34 países usan ActivityInfo para simplificar la coordinación humanitaria; mejores prácticas de las implementaciones más grandes
Durante más de una década, ActivityInfo ha estado en el corazón de la respuesta humanitaria apoyando la coordinación y el monitoreo de la respuesta en todo el mundo. Hoy, 34 países y cientos de organizaciones están utilizando la plataforma para monitorear varios aspectos relacionados con la respuesta humanitaria nacional o regional y se espera que más países se unan a ActivityInfo el próximo año.
A medida que se acerca el nuevo año, los oficiales de gestión de la información de todo el mundo comienzan a planificar los requisitos de informes del nuevo año, pensando en implementar sistemas de gestión de la información nuevos o mejorados. Están estableciendo nuevos objetivos para empoderar a las organizaciones asociadas a fin de ayudarlas a enviar datos limpios y de calidad de manera oportuna.
El equipo de ActivityInfo discutió en profundidad con los Oficiales de Gestión de la Información de algunos de los lanzamientos más grandes en tres continentes sobre los procesos de informes, las estructuras de la base de datos de ActivityInfo y las lecciones clave aprendidas durante el año.
En este artículo, presentamos algunos aspectos destacados del trabajo de los equipos de gestión de información de ACNUR, OIM y UNOCHA. Exploramos su trabajo en el monitoreo de la Respuesta Humanitaria en Líbano, Uganda, Libia y en 17 países que trabajan en la Respuesta para Venezuela, con la esperanza de inspirar a los oficiales de gestión de información que desean simplificar la presentación de informes para la coordinación humanitaria a gran escala para 2022.
Puede descargar esta hoja (disponible en inglés) para obtener un resumen de las mejores prácticas y consejos compartidos directamente por los responsables de gestión de la información de todo el mundo y puede sumergirse en un análisis detallado de cada caso de uso en nuestra guía más extensa (disponible en inglés).
Seguimiento de los informes de los sectores para el Plan de respuesta a la crisis del Líbano
ACNUR y UNICEF, en colaboración con otras agencias de la ONU, reúnen a más de 250 organizaciones asociadas en el marco del Plan de respuesta a la crisis del Líbano para los refugiados sirios. La interagencia es responsable de la coordinación de la respuesta y utiliza más de 30 bases de datos en ActivityInfo que cubren varios aspectos como apelación, financiación, seguimiento, servicios prestados y gestión de casos para 12 sectores.
Para el seguimiento de los sectores, la interagencia asegura que todos los datos presentados por las 255 organizaciones asociadas involucradas en la Respuesta estén centralizados en un solo lugar, utilizando una base de datos de ActivityInfo y varias carpetas. Mediante funciones clave como formularios de referencia, reglas de validación y bloqueos, el equipo logra un alto nivel de control sobre los datos informados y crea relaciones entre los formularios y los datos enviados. Luego, mediante la API de ActivityInfo, el equipo de administración de la información se conecta a Power BI y crea productos de información pública.
Algunos de los consejos compartidos por el equipo de mensajería instantánea son:
- utilizar una única base de datos con carpetas para reunir más fácilmente los datos de todos los sectores,
- vincular formularios principales a formularios de referencia (por ejemplo, para proyectos comunes),
- usar reglas de validación y bloqueos para controlar los informes de los socios aún más y
- compartir el impacto de la organización aprovechando la facilidad de uso de la API de ActivityInfo
Nos gustaría agradecer al Sr. Maroun Sader, IMO en el Líbano interagencial y ACNUR por proporcionar la información sobre la base de datos de informes de sectores.
¿Desea obtener más información sobre la base de datos de seguimiento de informes de Sectores en el Líbano? Luego, lee el artículo completo o mira el siguiente video:
Mapeo de servicios para el Plan de Respuesta a la Crisis del Líbano
Otra herramienta creada por la interagencial en Líbano con la ayuda de ActivityInfo es el mapeo de servicios intersectoriales para el país. Cubriendo 4391 servicios, el sistema simplifica las referencias de personas, hogares o comunidades en riesgo de un proveedor de servicios a otro. La interagencia utiliza una base de datos en ActivityInfo para reunir a 161 organizaciones asociadas que informan sobre el estado de varios servicios. Luego, la base de datos se combina con software de visualización y correo electrónico para proporcionar una herramienta completa para encontrar, administrar y actualizar servicios en el Líbano. El tablero producido brinda fácil acceso a cualquiera que necesite encontrar un servicio específico o referencia para que puedan encontrar fácilmente la organización responsable del servicio y la información de contacto.
