Створення простої системи моніторингу та оцінки на основі первинних даних

Дотримуйтесь цього посібника, щоб налаштувати просту Базу даних в ActivityInfo для підтримки моніторингу та оцінки освітньої програми.

Цей посібник базується на використанні первинних даних – ми будемо збирати детальну інформацію про нашу діяльність, результати та вплив, а потім обчислювати наші показники на основі цих первинних даних.

Щоб слідувати цьому посібнику, ви повинні бути Власником облікового запису з дозволом додавати нову Базу даних.
Якщо у вас немає такого дозволу у вашій організації, створіть пробний обліковий запис.

Вступ

У цьому посібнику ми використовуємо логічну матрицю зі статті Як написати логічну матрицю від tools4dev (зовнішнє посилання).

У цьому посібнику ми розглянемо налаштування для двох показників:

• Кількість учнів, які закінчили літній табір читання
• Кількість проведених літніх таборів

Додати базу даних

Щоб додати Базу даних, виконайте наступні кроки:

1. Перейдіть до сторінки Бази даних та натисніть «Додати базу даних». Якщо ви не бачите кнопки «Додати базу даних», виконайте кроки, описані у статті Створення безкоштовного пробного облікового запису.
2. Введіть «Програма читання» як Ім'я бази даних.
3. Вибрати «Пуста база даних».
4. Натисніть «Додати базу даних».

Додати форму «Літні табори читання»

Ця форма збирає деталі про проведені табори та включає в себе список учнів, які відвідують кожен табір. Щоб додати Форму, виконайте наступні кроки:

1. Перейдіть до сторінки Бази даних «Програма читання».

2. Натисніть «Додати форму».

3. Введіть «Літні табори читання» як Назву форми.

Додати поле «Місцезнаходження»

1. Натисніть «Додати поле».
2. Вибрати «Текст» зі списку типів полів.
3. Введіть «Місцезнаходження» як Назву.
4. Позначте «Ключ» у Налаштуваннях.
5. Натисніть «Готово».

Додати поле «Дата початку»

1. Перемістіть курсор миші під останнє Поле.
2. Натисніть кнопку «+», щоб додати додаткове Поле.
3. Вибрати «Дата» зі списку типів Полів.
4. Позначте прапорець «Обов'язкове поле» у Налаштуваннях.
5. Введіть «Дата початку» як Назву.
6. Натисніть «Готово».

Додати підформу «Учні»

1. Перемістіть курсор миші під останнє Поле.
2. Натисніть кнопку «+», щоб додати додаткове Поле.
3. Вибрати «Підформа» зі списку типів Полів.
4. Введіть «Учні» як Назву Поля.
5. Натисніть «Відкрити підформу».
6. Коли з'явиться запит, натисніть «OK», щоб зберегти Батьківську форму.

Редагувати підформу «Учні»

Підформа «Учні» — це список усіх учнів, які відвідують літній табір.

Додати поле «Ім'я»

1. Натисніть «Додати поле».
2. Вибрати «Текст» зі списку Полів.
3. Введіть «Ім'я» у Назву Поля.
4. Позначте «Ключ» у списку Налаштувань.
5. Натисніть «Готово».

Додати поле «Статус»

1. Перемістіть курсор миші під останнє Поле.
2. Натисніть кнопку «+», щоб додати додаткове Поле.
3. Вибрати «Одиночний вибір» зі списку типів Полів.
4. Введіть «Статус» як Назву Поля.
5. Позначте «Обов'язкове поле» у Налаштуваннях.
6. Введіть «Завершили» як перший варіант.
7. Натисніть «Додати варіант».
8. Введіть «Вибули» як другий варіант.
9. Натисніть «Готово».

Додати поле «Кількість тих, хто завершив»

Використовуйте Обчислюване поле, щоб підрахувати кількість учнів, які завершили курс.

1. Перемістіть курсор миші під останнє Поле.
2. Натисніть кнопку «+», щоб додати додаткове Поле.
3. Вибрати «Обчислено» зі списку типів Полів.
4. Введіть «Кількість тих, хто завершив» як Назву Поля.
5. Позначте прапорець «Приховати» у Налаштуваннях.
6. Введіть IF(Status == 'Completed', 1, 0) у поле Формула.
7. Натисніть «Готово».
8. Натисніть «Зберегти», щоб зберегти Підформу.
9. Натисніть «Зберегти» ще раз, щоб зберегти Форму «Літні табори читання».

Імпорт даних

Тепер, коли у вас є структура, ви можете записувати дані про літні табори читання та учнів безпосередньо з ноутбука або використовувати мобільний додаток ActivityInfo для збору даних безпосередньо в полі.

У цьому посібнику наступним етапом є імпорт даних з електронної таблиці.

Імпорт таборів

1. Перейдіть до Форми «Літні табори читання».
2. Натисніть «Імпорт».
3. Відкрийте електронну таблицю таборів.
4. Виділіть і скопіюйте всі п'ять рядків, включаючи заголовок:

5. Вставте текст в імпортер, а потім натисніть «Продовжити».
   

6. Натисніть «Продовжити» ще раз, а потім «Готово».

Тепер Записи будуть видимі у вигляді Таблиці:

Імпорт записів учнів

1. Вибрати перший Запис.
2. Потім натисніть «Учні - 0 запис(ів)», щоб перейти до Підформи.
3. Натисніть «Імпорт».
4. Скопіюйте та вставте дані з вкладки «Учні» в інтерфейс імпортера.
5. Натисніть «Продовжити».
6. Натисніть «Продовжити».
7. Натисніть «Готово».

Додати таблицю відстеження показників

1. Перейдіть до Форми «Літні табори читання».
2. Вибрати «Додати зведену таблицю» з меню «Аналіз».

Додати показник «Кількість таборів читання»

1. З групи «Літні табори читання» перетягніть «Підрахунок усіх записів» в область «Показники».
   

2. Натисніть на картку, яку ви щойно перетягнули в «Показники», щоб редагувати показник.
3. Введіть «Кількість таборів» у полі «Назва показника».
4. Натисніть «X», щоб закрити картку.

Додати показник «Кількість учнів, які закінчили літній табір читання»

1. З Підформи «Учні» перетягніть «Кількість тих, хто завершив» в область «Показники».
   

2. Натисніть на картку, яку ви щойно перетягнули в «Показники», щоб редагувати показник.
3. Введіть «Кількість учнів, які закінчили літній табір читання» у полі «Назва показника».
4. Натисніть «X», щоб закрити картку.

Зберегти таблицю відстеження показників

Тепер, коли ваша таблиця відстеження готова, ви можете зберегти цей Звіт як частину вашої Бази даних.

1. Натисніть «Зберегти звіт».
2. Введіть «Таблиця відстеження показників» у поле «Назва звіту».
3. Вибрати базу даних «Програма читання».
4. Натисніть «Зберегти новий звіт».

Вітаємо! Ви створили просту, але повну базу даних для моніторингу та оцінки вашої програми.