Siga este tutorial para configurar una Base de datos sencilla en ActivityInfo para apoyar el Monitoreo y Evaluación de un programa educativo.
Este tutorial se basa en el uso de datos primarios: recopilaremos información detallada sobre nuestras actividades, productos e impacto, y luego calcularemos nuestros indicadores a partir de estos datos primarios.
Debe ser propietario de una cuenta con permiso para añadir una nueva Base de datos para poder seguir este tutorial.
Si no tiene este permiso en su organización, inicie una cuenta de prueba.
Introducción
Para este tutorial, estamos utilizando un Marco Lógico del artículo de tools4dev Cómo escribir un Marco Lógico (enlace externo).
Para este tutorial, cubrimos la configuración de dos de los indicadores:
- Número de estudiantes que completan un campamento de verano de lectura
- Número de campamentos de verano realizados
Añadir la base de datos
Para añadir una Base de datos, siga estos pasos:
- Vaya a la página de Bases de datos y haga clic en "Añadir base de datos". Si no ve el botón "Añadir base de datos", siga los pasos del artículo Iniciar una prueba gratuita.
- Ingrese "Programa de lectura" como nombre de la base de datos.
- Seleccione "Base de datos en blanco".
- Haga clic en "Añadir base de datos".
Añadir el Formulario "Campamentos de lectura"
Este Formulario recopila detalles sobre los campamentos realizados e incluye una lista de los estudiantes que asisten a cada campamento. Para añadir el Formulario, siga estos pasos:
Vaya a la página de la Base de datos "Programa de lectura".
Haga clic en "Añadir formulario".
Ingrese "Campamentos de lectura" como nombre del Formulario.
Añadir el Campo "Ubicación"
- Haga clic en "Añadir un campo".
- Seleccione "Texto" de la lista de tipos de campo.
- Ingrese "Ubicación" como etiqueta.
- Marque "Clave" en la configuración.
- Haga clic en "Listo".
Añadir el Campo "Fecha de inicio"
- Mueva el cursor del ratón debajo del último Campo.
- Haga clic en el botón "+" para añadir un Campo adicional.
- Seleccione "Fecha" de la lista de tipos de Campo.
- Marque la casilla "Obligatorio" en la Configuración.
- Ingrese "Fecha de inicio" como etiqueta.
- Haga clic en "Listo".
Añadir el Subformulario "Estudiantes"
- Mueva el cursor del ratón debajo del último Campo.
- Haga clic en el botón "+" para añadir un Campo adicional.
- Seleccione "Subformulario" de la lista de tipos de Campo.
- Ingrese "Estudiantes" como etiqueta del Campo.
- Haga clic en "Abrir subformulario".
- Cuando se le solicite, haga clic en "Aceptar" para guardar el Formulario padre.
Editar el Subformulario "Estudiantes"
El Subformulario de estudiantes es una lista de todos los estudiantes que asisten al campamento de verano.
Añadir el Campo "Nombre"
- Haga clic en "Añadir un campo".
- Seleccione "Texto" de la lista de Campos.
- Ingrese "Nombre" en la etiqueta del Campo.
- Marque "Clave" en la lista de Configuración.
- Haga clic en "Listo".
Añadir el Campo "Estado"
- Mueva el cursor del ratón debajo del último Campo.
- Haga clic en el botón "+" para añadir un Campo adicional.
- Seleccione "Selección única" de la lista de tipos de Campo.
- Ingrese "Estado" como etiqueta del Campo.
- Marque "Obligatorio" en Configuración.
- Ingrese "Completado" como la primera opción.
- Haga clic en "Añadir opción".
- Ingrese "Abandonado" como la segunda opción.
- Haga clic en "Listo".
Añadir el Campo "Conteo de completados"
Utilice un Campo calculado para ayudar a contar el número de estudiantes que completaron el curso.
- Mueva el cursor del ratón debajo del último Campo.
- Haga clic en el botón "+" para añadir un Campo adicional.
- Seleccione "Calculado" de la lista de tipos de Campo.
- Ingrese "Conteo de completados" como etiqueta del Campo.
- Marque la casilla "Ocultar de la entrada" en la Configuración.
- Ingrese
IF(Status == 'Completed', 1, 0)en el campo Fórmula. - Haga clic en "Listo".
- Haga clic en "Guardar" para guardar el Subformulario.
- Haga clic en "Guardar" de nuevo para guardar el Formulario de campamentos de lectura.
Importar datos
Ahora que tiene su estructura, puede registrar los campamentos de lectura de verano y los estudiantes directamente desde su computadora portátil, o utilizar las aplicaciones móviles de ActivityInfo para recopilar datos directamente desde el campo.
Para este tutorial, la siguiente fase es importar datos de una hoja de cálculo.
Importar campamentos
- Vaya al Formulario "Campamentos de lectura".
- Haga clic en "Importar".
- Abra la hoja de cálculo de Campamentos.
- Seleccione y copie las cinco filas, incluyendo el encabezado:
- Pegue el texto en el importador, luego haga clic en "Continuar".
- Haga clic en "Continuar" de nuevo, y luego en "Listo".
Los registros ahora serán visibles en la vista de Tabla:
Importar los registros de los estudiantes
- Seleccione el primer Registro.
- Luego haga clic en "Estudiantes - 0 registro(s)" para ir al Subformulario.
- Haga clic en "Importar".
- Copie y pegue los datos de la pestaña Estudiantes a la interfaz del Importador.
- Haga clic en "Continuar".
- Haga clic en "Continuar".
- Haga clic en "Listo".
Añadir una Tabla de Seguimiento de Indicadores
- Vaya al Formulario "Campamentos de lectura".
- Seleccione "Añadir tabla dinámica" del menú "Analizar".
Añadir la Medida "Número de campamentos de lectura"
- Desde el grupo "Campamentos de lectura", arrastre el "Conteo de todos los registros" al área de "Medidas".
- Haga clic en la tarjeta que acaba de soltar en "Medidas" para editar la medida.
- Ingrese "Número de campamentos" en "Nombre de la medida".
- Haga clic en la "X" para cerrar la tarjeta.
Añadir la Medida "Número de campamentos de lectura"
- Desde el Subformulario "Estudiantes", arrastre el "Conteo de completados" al área de "Medidas".
- Haga clic en la tarjeta que acaba de soltar en "Medidas" para editar la medida.
- Ingrese "Número de estudiantes que completan un campamento de verano de lectura" en el "Nombre de la medida".
- Haga clic en la "X" para cerrar la tarjeta.
Guardar la Tabla de Seguimiento de Indicadores
Ahora que su tabla de seguimiento está completa, puede guardar este Reporte para que forme parte de su Base de datos.
- Haga clic en "Guardar reporte".
- Ingrese "Tabla de Seguimiento de Indicadores" en el campo "Nombre del reporte".
- Seleccione la base de datos "Programa de lectura".
- Haga clic en "Guardar nuevo reporte".
¡Felicitaciones! Construyó una base de datos de S&E simple, pero completa para su programa.