Créer une base de données à partir d'un cadre logique

Langue: Français
Cet article a été traduit de l'anglais par IA et peut contenir des erreurs. Vos commentaires nous aideront à l'améliorer.

Dans ce tutoriel, vous partirez d'un cadre logique pour aboutir à une base de données contenant des formulaires pour la collecte de données, quelques enregistrements et un rapport. Un assistant IA effectue le travail répétitif de transformation des indicateurs en champs, et vous examinez et corrigez ce qu'il produit.

Vous utiliserez Claude, mais les étapes fonctionnent avec n'importe quel assistant de ce manuel.

Ce que vous apprendrez :

  • comment demander à un assistant de lire un cadre logique et de proposer une conception de formulaire,
  • comment examiner cette proposition avant que quoi que ce soit ne soit créé,
  • comment demander à l'assistant de créer puis d'affiner les formulaires, et
  • où un assistant est utile et où vous devez prendre les décisions vous-même.

Ce dont vous avez besoin

  • Un compte ActivityInfo et l'autorisation de créer une base de données.
  • Un assistant IA connecté à ActivityInfo. Voir Connecter Claude à ActivityInfo.
  • L'autorisation doit autoriser les modifications, car vous créerez des formulaires et ajouterez des enregistrements. Si vous n'avez accordé qu'un accès en lecture seule, reconnectez-vous et autorisez les modifications.

Travaillez dans une base de données que vous créez pour ce tutoriel, pas dans une base de données active.

Étape 1 : Créer une base de données vide

  1. Sur la page de la Liste des bases de données, cliquez sur « Ajouter une base de données ».
  2. Nommez-la Logframe tutorial.
  3. Ouvrez les « Paramètres de la base de données », cliquez sur « Sécurité », et sélectionnez « Activer le serveur MCP pour cette base de données ».

Rien d'autre n'est nécessaire. L'assistant créera les dossiers et les formulaires.

Étape 2 : Fournir le cadre logique à l'assistant

Commencez une nouvelle discussion avec ActivityInfo activé, et collez ce qui suit. Il s'agit d'un cadre logique court pour un projet d'eau et d'assainissement, ce qui est suffisant pour montrer le modèle.

Voici un cadre logique pour un projet. Lisez-le, mais ne créez rien pour l'instant.

Objectif : Amélioration de la santé des ménages déplacés dans le district de Nyala.

Résultat 1 : Les ménages déplacés ont un accès fiable à l'eau potable.
  Indicateur 1.1 : Nombre de ménages ayant accès à au moins 15 litres d'eau potable
                 par personne et par jour. Cible : 2 400 ménages. Mesuré trimestriellement.
  Indicateur 1.2 : Pourcentage de points d'eau avec un chlore résiduel dans la plage
                 de sécurité. Cible : 90 %. Mesuré mensuellement à chaque point d'eau.

Résultat 2 : Les ménages pratiquent une hygiène sûre.
  Indicateur 2.1 : Nombre de personnes atteintes par les sessions de promotion de l'hygiène,
                 ventilées par sexe et par groupe d'âge. Cible : 12 000 personnes.
  Indicateur 2.2 : Pourcentage de ménages disposant d'un poste de lavage des mains avec du savon.
                 Cible : 65 %. Mesuré par une enquête auprès des ménages deux fois par an.

Activités : réhabilitation des points d'eau, distribution de kits d'hygiène,
            sessions de promotion de l'hygiène, enquêtes auprès des ménages.

Étape 3 : Demander une conception, pas des formulaires

Demandez d'abord à l'assistant de proposer une conception. C'est l'habitude la plus importante de ce tutoriel : vous examinez le plan tant qu'il est encore peu coûteux de le modifier.

Proposez un ensemble de formulaires ActivityInfo pour collecter les données nécessaires à ces indicateurs.

Pour chaque formulaire, dites-moi :
- ce que représente un enregistrement,
- les champs, avec leur type et s'ils sont obligatoires, et
- à quel indicateur chaque formulaire contribue.

Expliquez quelles mesures nécessitent leur propre formulaire et lesquelles doivent être regroupées dans un seul formulaire.
Ne créez rien pour l'instant.

L'assistant propose quelque chose de proche de ceci :

  • un formulaire Points d'eau, un enregistrement par point d'eau, contenant son nom, son emplacement et son type,
  • un formulaire Tests de chlore, un enregistrement par test à un point d'eau, faisant référence au formulaire Points d'eau,
  • un formulaire Ménages, un enregistrement par ménage, avec la taille et l'emplacement du ménage,
  • un formulaire Sessions d'hygiène, un enregistrement par session, avec les participants ventilés par sexe et groupe d'âge, et
  • un formulaire Enquête auprès des ménages, un enregistrement par visite de ménage, avec la question sur le poste de lavage des mains.

Étape 4 : Examiner la proposition

Lisez la proposition en vous posant trois questions. C'est à vous de juger, pas à l'assistant.

Est-ce qu'un enregistrement correspond à une seule chose ? Un formulaire qui mélange les points d'eau et les tests sur ces points d'eau vous posera des problèmes plus tard. Demandez à l'assistant de les séparer s'il les a combinés.

