les cinq lignes, y compris l'en-tête :
- Collez le texte dans l'importateur, puis cliquez sur "Continuer".
- Cliquez sur "Continuer" à nouveau, puis sur "Terminé".
Les enregistrements sont maintenant visibles dans la vue Tableau :
Importer les enregistrements des étudiants
- Sélectionnez le premier Enregistrement.
- Puis cliquez sur "Étudiants - 0 enregistrement(s)" pour naviguer vers le Sous-formulaire.
- Cliquez sur "Importer".
- Copiez et collez les données de l'onglet Étudiants dans l'interface de l'Importateur.
- Cliquez sur "Continuer".
- Cliquez sur "Continuer".
- Cliquez sur "Terminé".
Ajouter un Tableau de Suivi des Indicateurs
- Naviguez vers le Formulaire "Camps de lecture".
- Sélectionnez "Ajouter un tableau croisé dynamique" dans le menu "Analyser".
Ajouter la Mesure "Nombre de camps de lecture"
- Du groupe "Camps de lecture", faites glisser le "Nombre de tous les enregistrements" vers la zone "Mesures".
- Cliquez sur la carte que vous venez de déposer dans "Mesures" pour modifier la mesure.
- Saisissez "Nombre de camps" sous "Nom de la mesure".
- Cliquez sur le "X" pour fermer la carte.
Ajouter la Mesure "Nombre de camps de lecture"
- Du Sous-formulaire "Étudiants", faites glisser le "Nombre de participants ayant terminé" vers la zone "Mesures".
- Cliquez sur la carte que vous venez de déposer dans "Mesures" pour modifier la mesure.
- Saisissez "Nombre d'étudiants terminant un camp d'été de lecture" dans le "Nom de la mesure".
- Cliquez sur le "X" pour fermer la carte.
Enregistrer le Tableau de Suivi des Indicateurs
Maintenant que votre tableau de suivi est complet, vous pouvez enregistrer ce Rapport pour qu'il fasse partie de votre Base de données.
- Cliquez sur "Enregistrer le rapport".
- Saisissez "Tableau de Suivi des Indicateurs" dans le champ "Nom du rapport".
- Sélectionnez la base de données "Programme de lecture".
- Cliquez sur "Enregistrer le nouveau rapport".
Félicitations ! Vous avez construit une base de données de S&E simple, mais complète pour votre programme.