Introducción
ActivityInfo es ante todo una base de datos relacional. ActivityInfo está construido sobre el modelo relacional, que le permite establecer relaciones entre múltiples conjuntos de datos.
Aunque ActivityInfo ha sido diseñado específicamente para el M&E, la gestión de casos y otros casos de uso requeridos por el sector social, la plataforma no hace ninguna suposición sobre qué tipo de datos podría estar gestionando su organización.
A continuación, se muestra un ejemplo de los diferentes tipos de datos con los que podría estar trabajando en su propia organización:
Si usted es una ONG que implementa un número de diferentes proyectos de desarrollo, podría tener una lista de esos proyectos, y dentro de esos proyectos podría tener información sobre las actividades que se están implementando, y luego además podría tener los detalles sobre cada una de las implementaciones de esas actividades. Entre estos conjuntos de datos, existen relaciones que se producen de forma natural.
Jerarquía de datos
ActivityInfo utiliza una jerarquía intuitiva para organizar los datos que incluye bases de datos, carpetas, formularios, registros y campos:
Registros
En el corazón de la jerarquía está el registro, que representa una entidad única y discreta con sus propios atributos y es algo que puede separarse de otras entidades de datos. Los registros representan más comúnmente individuos, objetos, eventos y así sucesivamente.
Campos
Cada registro que tenga en su sistema puede ser descrito por un número de campos. Los campos son los atributos específicos que describen algo sobre ese registro.
Por ejemplo, si tiene un registro que representa a individuos, ese registro podría tener campos que representen el nombre del individuo, su fecha de nacimiento, su información de contacto, etc.
Formularios
Si tiene varios registros que pertenecen a la misma categoría, que tienen el mismo conjunto de campos que los describen, puede recopilar esos registros dentro de un formulario. Podría tener un formulario para individuos, otro formulario para actividades y otro formulario para proyectos. Los formularios en ActivityInfo son la principal forma en que introduce datos en su base de datos.
Carpetas
Si tiene muchos formularios, es posible que desee organizarlos en diferentes carpetas. Así como agruparía los archivos relacionados con el mismo proyecto o el mismo sector en su propio ordenador, las carpetas en ActivityInfo funcionan de la misma manera. Ayuda a sus usuarios a encontrar los formularios que necesitan cuando hay muchos formularios.
Base de datos
Finalmente, en la parte superior de esta jerarquía, tiene su base de datos. La base de datos es donde se almacenan todos sus formularios y carpetas. Este es el contenedor general de donde se encuentran todos los datos. Este es esencialmente el espacio de trabajo donde colabora con sus compañeros de trabajo y otros usuarios de la base de datos en el mismo conjunto de datos.
Echemos un vistazo a cómo aplicaríamos esta jerarquía a uno de los conjuntos de datos del principio del artículo. Si visualiza una lista de proyectos como una tabla, entonces la tabla de proyectos se organizaría como un formulario de ActivityInfo. Las columnas, "Código de proyecto" y "Nombre del proyecto" describen diferentes atributos de un proyecto, se representarían como campos en ActivityInfo. Y, por último, las filas de la tabla se añadirían como registros al formulario.
Esta jerarquía se refleja en la interfaz de usuario de ActivityInfo. Cuando navega a un formulario, encontrará cada uno de estos elementos representados en la jerarquía:
Tipos de campos
ActivityInfo soporta una amplia gama de tipos de campos que le permiten describir los registros en su sistema, que van desde estructurados a no estructurados
Campos clave
Los campos clave son una característica importante en ActivityInfo. Los campos clave le permiten identificar de forma única los registros para asegurarse de que los usuarios no están introduciendo información duplicada dentro del mismo formulario. Esto también es muy importante, ya que le permite establecer conexiones entre diferentes formularios gracias a la capacidad de identificar registros específicos en un formulario.
Relaciones
ActivityInfo proporciona dos tipos de campos que le permiten relacionar formularios entre sí.
Relaciones
Los primeros son los campos de referencia, que le permiten crear una relación de uno a muchos entre dos formularios.
Esto es muy útil cuando tiene una lista de información a la que necesitan referirse muchos formularios en su base de datos. Los ejemplos incluyen listas de áreas geográficas, listas de instalaciones, etc. Los campos de referencia le dan la capacidad de conectar diferentes formularios a esta lista estándar que sólo necesitaría mantener una vez.
La segunda característica son los campos de subformulario. Los campos de subformulario son similares a los campos de referencia, pero imponen una relación padre-hijo entre dos formularios. Esto es útil cuando necesita capturar información recurrente o repetitiva.
Algunos casos de uso de los subformularios son la recopilación de resultados de indicadores mensualmente o la recopilación de datos sobre los miembros del hogar durante una encuesta de hogares.
Roles
La base de datos es su lugar de trabajo general donde invitaría a otros usuarios a su base de datos. Cuando invita a un usuario a su base de datos, le asigna un rol específico. Los roles en ActivityInfo son una colección de permisos específicos, es decir, las acciones específicas que un usuario puede realizar dentro de esa base de datos. Así, pueden representar cosas como añadir o editar, diseñar formularios, gestionar otros usuarios o gestionar informes.