Les mesures répétées sont-elles séparées de l'objet mesuré ? Le chlore est testé mensuellement à chaque point d'eau, donc les tests doivent figurer dans leur propre formulaire qui fait référence aux Points d'eau, ou dans un de ses sous-formulaires. Demandez ce qu'il propose et pourquoi.

Y a-t-il un champ de texte libre qui devrait être une sélection ? Le texte libre ne peut pas être agrégé. Insistez :

Lesquels des champs que vous proposez sont du texte libre ? Pour chacun, dites-moi s'il pourrait être un
champ de sélection unique ou un champ de référence à la place, et quelles seraient les options.

Demandez ensuite la correction la plus importante en pratique :

L'indicateur 1.1 compte les ménages ayant accès à au moins 15 litres par personne et par jour.
À partir de quel formulaire et de quels champs ce nombre sera-t-il calculé ? Montrez-moi comment.

Si l'assistant ne peut pas répondre à cela, la conception ne prend pas encore en charge l'indicateur, et la solution est une modification de la conception plutôt qu'une instruction plus complexe.

Étape 5 : Créer les formulaires

Lorsque la proposition est solide, demandez sa création :

Créez ces formulaires dans la base de données Logframe tutorial.

Placez les formulaires relatifs à l'eau dans un dossier appelé Eau, et les formulaires relatifs à l'hygiène dans un dossier appelé Hygiène.
Donnez un code à chaque champ. Rendez les champs obligatoires sauf s'il y a une bonne raison de ne pas le faire.
Utilisez des champs de sélection unique ou de référence plutôt que du texte libre lorsque c'est possible.
Lorsque vous avez terminé, listez ce que vous avez créé.

Ouvrez maintenant la base de données dans ActivityInfo et regardez ce qui a été fait. Vérifiez les types de champs, les indicateurs obligatoires et les champs de référence. Il s'agit d'un premier brouillon, et le but est de le traiter comme tel.

Étape 6 : Affiner un formulaire

Deux modifications dont vous aurez presque toujours besoin. Demandez-les une par une, et vérifiez le résultat après chacune.

Ajoutez un champ que le cadre logique implique mais ne mentionne pas explicitement :

Ajoutez un champ au formulaire Points d'eau pour enregistrer la date de réhabilitation du point d'eau.

Modifiez un champ sur place :

Dans le formulaire Ménages, renommez le champ « Taille » en « Taille du ménage », et ajoutez une description
expliquant qu'il compte les personnes qui dorment habituellement dans le ménage.

Modifier un champ de cette manière conserve le champ et toutes les données qui y ont déjà été saisies. La suppression d'un champ est l'opération avec laquelle il faut être prudent, car elle supprime également les données qui y ont été saisies. Si vous demandez à l'assistant de supprimer quelque chose, demandez-lui d'abord de vous dire ce qui sera perdu :

Quels champs seraient supprimés si vous supprimiez les champs que vous venez d'ajouter, et des données seraient-elles perdues ?

Étape 7 : Saisir quelques enregistrements

Vous avez besoin de données pour qu'un rapport ait un sens.

Ajoutez trois points d'eau au formulaire Points d'eau, avec des noms et des emplacements plausibles pour
le district de Nyala. Ensuite, ajoutez deux tests de chlore pour chaque point d'eau, au cours des deux derniers mois.

Ouvrez les formulaires et vérifiez les enregistrements. Regardez en particulier si les tests de chlore pointent vers les bons points d'eau, car un champ de référence rempli à partir d'un nom est l'endroit où un assistant fait le plus souvent une erreur.

Étape 8 : Créer un rapport

Créez un rapport appelé « Suivi de l'eau » dans cette base de données, avec deux analyses :
- le nombre de tests de chlore par point d'eau et par mois, et
- le pourcentage de tests dans la plage de chlore sûre, par mois.

L'assistant renvoie un lien vers le rapport. Ouvrez-le et comparez-le avec les enregistrements que vous avez ajoutés. Avec trois points d'eau et six tests, vous pouvez vérifier les chiffres à la main, ce qui est exactement la raison pour laquelle cette étape intervient alors que la base de données est encore petite.

Ce que vous avez appris

Vous avez produit un ensemble de formulaires fonctionnels à partir d'un cadre logique en une seule session, et l'assistant s'est chargé de la saisie. Trois choses ont contribué à ce résultat :

  • Vous avez demandé une conception avant de demander des formulaires. Examiner une proposition prend une minute. Retravailler douze formulaires créés à partir d'une mauvaise compréhension coûte un après-midi.
  • Vous avez vérifié les chiffres tant qu'ils étaient assez petits pour être vérifiés. Un assistant rapporte un chiffre erroné avec la même assurance qu'un chiffre correct.
  • Vous avez pris les décisions de conception. Ce que représente un enregistrement, quelles mesures sont séparées, et quels champs doivent être une sélection sont des décisions qui ont des conséquences des années plus tard. Un assistant propose ; vous décidez.

Prochaines étapes

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