4 consejos para el desarrollo efectivo de la capacidad de los socios al implementar un sistema de M&E para un programa complejo a gran escala

Uno de los desafíos críticos en la gestión de un sistema de M&E para un programa grande, que incluye varios proyectos implementados por varias organizaciones, es obtener datos consistentes y de calidad para los indicadores. Cada organización socia (aquí llamada socio implementador o IP) tiene su propio sistema de M&E, que está diseñado en función de los requisitos y recursos de su organización. Además, cada organización se encuentra en un nivel de capacidad diferente. Para llevar a todos al nivel deseado de capacidad, es fundamental desarrollar su capacidad y el sistema de M&E para que puedan informar con datos oportunos y de calidad.

En este artículo, enumeramos 4 consejos para garantizar un desarrollo eficaz de la capacidad de los socios.

1. Comience con una evaluación de las necesidades de capacidad

Dado que una o dos sesiones de capacitación no son suficientes para llenar el vacío de capacidad de los socios implementadores, se recomienda realizar múltiples sesiones de capacitación y entrenamiento. El proceso de desarrollo de capacidades debe iniciarse realizando una evaluación rápida de las necesidades de desarrollo de capacidades, incluido el sistema de M&E. Dichas evaluaciones deben ser realizadas por las personas que administran el sistema de M&E del programa.

Se debe producir un informe detallado, que presentará:

  • recomendaciones
  • necesidades
  • recomendaciones
  • esquemas/plan de formación

2. Diseñe sesiones de capacitación relevantes

Una vez que se completa la evaluación de necesidades, es necesario organizar una serie de sesiones de capacitación para cubrir los componentes de un sistema de M&E, tales como:

  • la teoría del cambio
  • la cadena de resultados
  • los indicadores y metadatos
  • el marco lógico
  • el plan de seguimiento y evaluación
  • las herramientas de recopilación de datos
  • rutas de datos
  • encuestas y evaluaciones
  • gestión de datos
  • revisiones y evaluación

Dicho curso de capacitación requiere al menos un período de dos semanas para cubrir ampliamente todos los módulos.

La capacitación en desarrollo de capacidades generalmente se basa en presentaciones, donde un capacitador hace varias presentaciones y permite que los participantes hagan preguntas. Nuestra experiencia demuestra que este tipo de formación genérica es la menos eficaz. Se recomienda que los expertos en desarrollo de capacidades para el curso de capacitación dediquen una buena cantidad de tiempo a preparar y adaptar el material de capacitación y los planes de estudio a las necesidades de la audiencia.

Cada módulo debe tener:

  • objetivos de aprendizaje específicos (resultado de aprendizaje)
  • temas a tratar
  • mensajes clave para llevar
  • metodología de capacitación (notas para el capacitador)
  • material de recursos
  • presentación
  • ejercicios de trabajo en grupo
  • tareas para el hogar
  • pruebas de conocimientos, etc.

Cada módulo debe especificar claramente qué habilidades/conocimientos se transferirán a los participantes. Al preparar el material de capacitación, el enfoque de un módulo es más específico y los resultados del aprendizaje son más visibles.

3. Seleccionar formadores relevantes

Se recomienda enfáticamente que los capacitadores se identifiquen en función de los requisitos del módulo. Es posible que un solo capacitador no esté calificado para cubrir todos los módulos. Por ejemplo, se debe contratar a una persona con experiencia comprobada en el tema de Teoría del Cambio, Marco Lógico, cadena de resultados e indicadores para cubrir la cadena de resultados y los indicadores.

La misma persona puede no ser ideal o estar calificada y puede no tener una experiencia considerable para brindar capacitación sobre gestión de datos o evaluación de la calidad de los datos.

Dado que la capacitación se brindará a los profesionales de M&E, y ellos plantearán varias preguntas técnicas, un capacitador con los antecedentes relevantes estará mejor posicionado para responder esas preguntas brindando los ejemplos relevantes.

4. Cubrir las necesidades de formación adicionales con sesiones específicas

Creemos que un solo curso de formación puede no ser suficiente para lograr plenamente los objetivos. Incluso asistiendo a una capacitación, los socios implementadores aún pueden necesitar un desarrollo de capacidad específico. Por ejemplo, el personal de un socio podría haber asistido a la capacitación, pero aún así, necesitan más apoyo para poder transferir esa capacidad y habilidades para fortalecer su sistema de M&E. Para cubrir tales necesidades, se recomienda organizar un entrenamiento específico, que se centre en las necesidades específicas del socio. El coaching resulta muy útil y da resultados rápidos en términos de capacidad y sistema mejorados, especialmente aquellos relacionados con monitoreo y evaluación.

Las organizaciones donantes están pasando de la programación a nivel de proyecto individual a programas generales que consisten en varios proyectos pequeños y grandes con una sola Teoría del Cambio, Cadena de Resultados, Indicadores y Sistema de Informes. Para que los socios implementadores puedan informar oportunamente sobre los indicadores a nivel de programa, deben tener la capacidad necesaria para diseñar o alinear su sistema de M&E a nivel de proyecto con el sistema de M&E a nivel de programa y los requisitos de presentación de informes de los donantes. Los programas de capacitación en monitoreo y evaluación para los socios pueden maximizar su capacidad y, en última instancia, conducir a un monitoreo y evaluación efectivo de los proyectos.

El equipo de ActivityInfo quisiera agradecer al Sr. Maheed Ullah Fazli Wahid por esta guía práctica sobre el desarrollo efectivo de capacidades de los socios durante la implementación de sistemas de M&E.

Maheed Ullah Fazli Wahid es un destacado experto en M&E con experiencia demostrada en el diseño y la gestión de sistemas de M&E para programas multimillonarios centrados en intervenciones humanitarias y de desarrollo. Actualmente, es el Gerente Principal del Sistema de M&E para el Fondo de la UE para los Refugiados en Turquía (FRiT), que es un programa que consta de más de 100 proyectos que cubren proyectos en sectores como Educación, Salud, Medios de subsistencia, Distribución de efectivo, Protección, Infraestructura municipal y Gestión de Migraciones.