Un guide complet pour une base de données de suivi et d'évaluation au niveau du projet

En tant que praticien du suivi et de l'évaluation, vous devez avoir une vue d'ensemble complète d'un ou plusieurs projets de votre organisation. Vous devez être en mesure de suivre les performances de chaque projet, d'évaluer leur impact et d'en informer toutes les parties prenantes concernées.

Pour ce faire, vous développez un ensemble d'outils tels que :

  • une théorie du changement (ToC)
  • un cadre logique ou un cadre de résultats
  • un plan de S&E ou MEAL
  • outils de collecte de données

Vous avez très probablement une compréhension claire des résultats que vous souhaitez atteindre grâce au projet, des activités que vous devez mettre en œuvre, des cibles et des indicateurs également.

Cependant, une fois que vous avez commencé à mettre en œuvre les activités du projet, vous pourriez vous rendre compte que cela ne suffit pas. Vous et vos collègues pouvez trouver des données dans différents emplacements et formats, des feuilles de calcul en double ou obsolètes peuvent encore circuler entre les parties prenantes et répondre aux questions clés sur votre projet commence à devenir une tâche ardue.

Dans ce guide, nous examinerons le concept d'une base de données au niveau du projet pour simplifier vos efforts de suivi et d'évaluation. Nous explorerons :

  • pourquoi et comment une telle base de données vous aidera à mieux comprendre les données du projet
  • principales caractéristiques d'une base de données efficace au niveau du projet
  • 5 étapes pour mettre en place une telle base de données
  • comment concevoir une base de données simple dans ActivityInfo

Pour une plongée approfondie dans les principes de conception de base de données, consultez notre webinaire « Principes de conception de base de données et conception d'une nouvelle base de données dans ActivityInfo ».

1. Pourquoi créer une base de données de S&E au niveau du projet ?

Une base de données vous permet de stocker et de gérer les données liées à votre projet en un seul endroit. Par rapport aux feuilles de calcul, les bases de données sont plus flexibles et vous permettent de travailler avec des volumes de données beaucoup plus importants. Voyons comment cela fait une différence lors de la mise en œuvre du projet :

Pourquoi remplacer un tableur par une base de données ?

Il peut être utile d'investir du temps et des efforts dans la conception d'une base de données à la place d'une feuille de calcul pour :

  • Maximisez l'efficacité des workflows de données : de cette façon, la duplication des efforts est minimisée et vous pouvez maximiser la valeur de chaque point de données stocké dans la base de données.
  • Minimiser le stockage global et la taille de la base de données ; par conséquent réduire le coût de maintenance de la base de données et améliorer les performances globales.
  • Minimiser la nécessité d'une future restructuration coûteuse et chronophage, si la structure initiale s'avère insuffisante pour les nouvelles exigences.

Une base de données permet une collaboration basée sur les données entre toutes les parties prenantes du projet

Lorsque vous commencez à travailler sur un projet, vous êtes entouré de diverses parties prenantes avec des besoins et des questions différents auxquels il est possible de répondre avec les données du projet. Un exercice de cartographie vous aidera à voir clairement qui sont ces parties prenantes pour votre projet. Les exemples comprennent:

  • Chargés de projet mettant en œuvre le projet
  • Chefs de projet supervisant la mise en œuvre
  • Chefs de programme et haute direction
  • Donateurs
  • Organisations partenaires
  • Siège social et autres départements de l'organisation
  • Et bien sûr les bénéficiaires

Pour pouvoir répondre à des questions aussi diverses, vous devez avoir accès à une seule source de vérité et être capable de la manipuler de manière à obtenir des réponses pertinentes.

Grâce à une base de données, les parties prenantes peuvent agir sur les données en toute confiance

Lorsque vous disposez d'une source unique d'informations dans une base de données, vous pouvez toujours disposer d'une description précise du dernier état du projet. Vous pouvez :

  • Résumez les données pour comprendre les performances globales.
  • Triez les données pour détecter les segments les plus performants.
  • Filtrez les différents segments d'informations pour comprendre comment les résultats sont répartis entre différents groupes démographiques ou emplacements.
  • Harmoniser les résultats à travers un ensemble standard d'indicateurs.
  • Comprendre les relations entre les données et révéler des informations.
  • Suivez les changements dans le temps.

Comme toutes les parties prenantes peuvent accéder à des données de haute qualité en cas de besoin, toutes les personnes impliquées peuvent prendre des mesures en toute confiance.

