Sirviendo diversas necesidades de gestión de información con un MIS centralizado

El equipo de ActivityInfo desea agradecer al Sr. Héctor J. Rangel Guerra, Gerente de MEL (Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje) y Performance Information Management Software (PIMS) en Heartland Alliance International por sus valiosos conocimientos en este estudio de caso.

Heartland Alliance International es una organización que implementa programas en América Latina y el Caribe, Medio Oriente y Norte de África, África Subsahariana y en Chicago en el Centro Marjorie Kovler. Las áreas técnicas de HAI incluyen salud mental y apoyo psicosocial, equidad de género, acceso a la justicia y prevención, atención y tratamiento del VIH sin estigma.

En 2022, Heartland Alliance International se propuso como objetivo sistematizar y centralizar la información de toda la organización a través de un sistema común e integral. Desde los equipos de proyecto de país hasta los equipos MEL y la Sede (HQ), era necesario mejorar la forma en que se rastreaba la información y cómo se monitoreaba el progreso.

Hasta ese momento, la gestión de la información se llevaba a cabo de manera descentralizada en cada país, utilizando sistemas independientes de recopilación de datos como Kobo Toolbox y CommCare. Estos sistemas proporcionaban a los usuarios acceso a formularios, pero carecían de una plataforma integral para la gestión eficiente de los datos recopilados. La descentralización generaba desafíos, ya que la información clave se almacenaba en un administrador individual, como el gerente nacional o un colega de MEAL. Esto dificultaba el acceso a la información en casos de rotación de personal o ausencias prolongadas.

En la sede central, la información relacionada con los objetivos y el progreso se manejaba mediante hojas de cálculo de Excel separadas o bases de datos de Access. Esta fragmentación impedía al equipo de la sede central mostrar de manera efectiva el progreso de los diferentes países y sus proyectos, así como el avance en cada área del MEL y en la organización en su conjunto. La falta de una plataforma integral limitaba la capacidad de visualizar y analizar de manera holística la información esencial para la toma de decisiones estratégicas.

“Fue entonces cuando ActivityInfo entró en escena, como un sistema confiable, fácil de usar, dinámico y simple. Con él, el equipo de país, MEL y HQ puede sistematizar y centralizar todos los datos. Cualquiera que tenga acceso a las diferentes bases de datos puede visualizar la información en tiempo real a través de su computadora o dispositivo móvil, puede consultar y revisar la información en línea o fuera de línea”, dice el Sr. Rangel.

ActivityInfo fue seleccionado debido a que su modelo de base de datos relacional permite a los usuarios crear diversas estructuras mediante formularios. Esto ha simplificado la centralización y gestión de datos en distintos contextos, incluyendo la gestión de casos y la ayuda humanitaria. La interfaz visualmente amigable del sistema ha facilitado su adopción en toda la organización. Posteriormente, las herramientas de análisis interno y la capacidad de integración con otros software han simplificado la generación de informes.

Este enfoque ha posibilitado que diversas partes interesadas puedan fácilmente visualizar el progreso de la organización hacia los objetivos establecidos. La elección de ActivityInfo ha demostrado ser crucial no sólo en términos de eficiencia operativa, sino también en la mejora de la transparencia y la comunicación dentro de la organización y con las partes externas interesadas

Gracias al nuevo sistema implementado, Heartland Alliance International ha logrado emanciparse de la dependencia de una persona específica, ya que las partes interesadas pueden acceder directamente a la plataforma para visualizar la información. Ahora, los usuarios de proyectos nacionales encargados de ingresar datos de gestión de casos pueden obtener una visión integral del trabajo que están llevando a cabo, en contraste con el pasado, donde solo tenían acceso a los formularios que completaban. Este cambio ha generado un aumento significativo en el compromiso y la comodidad de los usuarios con respecto a los datos y el sistema en sí.

Actualmente, la organización se encuentra en el proceso de estructurar y estandarizar todos los procesos relacionados con la gestión de la información en las bases de datos construidas en ActivityInfo, en toda la organización y siempre están explorando formas de aprovechar al máximo la plataforma.

En este estudio de caso, analizaremos varias formas en que Heartland Alliance International aprovecha ActivityInfo para reunir datos del país, MEL y el equipo de la sede central para mejorar la colaboración y el seguimiento del progreso de toda la organización.

Gestión de casos para proyectos de país: Mejor calidad y control de los datos gracias a una visión general completa

Heartland Alliance International está trabajando en varios países como la República Dominicana, Colombia, la República Democrática del Congo y los países MENA. En cada país puede haber múltiples proyectos en marcha para los cuales existen objetivos, actividades e indicadores específicos que monitorear.

