Ocho razones para cambiar de Excel a los informes de socios basados en la web en 2023
Con el 2023 acercándose, todos estamos entrando en la fase de planificación para el nuevo año. También comienzan nuevos programas, planes de respuesta humanitaria y ciclos de presentación de informes, y las organizaciones humanitarias de todo el mundo deben decidir cómo gestionar de forma segura y eficiente la gran cantidad de información que recibirán.
A medida que aumentan los logros del programa y las expectativas de respuesta, se destaca el papel de los datos completos y significativos. Los datos notificados en todos los niveles, desde las oficinas sobre el terreno hasta la oficina regional o la Sede, se vuelven igualmente cruciales para lograr una visión general completa.
Hemos escuchado varias historias de nuestros usuarios que explicaron cómo ActivityInfo simplificó su trabajo y mejoró los procesos de informes entre las organizaciones asociadas en comparación con el uso de hojas de cálculo para recopilar datos sobre el terreno y los diversos sectores u oficinas.
A pesar de ser una herramienta poderosa para analizar datos, las hojas de cálculo no se han creado para almacenar grandes cantidades de datos. Es por eso que un sistema más robusto diseñado para este propósito puede beneficiar a una organización que trabaja con requisitos de datos complejos.
Echemos un vistazo a cómo ActivityInfo puede ayudarle a abordar los desafíos de la gestión de la información y los escenarios de pesadilla de las hojas de cálculo en 2023:
1. Reemplace los archivos duplicados y obsoletos con una base de datos centralizada en tiempo real
Utilice un sistema basado en la web para todos los niveles de informes
A veces, la toma de decisiones rápida puede verse obstaculizada por la falta de información actualizada de un departamento específico. En otras ocasiones, es difícil llegar a una conclusión significativa debido a datos fragmentados o archivos duplicados. Además, tratar de encontrar el archivo correcto entre varias versiones o hacer que todos los formatos funcionen juntos puede robar un tiempo valioso del trabajo diario de un oficial de administración de información. Además de eso, si necesita sintetizar datos provenientes de varios niveles y partes interesadas de un programa, reunir todos estos datos puede convertirse en una tarea casi inmanejable.
En lugar de intentar coordinar a varios socios informantes y sus archivos mediante aplicaciones de chat y correo electrónico, puede invitar a todos en una única base de datos en ActivityInfo y recopilar su información en un repositorio centralizado. Todos pueden acceder fácilmente a sus cuestionarios en una interfaz fácil de usar y los datos que agreguen seguirán un formato estructurado de acuerdo con las preguntas y las reglas que usted especifique. Además, como el sistema está basado en la web, siempre tendrá acceso a la información más reciente disponible en tiempo real con solo iniciar sesión en su cuenta.
Obtenga resultados en tiempo real a medida que ingresan los datos
Para obtener acceso a la información más reciente, es posible que deba obtener acceso a la última versión de un archivo. Esto puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando participan muchas partes interesadas de varios niveles de informes. Es posible que pierda más tiempo buscando los datos más recientes o hablando con socios sobre el formato de sus archivos que analizando realmente los datos.
Al recopilar los mismos datos en una base de datos ActivityInfo, puede crear informes como tablas dinámicas y mapas, sintetizar y ver los resultados en un software de visualización externo y tener siempre el último análisis delante de usted, ya que sus informes se actualizarán a medida que se envíen los datos. por los socios informantes.
2. Dedique tiempo a planificar con anticipación en lugar de limpiar y armonizar los datos
Use campos poderosos y listas de referencia para obtener listas completas de respuestas predefinidas
En lugar de intentar averiguar qué celda no tiene el formato de valor numérico o poner en mayúscula los nombres de todas las ciudades en una hoja de cálculo que acaba de recibir, puede utilizar los diversos campos disponibles en ActivityInfo para definir exactamente qué tipo de información desea para coleccionar. Puede crear listas de referencias y sublistas a partir de las cuales los socios informantes pueden elegir fácilmente sus respuestas y crear listas de opciones en cascada.
