Introduction
ActivityInfo est avant tout une base de données relationnelle. ActivityInfo est construit sur le modèle relationnel, qui vous permet d'établir des relations entre plusieurs ensembles de données.
Bien qu'ActivityInfo ait été conçu spécifiquement pour le S&E, la gestion de cas et d'autres cas d'utilisation requis par le secteur social, la plateforme ne fait aucune supposition sur le type de données que votre organisation pourrait gérer.
Voici un exemple des différents types de données avec lesquels vous pourriez travailler dans votre propre organisation :
Si vous êtes une ONG qui met en œuvre un certain nombre de projets de développement différents, vous pourriez avoir une liste de ces projets, et au sein de ces projets, vous pourriez avoir des informations sur les activités qui sont mises en œuvre, et ensuite vous pourriez avoir les détails sur chacune des mises en œuvre de ces activités. Entre ces ensembles de données, il existe des relations naturelles.
Hiérarchie des données
ActivityInfo utilise une hiérarchie intuitive pour organiser les données qui comprend des bases de données, des dossiers, des formulaires, des enregistrements et des champs :
Enregistrements
Au cœur de la hiérarchie se trouve l'enregistrement, qui représente une entité unique et discrète avec ses propres attributs et qui peut être séparée des autres entités de données. Les enregistrements représentent le plus souvent des individus, des objets, des événements, etc.
Champs
Chaque enregistrement que vous avez dans votre système peut être décrit par un certain nombre de champs. Les champs sont les attributs spécifiques qui décrivent quelque chose à propos de cet enregistrement.
Par exemple, si vous avez un enregistrement qui représente des individus, cet enregistrement pourrait avoir des champs qui représentent le nom de l'individu, sa date de naissance, ses coordonnées, etc.
Formulaires
Si vous avez plusieurs enregistrements qui appartiennent à la même catégorie, qui ont le même ensemble de champs qui les décrivent, vous pouvez collecter ces enregistrements dans un formulaire. Vous pourriez avoir un formulaire pour les individus, un autre formulaire pour les activités et un autre formulaire pour les projets. Les formulaires dans ActivityInfo sont le principal moyen par lequel vous introduisez des données dans votre base de données.
Dossiers
Si vous avez de nombreux formulaires, vous pouvez les organiser dans différents dossiers. Tout comme vous regrouperiez des fichiers liés au même projet ou au même secteur dans votre propre ordinateur, les dossiers dans ActivityInfo fonctionnent de la même manière. Cela aide vos utilisateurs à trouver les formulaires dont ils ont besoin lorsqu'il y a de nombreux formulaires.
Base de données
Enfin, au sommet de cette hiérarchie, vous avez votre base de données. La base de données est l'endroit où tous vos formulaires et dossiers sont stockés. C'est le conteneur global où se trouvent toutes les données. C'est essentiellement l'espace de travail où vous collaborez avec vos collègues et les autres utilisateurs de la base de données sur le même ensemble de données.
Voyons comment nous appliquerions cette hiérarchie à l'un des ensembles de données du début de l'article. Si vous visualisez une liste de projets sous forme de tableau, alors le tableau des projets serait organisé comme un formulaire ActivityInfo. Les colonnes, "Code du projet" et "Nom du projet" décrivent différents attributs d'un projet, seraient représentées comme des champs dans ActivityInfo. Et enfin, les lignes du tableau seraient ajoutées comme enregistrements au formulaire.
Cette hiérarchie se reflète dans l'interface utilisateur d'ActivityInfo. Lorsque vous naviguez vers un formulaire, vous trouverez chacun de ces éléments dans la hiérarchie représentée :
Types de champs
ActivityInfo prend en charge une large gamme de types de champs qui vous permettent de décrire les enregistrements dans votre système, allant du structuré au non structuré.
Champs clés
Les champs clés sont une fonctionnalité importante dans ActivityInfo. Les champs clés vous permettent d'identifier de manière unique les enregistrements pour vous assurer que les utilisateurs ne saisissent pas d'informations en double dans le même formulaire. Ceci est également très important car cela vous permet d'établir des connexions entre différents formulaires grâce à la possibilité d'identifier des enregistrements spécifiques dans un formulaire.
Relations
ActivityInfo fournit deux types de champs qui vous permettent de relier les formulaires entre eux.
Relations
Les premiers sont les champs de référence, qui vous permettent de créer une relation un-à-plusieurs entre deux formulaires.
Ceci est très utile lorsque vous avez une liste d'informations qui doit être référencée par de nombreux formulaires dans votre base de données. Les exemples incluent des listes de zones géographiques, des listes d'installations, etc. Les champs de référence vous donnent la possibilité de connecter différents formulaires à cette liste standard que vous n'auriez besoin de maintenir qu'une seule fois.
La deuxième fonctionnalité est les champs de sous-formulaire. Les champs de sous-formulaire sont similaires aux champs de référence, mais appliquent une relation parent-enfant entre deux formulaires. Ceci est utile lorsque vous devez capturer des informations récurrentes ou répétitives.
Les cas d'utilisation des sous-formulaires incluent la collecte des résultats des indicateurs sur une base mensuelle ou la collecte de données sur les membres du ménage lors d'une enquête auprès des ménages.
Rôles
La base de données est votre lieu de travail global où vous inviteriez d'autres utilisateurs dans votre base de données. Lorsque vous invitez un utilisateur dans votre base de données, vous lui attribuez un rôle spécifique. Les rôles dans ActivityInfo sont une collection d'autorisations spécifiques, c'est-à-dire les actions spécifiques qu'un utilisateur peut entreprendre dans cette base de données. Cela peut donc représenter des actions telles que l'ajout ou la modification, la conception de formulaires, la gestion d'autres utilisateurs ou la gestion de rapports.