Introduction
ActivityInfo est avant tout une base de données relationnelle. ActivityInfo est construit sur le modèle relationnel, ce qui vous permet d'établir des relations entre plusieurs ensembles de données.
Bien qu'ActivityInfo ait été spécialement conçu pour le S&E, la gestion de cas et d'autres cas d'utilisation requis par le secteur social, la plateforme ne fait aucune supposition sur le type de données que votre organisation pourrait gérer.
Voici un exemple des différents types de données avec lesquels vous pourriez travailler au sein de votre propre organisation :
Si vous êtes une ONG qui met en œuvre un certain nombre de projets de développement différents, vous pourriez avoir une liste de ces projets, et au sein de ces projets, vous pourriez avoir des informations sur les activités qui sont mises en œuvre, et ensuite, vous pourriez avoir les détails sur chacune des mises en œuvre de ces activités. Entre ces ensembles de données, il existe des relations naturelles.
Hiérarchie des données
ActivityInfo utilise une hiérarchie intuitive pour organiser les données qui contient des bases de données, des dossiers, des formulaires, des enregistrements et des champs :
Enregistrements
Au cœur de la hiérarchie se trouve l'enregistrement, qui représente une entité unique et distincte avec ses propres attributs et qui peut être séparée des autres entités de données. Un enregistrement représente le plus souvent des individus, des objets, des événements, etc.
Champs
Chaque enregistrement que vous avez dans votre système peut être décrit par un certain nombre de champs. Les champs sont les attributs spécifiques qui décrivent quelque chose à propos de cet enregistrement.
Par exemple, si vous avez un enregistrement qui représente des individus, cet enregistrement pourrait avoir des champs qui représentent le nom de l'individu, sa date de naissance, ses informations de contact, etc.
Formulaires
Si vous avez plusieurs enregistrements qui appartiennent à la même catégorie, qui ont le même ensemble de champs pour les décrire, vous pouvez collecter ces enregistrements dans un formulaire. Vous pourriez avoir un formulaire pour les individus, un autre formulaire pour les activités, et un autre pour les projets. Dans ActivityInfo, les formulaires sont le principal moyen d'importer des données dans votre base de données.
Dossiers
Si vous avez de nombreux formulaires, vous voudrez peut-être les organiser dans différents dossiers. Ainsi, tout comme vous regrouperiez des fichiers liés au même projet ou au même secteur sur votre propre ordinateur, les dossiers dans ActivityInfo fonctionnent de la même manière. Cela aide vos utilisateurs à trouver les formulaires dont ils ont besoin lorsqu'il y en a beaucoup.
Base de données
Enfin, au sommet de cette hiérarchie, vous avez votre base de données. La base de données est l'endroit où tous vos formulaires et dossiers sont stockés. C'est le conteneur global où se trouvent toutes les données. C'est essentiellement l'espace de travail où vous collaborez avec vos collègues et d'autres utilisateurs de la base de données sur le même ensemble de données.
Voyons comment nous appliquerions cette hiérarchie à l'un des ensembles de données du début de l'article. Si vous visualisez une liste de projets sous forme de tableau, alors le tableau des projets serait organisé comme un formulaire ActivityInfo. Les colonnes, « Code de projet » et « Nom du projet », qui décrivent différents attributs d'un projet, seraient représentées comme des champs dans ActivityInfo. Et enfin, les lignes du tableau seraient ajoutées comme des enregistrements au formulaire.
Cette hiérarchie se reflète dans l'interface utilisateur d'ActivityInfo. Lorsque vous allez à un formulaire, vous trouverez chacun de ces éléments de la hiérarchie représenté :
Types de champs
ActivityInfo prend en charge une large gamme de types de champs qui vous permettent de décrire les enregistrements de votre système, allant du structuré au non structuré.
Champs clés
Les champs clés sont une fonctionnalité importante dans ActivityInfo. Les champs clés vous permettent d'identifier de manière unique les enregistrements pour vous assurer que les utilisateurs ne saisissent pas d'informations en double dans le même formulaire. C'est également très important car cela vous permet de créer des liens entre différents formulaires grâce à la capacité d'identifier des enregistrements spécifiques dans un formulaire.
Relations
ActivityInfo fournit deux types de champs qui vous permettent de relier les formulaires les uns aux autres.
Relations
Les premiers sont les champs de référence, qui vous permettent de créer une relation un-à-plusieurs entre deux formulaires.
Ceci est très utile lorsque vous avez une liste d'informations à laquelle de nombreux formulaires de votre base de données doivent se référer. Les exemples incluent des listes de zones géographiques, des listes d'installations, etc. Les champs de référence vous donnent la possibilité de connecter différents formulaires à cette seule liste standard que vous n'aurez à maintenir qu'une seule fois.
La deuxième fonctionnalité est les champs de sous-formulaire. Les champs de sous-formulaire sont similaires aux champs de référence, mais imposent une relation parent-enfant entre deux formulaires. Ceci est utile lorsque vous devez capturer des informations récurrentes ou répétitives.
Les cas d'utilisation des sous-formulaires incluent la collecte des résultats d'indicateurs sur une base mensuelle, ou la collecte de données sur les membres d'un ménage lors d'une enquête auprès des ménages.
Rôles
La base de données est votre espace de travail global où vous inviteriez d'autres utilisateurs. Lorsque vous invitez un utilisateur dans votre base de données, vous lui attribuez un rôle spécifique. Dans ActivityInfo, les rôles sont une collecte d'autorisations spécifiques, c'est-à-dire les actions spécifiques qu'un utilisateur peut effectuer au sein de cette base de données. Celles-ci peuvent donc représenter des choses comme l'ajout ou la modification, la conception de formulaires, la gestion d'autres utilisateurs ou la gestion de rapports.