Geodatabase para listas de ubicaciones
Al recopilar ubicaciones relacionadas con la geografía, como provincias, pueblos, etc., las palabras mal escritas pueden crear entradas duplicadas y esto puede generar más confusión al ver o analizar datos en un nivel superior. ActivityInfo ofrece una geodatabase rica e integrada a la que puede hacer referencia en sus formularios para asegurarse de que nadie vuelva a escribir un nombre de ubicación.
Reglas de relevancia y validación para un control total sobre los datos ingresados
A veces hay preguntas que no son relevantes para todos los socios informantes. Cuando estas preguntas son visibles para ellos, esto puede crear confusión y retrasos en los informes, ya que podrían comenzar a buscar información que creen que se espera que posean. La creación de un cuestionario separado solo para estos usuarios crea archivos adicionales innecesarios y requiere un esfuerzo adicional de validación y síntesis por parte del oficial de gestión de información. En ActivityInfo, simplemente puede agregar reglas de relevancia a una pregunta para definir cuándo debe aparecer a un usuario en función de una respuesta anterior. Esto significa que puede recopilar todos los datos de todos los socios en la misma tabla sin confundirlos durante el proceso de entrada de datos.
Al mismo tiempo, los datos que no sean válidos no deben aceptarse como respuestas. En las hojas de cálculo, las reglas de validación pueden ser limitadas o complicadas de configurar. En ActivityInfo, cada pregunta puede ir acompañada de una o varias reglas de validación para asegurarse de que los datos ingresados siempre sigan la lógica de sus requisitos de recopilación de datos.
3. Evite las desagradables sorpresas relacionadas con el límite de datos
Millones de registros, cientos de formularios
Las hojas de cálculo tienen un límite en las celdas (o columnas y filas) que se pueden agregar por archivo. En algunos casos, cuando se completan demasiadas celdas, la hoja de cálculo se vuelve "pesada" de usar y requiere tiempo para cargarse y mostrar los resultados. ActivityInfo es un sistema de gestión de información robusto que ha sido creado para manejar cantidades tan grandes de datos y no lo limitará en términos de los registros que puede agregar o cargar.
Sin límite de almacenamiento
Las aplicaciones de hojas de cálculo en línea pueden tener un límite de almacenamiento que, cuando se supera, hay cargos adicionales para poder agregar más archivos. El almacenamiento sin conexión depende del almacenamiento de su dispositivo, pero también puede ser limitante, ya que necesita mantener carpetas y archivos con los datos más recientes, así como copias de seguridad y versiones anteriores para realizar un seguimiento del historial de los datos. ActivityInfo no tiene un límite de almacenamiento; puede importar o agregar todos sus datos en un solo lugar y trabajar en un "almacén de datos" centralizado.
4. No acepte limitaciones en sus esfuerzos de recopilación de datos
Recolección de datos móviles
Los desafíos en los procesos de recopilación de datos no deben subestimarse. Los oficiales de entrada de datos deben poder recopilar y enviar datos siempre que sea adecuado para ellos y su sistema de recopilación de datos debe facilitarles el proceso. Poder utilizar una interfaz accesible y fácil de usar utilizando cualquier dispositivo que tenga disponible es crucial para su trabajo. Las hojas de cálculo no son una solución ideal para una gran recopilación de datos cuando un oficial está en el campo. En su lugar, son adecuadas las aplicaciones de recopilación de datos móviles que se han diseñado teniendo en cuenta estos requisitos. ActivityInfo se puede usar en computadoras de escritorio, computadoras portátiles y tabletas y recientemente lanzó una aplicación móvil para facilitar aún más la recopilación de datos móviles para las pantallas más pequeñas de los teléfonos móviles.
Recopilación de datos sin conexión
La falta de conectividad a Internet no debería obstaculizar el proceso de recopilación de datos. Trabajar sin conexión y sincronizar archivos cuando está en línea debe ser lo más fácil e intuitivo posible para el oficial de ingreso de datos y debe mitigar el riesgo de perder datos en la etapa intermedia. Algunos programas de hojas de cálculo están sin conexión o se pueden utilizar sin conexión. ActivityInfo fue diseñado desde el principio para abordar este desafío específico y ofrece disponibilidad fuera de línea para la entrada de datos tanto para la recopilación de datos de escritorio como para dispositivos móviles. Los datos se sincronizan automáticamente una vez que se restaura la conectividad a Internet, por lo que no es necesario cargar archivos o recordar sincronizar los datos sin conexión.