Usando 4 carpetas separadas bajo una base de datos, la interagencia reúne las cuatro oficinas de campo del país y crea grupos de información con carpetas adicionales debajo de cada oficina de campo. Las organizaciones socias están invitadas a informar en los formularios de estas carpetas por la oficina de campo respectiva.
En cuanto a los consejos, la interagencial sugiere:
- explorar las capacidades de la API de ActivityInfo y las posibilidades de herramientas adicionales para proporcionar más valor a los colegas y organizaciones asociadas,
- estructurar las bases de datos en ActivityInfo de una manera que refleje los flujos de información de la oficina de campo al socio y viceversa
Nos gustaría agradecer al Sr. Raffi Kouzoudjian, Oficial de Gestión de la Información en la interagencial del Líbano por proporcionar la información sobre la base de datos de mapeo del Servicio.
¿Desea obtener más información sobre la base de datos de mapeo de servicios en el Líbano? Luego, lee el artículo completo o mira el siguiente video:
Coordinación de informes sectoriales para el Plan de Respuesta para Refugiados de Uganda
La oficina regional del ACNUR en la región del Este, el Cuerno de África y los Grandes Lagos utiliza ActivityInfo para coordinar la presentación de informes para múltiples oficinas de país en la región, como las oficinas de país de Kenia, Sudán del Sur, Sudán, Ruanda, Somalia y Uganda. Hablamos con el equipo de IM en la oficina de campo de Uganda, donde se utiliza ActivityInfo para el seguimiento de actividades y el seguimiento de respuestas, el seguimiento de fondos a nivel de proyecto y la gestión de casos y el seguimiento de casos por parte de los socios.
El equipo de IM consolida y pone todos los datos a disposición de las organizaciones asociadas como un medio para aumentar la transparencia y fomentar la participación. La estructura de la base de datos sigue la estructura del RRP de Uganda y mediante el uso de funciones clave como las reglas de validación y la función de importación, el equipo ahorra tiempo y reduce las necesidades de limpieza de datos. El equipo de IM agrupa los formularios según el sector y el tipo de informe (socio o líder del sector) y crea carpetas separadas para cada objetivo que contienen formularios y subformularios para informes mensuales o trimestrales en ubicaciones específicas. Luego, con el apoyo de la API de ActivityInfo, el equipo combina los datos con Power BI y visualiza los resultados clave con Illustrator.
En cuanto a las recomendaciones, la oficina de país sugiere:
- intente compartir los costos de una suscripción a ActivityInfo con la oficina regional,
- agregue una referencia a ActivityInfo en los PPA de los socios y el RRP para aumentar el apalancamiento,
- evitar herramientas paralelas y procesos de informes,
- asegurarse de que los líderes del sector impulsen el proceso y la alta dirección apoye la implementación del sistema,
- proporcionar capacitaciones periódicas, documentación y guías,
- permitir que los socios tengan más de un punto focal de informes,
- comenzar con productos de información a nivel nacional y aumentar gradualmente la granularidad
Nos gustaría agradecer al Sr. Bo Hurkmans, Oficial de Gestión de Información en ACNUR por proporcionar la información sobre la base de datos del Plan de Respuesta para Refugiados de Uganda. ¿Quiere saber más sobre el Plan de Respuesta para Refugiados de Uganda? Luego, lee el artículo completo o mira el siguiente video:
Seguimiento del Plan de Respuesta Humanitaria de Libia
El equipo de IM de UNOCHA en Libia utiliza ActivityInfo para monitorear indicadores y agregados relacionados con el Plan de Respuesta. El equipo desarrolla un panel interno para respaldar la revisión y limpieza de datos, así como paneles públicos que ofrecen una descripción general de la respuesta y también se utilizan para el análisis de brechas.
Contrariamente a los ejemplos anteriores, las organizaciones asociadas en el país son menos y los indicadores entre sectores son similares. Como resultado, el equipo de IM puede usar una estructura de base de datos más simple que simplifica la extracción y el análisis de datos. La base de datos consta de múltiples formularios de referencia que enumeran todos los datos comunes necesarios relacionados con la Respuesta (por ejemplo, ubicaciones, socios, sectores, unidades, etc.). Estos formularios se referencian en un solo formulario con reglas de relevancia que aseguran que solo los campos relevantes aparezcan para cada organización asociada. El formulario recopila un indicador por registro y lo desglosa en más desagregaciones. El resultado es una tabla plana de valores de indicadores donde cada fila refleja un valor de indicador en una ubicación y grupo de población.
