La siguiente sección describe cómo editar la visibilidad de una Carpeta o Formulario en su Base de datos para que pueda crear Formularios y Carpetas públicos, privados y de referencia.
La visibilidad de todos los Formularios que diseña es 'privada' por defecto. Esto significa que solo serán visibles para los usuarios a los que se les ha concedido acceso cuando los añadió a la Base de datos.
Puede cambiar la visibilidad de un Formulario a:
- Público: El Formulario se vuelve público. Los usuarios dentro y fuera de la Base de datos pueden ver el Formulario y todos sus Registros, y el formulario puede ser consultado usando la API sin necesidad de autenticación.
- Referencia: El Formulario y sus Registros se convierten en datos de referencia y pueden ser usados como tal. Cualquier usuario con acceso a la Base de datos puede ver el Formulario y todos sus Registros, pero no aparecerá en la lista de Formularios.
- Privado: El Formulario es privado. Solo los usuarios añadidos a él podrán acceder.
Puede cambiar la visibilidad de una Carpeta a:
- Referencia: La Carpeta puede ser usada como referencia. Cualquier usuario con acceso a la Base de datos puede ver la Carpeta, pero no aparecerá en la lista de Carpetas. Tenga cuidado porque los usuarios podrían no poder acceder a los Formularios dentro de esta Carpeta.
- Privado: La Carpeta es privada. Solo los usuarios añadidos a ella podrán acceder.
Si cambia el estado de visibilidad de un Subformulario (por ejemplo, de Privado a Público), el estado de visibilidad del Formulario principal también cambiará.
Si una carpeta con visibilidad de referencia se guarda dentro de otra carpeta que tiene visibilidad privada, un usuario al que no se le haya dado acceso a esa carpeta de nivel superior podrá verla en la lista de carpetas. La carpeta superior permanece visible porque contiene formularios de referencia a los que los usuarios necesitan acceder.
Una buena práctica para evitar esto es no incluir carpetas de referencia dentro de otras carpetas (privadas) y, en su lugar, mantener las carpetas de referencia como carpetas separadas en la Base de datos.
El permiso 'Gestionar datos de referencia' permite a los usuarios añadir, editar y eliminar registros en formularios cuya visibilidad está establecida como 'Referencia'. Como estos formularios no se muestran en la lista de formularios de la base de datos, al usuario se le concede acceso a la configuración de la base de datos donde puede gestionar los registros en los formularios de referencia.
Cómo editar la visibilidad de una Carpeta o un Formulario
- En la sección de Diseño de la base de datos, haga clic en el Recurso para el cual desea cambiar la visibilidad.
- En el panel lateral de Recurso, en la pestaña de Permisos, puede leer sobre su estado de visibilidad actual. Haga clic en 'Editar' para cambiarlo.
- Haga clic en la opción de visibilidad que prefiera de la lista para seleccionarla.
- El estado de visibilidad ha cambiado.
Aclarando la conexión explícita entre la configuración de visibilidad y los derechos de acceso
Gestionar la visibilidad de sus Carpetas y Formularios dentro de su Base de datos implica una interacción crucial entre la configuración de visibilidad y los derechos de acceso. Esta conexión es particularmente significativa al considerar el impacto de establecer una recopilación de datos como "pública", lo que lleva a una fuente común de confusión entre los clientes. Profundicemos en esta relación para ofrecerle una comprensión clara.
La configuración de visibilidad se refiere a quién puede ver e interactuar con sus datos dentro de una Carpeta o Formulario. Los derechos de acceso, por otro lado, definen los permisos y restricciones para los usuarios en cuanto a acciones como ver, editar o eliminar datos.
El efecto de la visibilidad pública en los derechos de acceso
Cuando designa un Formulario como "público", se vuelve accesible para todos los usuarios, tanto dentro como fuera de su Base de datos. Esta amplia visibilidad permite a los usuarios ver el Formulario, sus Registros e incluso consultarlo a través de la API sin necesidad de autenticación. Sin embargo, un punto importante a tener en cuenta es que cuando un Formulario es público, hacer cumplir derechos de acceso específicos se vuelve un desafío.
Por ejemplo, si desea restringir el acceso de edición a ciertos usuarios mientras mantiene el Formulario público, esto podría ser problemático. El concepto de "público" implica inherentemente una visibilidad sin restricciones, lo que dificulta la imposición de restricciones de acceso matizadas.
La relación entre la configuración de visibilidad y los derechos de acceso es fundamental para gestionar los datos en su Base de datos. Si bien establecer una recopilación de datos como "pública" mejora la visibilidad, también disminuye la aplicabilidad de restricciones de acceso específicas. Al comprender esta dinámica y seguir las mejores prácticas, puede encontrar un equilibrio entre la accesibilidad abierta y la gestión controlada de datos.
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