La section suivante décrit comment modifier la visibilité d'un Dossier ou d'un Formulaire dans votre Base de données afin que vous puissiez créer des Formulaires et des Dossiers publics, privés et de référence.
La visibilité de tous les Formulaires que vous concevez est par défaut « privée ». Cela signifie qu'ils ne seront visibles que pour les utilisateurs qui ont obtenu un accès lorsque vous les avez ajoutés à la Base de données.
Vous pouvez modifier la visibilité d'un Formulaire pour :
- Publique : Le Formulaire devient public. Les Utilisateurs à l'intérieur et à l'extérieur de la Base de données peuvent consulter le Formulaire et tous ses Enregistrements, et le formulaire peut être interrogé via l'API sans qu'il soit nécessaire de s'authentifier.
- Référence : Le Formulaire et ses Enregistrements sont transformés en données de référence et peuvent être utilisés comme référence. Tout utilisateur ayant accès à la Base de données peut consulter le Formulaire et tous ses Enregistrements, mais il n'apparaîtra pas dans la liste des Formulaires.
- Privé : Le Formulaire est privé. Seuls les utilisateurs qui y ont été ajoutés pourront y accéder.
Vous pouvez modifier la visibilité d'un Dossier pour :
- Référence : Le Dossier peut être utilisé comme référence. Tout utilisateur ayant accès à la Base de données peut consulter le Dossier, mais il n'apparaîtra pas dans la liste des Dossiers. Soyez prudent car les utilisateurs pourraient ne pas être en mesure d'accéder aux Formulaires dans ce Dossier.
- Privé : Le Dossier est privé. Seuls les utilisateurs qui y ont été ajoutés pourront y accéder.
Si vous modifiez le statut de visibilité d'un Sous-formulaire (par exemple, de Privé à Public), le statut de visibilité du Formulaire Parent changera également.
Si un dossier avec une visibilité de référence est enregistré dans un autre dossier qui a une visibilité privée, un utilisateur qui n'a pas reçu l'accès à ce dossier de niveau supérieur pourra toujours voir ce dossier de niveau supérieur dans la liste des dossiers. Le dossier supérieur reste visible car il contient des formulaires de référence auxquels les utilisateurs doivent avoir accès.
Une bonne pratique pour éviter cela est de ne pas inclure de dossiers de référence dans d'autres dossiers (privés) et, à la place, de conserver les dossiers de référence comme des dossiers séparés dans la Base de données.
L'autorisation « Gérer les données de référence » permet aux utilisateurs d'ajouter, de modifier et de supprimer des enregistrements dans les formulaires dont la visibilité est définie sur « Référence ». Comme ces formulaires ne sont pas affichés dans la liste des formulaires de la base de données, l'utilisateur se voit accorder l'accès aux paramètres de la base de données où il peut gérer les enregistrements dans les formulaires de référence.
Comment modifier la visibilité d'un Dossier ou d'un Formulaire
- Dans la section Conception de la base de données, cliquez sur la ressource pour laquelle vous souhaitez modifier la visibilité.
- Dans le panneau latéral Ressource, sous l'onglet Autorisations, vous pouvez lire son statut de visibilité actuel. Cliquez sur « Modifier » pour le changer.
- Cliquez sur l'option de visibilité que vous préférez dans la liste pour la sélectionner.
- Le statut de visibilité a changé.
Clarification de la Connexion Explicite entre les Paramètres de Visibilité et les Droits d'Accès
La gestion de la visibilité de vos Dossiers et Formulaires au sein de votre Base de données implique une interaction cruciale entre les paramètres de visibilité et les droits d'accès. Cette connexion est particulièrement importante lorsque l'on considère l'impact de la définition d'une collecte de données comme « publique », ce qui entraîne une source de confusion courante chez les clients. Examinons cette relation pour vous fournir une compréhension claire.
Les paramètres de visibilité déterminent qui peut voir et interagir avec vos données dans un Dossier ou un Formulaire. Les droits d'accès, d'autre part, définissent les autorisations et les restrictions pour les utilisateurs concernant des actions telles que la consultation, la modification ou la suppression de données.
L'Effet de la Visibilité Publique sur les Droits d'Accès
Lorsque vous désignez un Formulaire comme « public », il devient accessible à tous les utilisateurs, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de votre Base de données. Cette large visibilité permet aux utilisateurs de consulter le Formulaire, ses Enregistrements, et même de l'interroger via l'API sans nécessiter d'authentification. Cependant, un point important à noter est que lorsqu'un Formulaire est public, l'application de droits d'accès spécifiques devient difficile.
Par exemple, si vous souhaitez restreindre l'accès en modification à certains utilisateurs tout en gardant le Formulaire public, cela pourrait être problématique. Le concept de « public » implique intrinsèquement une visibilité sans restriction, ce qui rend difficile l'imposition de restrictions d'accès nuancées.
La relation entre les paramètres de visibilité et les droits d'accès est essentielle pour la gestion des données dans votre Base de données. Bien que le fait de définir une collecte de données comme « publique » améliore la visibilité, cela diminue également la force exécutoire des restrictions d'accès spécifiques. En comprenant cette dynamique et en suivant les meilleures pratiques, vous pouvez trouver un équilibre entre une accessibilité ouverte et une gestion contrôlée des données.
Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire ou si vous avez d'autres questions, notre équipe de support dédiée est prête à vous fournir les conseils dont vous avez besoin.