Las recomendaciones serían:
- adaptar la estructura de las bases de datos y formularios a la capacidad del socio y al nivel de complejidad o variedad de los indicadores; para un pequeño número de indicadores similares considere usar un formulario,
- usar reglas de relevancia para mostrar solo lo que es relevante para el socio informante y reduzca el tiempo que pasan buscando a qué informar,
- usar formularios de referencia para listas de datos comunes que deberán reutilizarse varias veces; esto facilita las actualizaciones de formularios, ya que solo hay un lugar donde se debe aplicar una actualización
Nos gustaría agradecer al Sr. Omar Ahmad Hasan Al Daher, Oficial de Gestión de Información en UNOCHA Libia por proporcionar la información sobre la base de datos del Plan de Respuesta Humanitaria de Libia.
¿Quiere saber más sobre la base de datos del Plan de Respuesta Humanitaria de Libia? Luego, lee el artículo completo o mira el siguiente video:
Monitoreo de la Respuesta para Venezuela a nivel regional y nacional
El ACNUR y la OIM están coordinando la presentación de informes para la Respuesta para Venezuela (R4V) a nivel regional utilizando ActivityInfo. Las bases de datos cubren los informes de 17 países y 159 organizaciones asociadas y se desarrollan en diferentes idiomas para satisfacer las necesidades específicas de cada país. Además, hay 7 plataformas nacionales (es decir, oficinas de país que alojan sus propias bases de datos de informes) que monitorean las actividades de las organizaciones asociadas.
Los equipos nacionales de IM, con scripts R u otras herramientas, traducen los valores categóricos de los datos informados al inglés, realizan un control de calidad para garantizar la alineación con los criterios de informes a nivel regional y envían sus datos a la base de datos regional.
El equipo regional de IM proporciona una herramienta de verificación de la calidad de los datos para garantizar que los datos nacionales cumplan con ciertos criterios antes de que se importen a la base de datos regional ActivityInfo. Luego, el equipo regional de IM crea tableros internos y externos para respaldar la transparencia y ayudar a los colegas y socios a mantener una visión general de la Respuesta.
El informe de 5W regional se realiza en una base de datos, pero hay bases de datos adicionales para el 5W nacional de cada país. Las OMI nacionales tienen la libertad de elegir las herramientas que prefieren para recopilar, limpiar y consultar los datos nacionales y pueden estructurar su base de datos ActivityInfo de la manera que mejor se adapte al contexto del país, el número de socios y la capacidad de la organización. Los formularios de referencia garantizan la coherencia entre todos los países y facilitan la migración de datos de la base de datos nacional a la base de datos regional.
En cuanto a algunos ejemplos a nivel nacional, Brasil usa un formulario plano que incluye desgloses adicionales a los que se requieren de los informes regionales, debido a otros requisitos de informes.
En el Caribe, dado que hay menos capacidad y menos organizaciones asociadas, la base de datos está estructurada de tal manera que los socios simplemente deben seleccionar su actividad y completar el indicador. El resto de la información se puede seleccionar fácilmente de listas preparadas.
La respuesta para Venezuela en Ecuador
También echamos un vistazo más de cerca a la oficina de país en Ecuador, donde las organizaciones socias trabajan en 6 sectores y 3 transversales. El equipo de gestión de la información recopila datos tanto cuantitativos como cualitativos para monitorear la respuesta en el país y para respaldar la redacción de informes de situación mensuales a nivel nacional y local.
También combinan la API de ActivityInfo con Python o R para producir tableros. Algunas de las características clave que admiten el diseño de formularios son la geodatabase integrada, las reglas de relevancia, la funcionalidad de importación y los formularios de referencia. El equipo de IM usó una estructura que constaba de tres formularios anidados (formularios con subformularios) y considerará una nueva estructura para 2022 para acelerar el proceso de generación de informes a través de la importación para los socios.
Nos gustaría agradecer al Sr. James Leon Dufour, Oficial de Gestión de Información y al Sr. Francis Fayolle, Oficial de Gestión de Información de ACNUR y la Oficina Regional de Respuesta para Venezuela por proporcionar información sobre las bases de datos regionales y nacionales de Brasil y el Caribe. como las herramientas utilizadas para el control de calidad de los datos.
También nos gustaría agradecer al Sr. Jean Laurent Martin y Gabriela Urgiles Bravo, Oficiales de Gestión de la Información en ACNUR y al Sr. Jorge Cabrera, Oficial de Gestión de la Información en la OIM por proporcionar la información sobre la base de datos de Ecuador.
¿Quieres saber más sobre las bases de datos de Response for Venezuela? Luego, lee el artículo completo o mira los siguientes videos:
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