2. À quoi ressemble une bonne base de données au niveau du projet ?

Afin de tirer le meilleur parti d'une base de données, elle doit être conçue de manière efficace. Avant de commencer la conception d'une base de données, nous devons établir qu'il doit y avoir un équilibre entre deux principes généraux qui s'y rapportent :

  • Principe 1 - Minimiser la redondance des données : les données ajoutées à la base de données ne doivent pas être répétées inutilement
  • Principe 2 - Maximiser l'intégrité des données : les données collectées couvrent tous les éléments nécessaires à une compréhension holistique des différentes caractéristiques du projet.

Pour affiner davantage la base de données, nous devons répondre aux questions suivantes :

QuestionsActions et exemples
Quelles données voulons-nous inclure dans la base de données du projet et comment sont-elles liées les unes aux autres ?En examinant la TdC, le cadre logique et le plan de S&E, nous devons répertorier toutes les données exploitables qui doivent être saisies dans la base de données. Ensuite, nous devons cartographier les relations entre ces points de données.

Par exemple : Activités, lieux, partenaires de mise en œuvre, indicateurs,inventaires, bénéficiaires, etc.
Qui peut accéder à cette base de données ?Ensuite, nous devons définir des règles claires sur qui a besoin d'accéder à quelles données et ce qu'ils devraient pouvoir faire avec ces données.

Par exemple : Les responsables de projet travaillant sur la mise en œuvre quotidienne des activités doivent saisir des données sur les activités, mais les chefs de projet doivent être en mesure de travailler avec les données pour créer des rapports.
Comment allons-nous gérer les changements ?Des facteurs externes ou internes peuvent nécessiter des modifications urgentes ou fréquentes des données collectées. Cela peut avoir un impact important sur la conception de la base de données, si elle n'est pas suffisamment flexible pour s'adapter facilement à ces changements.

Par exemple : Activités de formation pendant le COVID : nouveaux besoins de désagrégation des données entre sur site et en ligne en milieu d'année.
Quand les données seront-elles disponibles pour chaque groupe de parties prenantes ?Une base de données efficace garantit que les données sont saisies et peuvent être mises à disposition en temps opportun pour répondre aux divers besoins de reporting des parties prenantes.

Par exemple : Reporting : hebdomadaire pour les chargés de projet, mensuel pour les chefs de projet, trimestriel pour la haute direction.

3. Conception efficace de la base de données au niveau du projet en 5 étapes

Pour aller plus loin, examinons 5 étapes clés pour mettre en place une base de données de S&E au niveau du projet. Il s'agit d'un outil utile pour démarrer à partir de zéro ou pour vous aider à passer d'une feuille de calcul à une base de données.

ÉtapesActions et exemples
Étape 1 : Identifiez les entitésDressez la liste de toutes les entités (les blocs de construction de base) impliquées dans le projet. La ToC et le LogFrame peuvent vous aider à identifier toutes les entités nécessaires à inclure dans la base de données.

Par exemple :
Entités : Bénéficiaires, Cours de formation, Sessions de formation
Étape 2 : Identifiez les attributsExaminez de près les besoins de chaque partie prenante pour comprendre quel type de données est nécessaire pour chaque entité identifiée pour chaque partie prenante. Notez toute exigence de données désagrégées, car vous devrez également les collecter. Pensez au type de données nécessaire pour chaque attribut (par exemple, texte, quantité, liste, date, etc.)

Par exemple :
1. Entité : Cours de formation Attributs : nom du cours (texte), instructeur (texte), lieu (avec désagrégation en ligne et sur place) (liste d'options)
2. Entité : Sessions de formation Attributs : date, participants, nombre de participants
Étape 3 : Identifier les relationsCartographiez comment les entités sont liées les unes aux autres. Notez le sens de la relation avec les flèches. Notez la cardinalité (un vers un, un vers plusieurs, plusieurs vers un et plusieurs vers plusieurs) dans ces relations. Trouvez votre méthode préférée pour visualiser le modèle de données.

Par exemple :
1. Un cours de formation comprend plusieurs sessions de formation et une session de formation comprend plusieurs bénéficiaires.
2. Chaque bénéficiaire peut participer à plusieurs sessions de formation.
Étape 4 : Attribuer une ou plusieurs clésDéfinissez quel attribut identifie de manière unique chaque entité. Est-ce un attribut ou plusieurs ?
S'il y en a plus, vous pouvez avoir plus de clés (appelées "clé composée").