Con el propósito de respaldar la supervisión de los proyectos a nivel nacional, la sede central colabora estrechamente con los equipos de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (MEL) de cada país para establecer un sistema que aborde los indicadores del Marco Lógico aprobados por los donantes. En el caso de Colombia, el sistema se ha diseñado específicamente para permitir al equipo del país, conformado por aproximadamente 138 usuarios, realizar un seguimiento eficiente de los beneficiarios individuales de cada servicio proporcionado.

Este sistema incorpora formularios destinados a recopilar información detallada sobre cada participante, sector y servicio recibido. Paralelamente, los equipos se encuentran inmersos en el proceso de desarrollar dashboards internos destinados al análisis de esta información. Estos dashboardss están diseñados para exhibir el progreso de cada proyecto, y su objetivo principal es mantener comprometidas a todas las partes interesadas, incluidos los directores de proyecto y los equipos técnicos. El enfoque integral de este sistema respalda no solo la recopilación de datos detallados, sino también su análisis estratégico para una toma de decisiones más informada y una colaboración efectiva.

El uso de un sistema como ActivityInfo atrae más a los usuarios en comparación con el pasado. Con herramientas anteriores, los usuarios que agregaban datos no tenían una forma de visualizar lo que estaba sucediendo con la información que recopilaban.

“Lo que pasaba antes con otros sistemas es que los usuarios tenían acceso a la herramienta de recolección de datos pero no sabían qué pasaba con la información que recolectaban en los diferentes formularios. Había mucha dependencia de un usuario individual, el administrador del sistema. Con ActivityInfo, los usuarios se convierten en administradores de sus datos. Al mismo tiempo, ActivityInfo nos permite agregar restricciones a estos usuarios para que solo puedan trabajar con sus datos, cumpliendo con los requisitos de confidencialidad y sensibilidad de los datos. Esto es algo que con otras herramientas era muy complicado”, explica el Sr. Rangel.

La capacidad de que los equipos de proyecto administren su información directamente en el sistema ha resultado en un aumento significativo en el control y la calidad de los datos. La obtención de información en tiempo real no solo simplifica la verificación de datos, sino que también permite que la organización entregue datos confiables y de alta calidad a los donantes de manera más eficiente. Este enfoque directo en la gestión interna de datos garantiza una mayor integridad en la información recolectada.

Adicionalmente, la posibilidad de trabajar con los datos en ActivityInfo a través de dispositivos móviles o tabletas, incluso en zonas remotas sin conexión a Internet, ha sido fundamental para aquellos equipos que operan en intervenciones en áreas de difícil acceso. Esta flexibilidad facilita el trabajo de los equipos en terreno, permitiéndoles mantener actualizada la información y contribuyendo así a la efectividad de sus operaciones, incluso en entornos con limitada conectividad.

“Con el software anterior u otros sistemas de información, como todo estaba centralizado en una sola persona, esa persona se cargaba demasiado y entonces encontrábamos inconsistencias en los datos. Los datos no se corregirían a tiempo dentro del sistema y, como resultado, lo que informamos podría incluir algunos errores. Ahora, con este sistema, abordamos el tema de la limpieza y la calidad de los datos y esto nos ayuda con la verificación de los datos. Este es un gran logro porque obtenemos información en tiempo real y al mismo tiempo brindamos información confiable y de calidad a los donantes”, agrega el Sr. Rangel.

En cuanto a la estructura, cada base de datos de país se organiza con carpetas que corresponden a proyectos individuales. Dentro de cada carpeta de proyecto, se encuentran formularios específicos diseñados para abordar las necesidades particulares de ese proyecto. Por ejemplo, la base de datos de Colombia presenta cuatro carpetas distintas, cada una destinada a un proyecto específico. Cada carpeta de proyecto alberga formularios como el de Marco Lógico, el de Gestión de Casos, encuestas y otros formularios relacionados con datos de referencia.

El formulario de Marco Lógico se utiliza para ofrecer al proyecto una visión integral de todos los datos vinculados con los objetivos, los resultados intermedios, las actividades y los indicadores del proyecto. Por otro lado, el formulario de Gestión de Casos permite a los colegas ingresar información sobre participantes individuales. Gracias al uso de subformularios, se puede obtener una visión general de todos los sectores en los cuales un participante recibe apoyo, como agricultura, protección, asistencia alimentaria, alojamiento, entre otros. Además, en el mismo contexto se incluyen encuestas de satisfacción relacionadas con cada participante. Esta integración facilita al equipo del proyecto visualizar de manera rápida y sencilla el historial de un participante, su comportamiento y el total de servicios recibidos en cada sector, proporcionando una perspectiva completa a lo largo del proceso de gestión de casos.

