Introducción
ActivityInfo es, ante todo, una base de datos relacional. ActivityInfo se basa en el modelo relacional, que le permite establecer relaciones entre múltiples conjuntos de datos.
Aunque ActivityInfo ha sido diseñado específicamente para M&E, la administración de casos y otros casos de uso requeridos por el sector social, la plataforma no hace ninguna suposición sobre el tipo de datos que su organización podría estar administrando.
A continuación se muestra un ejemplo de los diferentes tipos de datos con los que podría estar trabajando en su propia organización:
si usted es una ONG que implementa una serie de proyectos de desarrollo diferentes, podría tener una lista de esos proyectos, y dentro de esos proyectos podría tener información sobre las actividades que se están implementando, y además podría tener los detalles sobre cada una de las implementaciones para esas actividades. Entre estos conjuntos de datos, existen relaciones que se producen de forma natural.
Jerarquía de datos
ActivityInfo utiliza una jerarquía intuitiva para organizar los datos que incluye bases de datos, carpetas, formularios, registros y campos:
Registros
En el corazón de la jerarquía se encuentra el registro, que representa una entidad única y discreta con sus propios atributos y es algo que puede separarse de otras entidades de datos. Los registros representan más comúnmente individuos, objetos, eventos, etc.
Campos
Cada registro que tiene en su sistema puede ser descrito por una serie de campos. Los campos son los atributos específicos que describen algo sobre ese registro.
Por ejemplo, si tiene un registro que representa a individuos, ese registro podría tener campos que representen el nombre del individuo, su fecha de nacimiento, su información de contacto, etc.
Formularios
Si tiene múltiples registros que pertenecen a la misma categoría, que tienen el mismo conjunto de campos que los describen, puede recopilar esos registros dentro de un formulario. Podría tener un formulario para individuos, otro para actividades y otro para proyectos. Los formularios en ActivityInfo son la principal forma de introducir datos en su base de datos.
Carpetas
Si tiene muchos formularios, puede que desee organizarlos en diferentes carpetas. Así como agruparía archivos relacionados con el mismo proyecto o el mismo sector en su propio ordenador, las carpetas en ActivityInfo funcionan de manera muy similar. Ayuda a sus usuarios a encontrar los formularios que necesitan cuando hay muchos formularios.
Base de datos
Finalmente, en la cima de esta jerarquía, tiene su base de datos. La base de datos es donde se almacenan todos sus formularios y carpetas. Este es el contenedor general donde se encuentran todos los datos. Es esencialmente el espacio de trabajo donde colabora con sus compañeros de trabajo y otros usuarios de la base de datos en el mismo conjunto de datos.
Echemos un vistazo a cómo aplicaríamos esta jerarquía a uno de los conjuntos de datos del principio del artículo. Si visualiza una lista de proyectos como una tabla, entonces la tabla de proyectos se organizaría como un formulario de ActivityInfo. Las columnas, "Código de Proyecto" y "Nombre del Proyecto", que describen diferentes atributos de un proyecto, se representarían como campos en ActivityInfo. Y finalmente, las filas de la tabla se añadirían como registros al formulario.
Esta jerarquía se refleja en la interfaz de usuario de ActivityInfo. Cuando navegue a un formulario, encontrará cada uno de estos elementos de la jerarquía representados:
Tipos de Campo
ActivityInfo admite una amplia gama de tipos de campo que le permiten describir los registros de su sistema, desde estructurados hasta no estructurados
Campos clave
Los Campos clave son una característica importante en ActivityInfo. Los campos clave le permiten identificar de forma única los registros para asegurarse de que los usuarios no introduzcan información duplicada dentro del mismo formulario. Esto también es muy importante ya que le permite establecer conexiones entre diferentes formularios gracias a la capacidad de identificar registros específicos en un formulario.
Relaciones
ActivityInfo proporciona dos tipos de campo que le permiten relacionar formularios entre sí.
Relaciones
Los primeros son los campos de referencia, que le permiten crear una relación de uno a muchos entre dos formularios.
Esto es muy útil cuando tiene una lista de información a la que deben hacer referencia muchos formularios en su base de datos. Los ejemplos incluyen listas de áreas geográficas, listas de instalaciones, etc. Los campos de referencia le dan la capacidad de conectar diferentes formularios a esta única lista estándar que solo necesitaría mantener una vez.
La segunda característica son los campos de subformulario. Los campos de subformulario son similares a los campos de referencia, pero imponen una relación principal-secundario entre dos formularios. Esto es útil cuando necesita capturar información recurrente o repetitiva.
Los casos de uso de ejemplo para los subformularios incluyen la recolección de resultados de indicadores mensualmente, o la recolección de datos sobre los miembros del hogar durante una encuesta de hogares.
Roles
La base de datos es su espacio de trabajo general donde invitaría a otros usuarios a su base de datos. Cuando invita a un usuario a su base de datos, le asigna un rol específico. Los roles en ActivityInfo son una recolección de permisos específicos, es decir, las acciones específicas que un usuario puede realizar dentro de esa base de datos. Así, estos pueden representar cosas como añadir o editar, diseñar formularios, administrar a otros usuarios o administrar informes.