Par exemple :
Entité : Bénéficiaire
Attributs : Nom, date de naissance, lieu de naissance.
Clé(s) : Nom et date de naissance
Étape 5 : NormalisationOptimisez la base de données et établissez des liens plus clairs entre les données disponibles. Au lieu de rassembler toutes les données, divisez-les en plusieurs tables et assurez-vous de ne pas les répéter. Utilisez des clés pour lier des tables entre elles. Cela aide à éliminer les données redondantes et améliore l'intégrité des données. Gardez à l'esprit ce qui suit :

- Chaque attribut ne doit avoir qu'une seule valeur.
- Toutes les autres valeurs doivent être fonctionnellement dépendantes de la clé primaire.
- Pas de dépendances fonctionnelles transitives (c'est-à-dire que les autres attributs
ne doivent pas dépendre les uns des autres mais ne doivent dépendre que de la clé)

4. Créez une base de données dans ActivityInfo

ActivityInfo offre une solution de bout en bout pour la collecte, la gestion et l'analyse des données. En plus de collecter des données à l'aide d'une application mobile, vous pouvez importer des données d'autres systèmes afin de les gérer plus efficacement.

Mappage des étapes de conception de la base de données sur ActivityInfo

Dans ActivityInfo, chaque base de données peut contenir des dossiers avec des formulaires de collecte de données. À l'aide des formulaires de collecte de données, vous pouvez collecter des données relatives aux entités de votre projet - ici appelées enregistrements. Lorsque vous concevez des formulaires de collecte de données, vous utilisez des champs pour collecter les attributs qui définissent l'entité et pour définir les clés de la base de données. Les sous-formulaires vous permettent de créer des relations un-à-plusieurs entre les enregistrements parent et enfant. Les formulaires de référence vous permettent de créer des listes dynamiques standards auxquelles vos formulaires de collecte de données peuvent se référer.

Database structure in ActivityInfo
Database structure in ActivityInfo

NiveauRègle d'orExemples
Base de donnéesUn espace dédié pour une équipe discrète avec un cas d'usage précisUne base de données par bureau de pays
DossierCollection de formulaires relatifs à un thème communFormulaires regroupés dans des dossiers par secteur
FormulaireUn ensemble de données spécifique représentant une liste d'entités ayant chacune un ensemble commun d'attributsRegistre des bénéficiaires, enquête de base, liste des partenaires
EnregistrementUne entité individuelle et discrèteBénéficiaire, Partenaire, Activité
ChampUn attribut spécifique qui décrit l'entité d'une certaine façonNom, lieu, date

Conseils pour créer une base de données dans ActivityInfo

Les conseils suivants sont utiles si vous créez une base de données à partir de rien dans ActivityInfo :

  • Créer des formulaires de référence pour les listes standard qui seront utilisées à plusieurs endroits ; ajoutez ces formulaires dans un dossier pour les conserver ensemble.
  • Utilisez les sous-formulaires pour capturer des relations un à plusieurs. C'est pratique, si par exemple vous collectez des informations répétitives pour une entité.
  • Automatisez divers processus pour minimiser les erreurs et garantir l'intégrité des données : utilisez des masques de saisie, des règles de validation et des champs calculés.

Commencez avec votre propre base de données !

Nous proposons différents modèles de base de données que vous pouvez utiliser pour explorer les étapes décrites dans cet article. Pour vous entraîner avec des données similaires aux données utilisées dans cet article, vous pouvez utiliser le modèle de « base de données de suivi des formations ». La base de données est disponible en anglais mais vous pouvez traduire la structure et les formulaires.

La base de données comprend deux formulaires de référence où vous pouvez ajouter les formations et les institutions de formation où les formations sont dispensées. Il contient également trois formulaires de collecte de données ; un pour mesurer la portée des bénéficiaires et collecter la liste des participants, un pour une enquête d'évaluation post-formation et un pour créer un inventaire de tout le matériel qualitatif lié à la formation. Pour commencer, cliquez sur « Get started with the template ».

Vous pouvez également concevoir une base de données simple à partir de zéro. Pour commencer, suivez le tutoriel « Comment créer une base de données vierge (simple) sans partenaires ».

Vous pouvez essayer le logiciel ActivityInfo et expérimenter les bases de données avec un essai gratuit de 30. Vous souhaitez en savoir plus ou prolonger votre essai ? Alors, n'hésitez pas à nous contacter !