5. Olvídese de la pérdida de datos y la ansiedad por la seguridad de los datos
Recuperación de datos
Mitigar el riesgo de pérdida de datos es un elemento crucial en la gestión de la información y encontrar una estrategia para eso cuando el uso de hojas de cálculo puede convertirse en otra tarea que requiere mucho tiempo para los oficiales de gestión de información. En ActivityInfo, utilizamos Google Cloud Platform (GCP) para alojar datos. Los datos se almacenan en varias ubicaciones en servidores ubicados en Europa, donde se implementa una estricta seguridad física para garantizar que sus datos siempre estén respaldados y protegidos. Además, con un simple clic puede recuperar los registros eliminados por su cuenta.
Prácticas de seguridad de datos, SSO y permisos de usuario
Al mismo tiempo, garantizar que sus datos estén seguros y que solo los usuarios autorizados accedan a ellos es otro elemento importante en una estrategia de gestión de la información. La seguridad de los datos es de suma importancia para nosotros, por lo que seguimos las mejores prácticas de campo y ofrecemos funciones como el inicio de sesión único y permisos de usuario refinados para ayudarlo a manejar y refinar el acceso de los usuarios por su cuenta.
6. Reemplace los bloqueos de hojas y documentos con un bloqueo inteligente basado en el tiempo
Bloqueo basado en períodos de informes
Cuando finaliza un período de presentación de informes, debe poder tener un buen control sobre las acciones que realizan los socios informantes para mantener los datos intactos y una imagen completa de la situación. En ActivityInfo, puede crear bloqueos para formularios o subformularios y bloquear la entrada de datos para períodos de tiempo específicos. De esta manera, si el período del informe ha finalizado, puede solicitar a los socios que se comuniquen con usted cuando sea necesario realizar un cambio en los datos y podrá obtener más información sobre el contexto del cambio.
7. Reducir el tiempo dedicado a pedir aclaraciones sobre quién hizo qué
Registro de auditoría completo sobre las acciones de los usuarios
En algunos casos, detectar quién aplicó un cambio en una hoja de cálculo lleva mucho tiempo o no está disponible como una opción en una aplicación de hoja de cálculo. ActivityInfo ofrece un registro de auditoría completo para que pueda rastrear todas las acciones del usuario en una base de datos y detectar fácilmente cambios en los datos o actividad sospechosa.
Registro de historial completo para cada registro agregado
En lugar de mantener muchos archivos de versiones anteriores de sus datos en su almacenamiento o volver a buscar cambios en una hoja de cálculo en línea, simplemente puede ver un registro de historial para cada registro. De esta manera, puede comprender rápidamente cuándo se cambiaron los datos, qué tipo de cambio tuvo lugar y qué usuario hizo el cambio.
8. Reemplace las búsquedas de "Google" que consumen mucho tiempo con nuestra asistencia de expertos
Soporte personalizado, seminarios web, guías de usuario para una rápida resolución de problemas
Hay muchos foros y comunidades dedicados a responder preguntas relacionadas con las hojas de cálculo y esto es lo que hace que trabajar con las hojas de cálculo sea tan popular. Sin embargo, cuando el tiempo es esencial, examinar varias respuestas para encontrar la que se adapte a su caso puede ser una experiencia estresante. En ActivityInfo, siempre tendrá nuestro equipo de expertos para responder sus preguntas y ayudarle cuando esté atascado. Además, ofrecemos muchos seminarios web frecuentes y gratuitos para ayudarlo a mantenerse actualizado con las funciones más recientes y creamos contenido original que responda a las preguntas de nuestros usuarios.
Especialista en éxito del cliente para un asesoramiento personalizado
Cuando trabaje con un software de hoja de cálculo, puede contratar empresas o personas de consultoría para que le ayuden y asesoren sobre las mejores prácticas. En ActivityInfo queremos asegurar su éxito por eso le ofrecemos sesiones personalizadas de apoyo y asesoramiento para ayudarle a sacar lo mejor de su trabajo.
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