Los Dashboards ya están en uso para las bases de datos MEL y HQ y el equipo está estructurando un Dashboard para cada proyecto de país para facilitar la visualización de los datos recopilados para ellos. El tablero actualmente en diseño mostrará el objetivo, el progreso, la meta regional, el porcentaje de progreso e información desagregada por género y edad.

Medición del progreso de los proyectos: de tres días a tres horas

Heartland Alliance International ha implementado otro sistema integrado en ActivityInfo dedicado al Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (MEL). Este sistema lleva el nombre de "Project Indicator Monitoring and Evaluation "(PRIME) y sirve como una base de datos centralizada en la cual todos los países deben informar el progreso de sus proyectos. A través de los datos reportados en PRIME, la organización ha desarrollado Dashboards que permiten monitorear el avance de los proyectos en cada país de manera mensual, generando un ahorro considerable de tiempo en comparación con los procesos anteriores. Este enfoque centralizado y eficiente en la recopilación y análisis de datos contribuye significativamente a una supervisión más efectiva y una toma de decisiones informada a nivel organizacional.

“Para nosotros, al hacer el seguimiento a nivel global, podemos ver el avance de cada proyecto, mes a mes. Podemos visualizar lo que se ha logrado para cada indicador, cuál era la meta y el porcentaje de avance hacia la misma. Estas métricas nos ayudan a comprender y monitorear qué actividades se han completado o están en progreso y qué actividades necesitan más atención. De esta manera, obtenemos la información sobre el desempeño del proyecto sin necesidad de consultar directamente con los gerentes de proyecto en cada país”, describe el Sr. Rangel.

Dashboard  por proyecto - Progreso de la actividad en relación con la meta establecida - Equipo MEL-País
Dashboard por proyecto - Progreso de la actividad en relación con la meta establecida - Equipo MEL-País

Dashboard por proyecto: Resultados totales del progreso del proyecto - Equipo MEL-HQ
Dashboard por proyecto: Resultados totales del progreso del proyecto - Equipo MEL-HQ

En ocasiones, la sede central necesita información muy específica o consolidada sobre un proyecto o un sector con urgencia. En el pasado, obtener esa información requería mucho tiempo y era propenso a errores y podía llevar hasta tres días. Hoy en día, utilizando la base de datos ActivityInfo, el equipo de la sede puede obtener esta información en menos de tres horas.

“En el pasado, tomaba mucho tiempo porque teníamos que consultar con cada país, esperar a que los países revisaran sus bases de datos en Excel u otros sistemas, actualizaran la información y nos la enviaran. Cuando recibimos la información, tuvimos que consolidarla y crear un informe. Ahora vamos directamente al sistema y obtenemos toda la información que necesitamos y hacemos los informes. Tomaría de dos a tres días obtener y consolidar todos los datos y ahora en tres horas tenemos la información que necesitamos”, agrega el Sr. Rangel.

Medir el progreso hacia el plan estratégico y mejorar la colaboración en la sede

Otra forma en que Heartland Alliance International aprovechó la plataforma es mediante la creación de una base de datos para medir el progreso hacia el plan estratégico, un requisito necesario a nivel de la sede.

La base de datos incluye carpetas con formularios para el Plan Estratégico de la organización, un Mecanismo de Retroalimentación, Quejas y Respuesta para diversas capacitaciones realizadas y formularios para apoyar la colaboración entre las partes interesadas donde se recopilan notas de reuniones y otra información útil de las partes interesadas.

“Cuando un miembro del equipo desea saber algo sobre una reunión que tuvo lugar con un donante u otro interesado, puede ingresar al formulario y ver qué tipo de acuerdos se hicieron, cuándo y otra información”, explica el Sr. Rangel.

En cuanto al Plan Estratégico, la base de datos incluye un formulario para ayudar a rastrear varios tipos de información relacionada con el desarrollo empresarial de la organización (por ejemplo, número de proyectos aprobados, presupuestos, cronogramas de ejecución y resultados), así como varios otros formularios.

Por último, pero no menos importante, con el uso de un Dashboard, el equipo de la sede monitorea los resultados de los indicadores clave en relación con el plan estratégico y comparte ideas clave con equipos de diferentes áreas estratégicas. De esta manera obtienen una visión general de la información relacionada con el desempeño de las propuestas para cada trimestre, cómo van los proyectos a nivel global, nuevas áreas de intervención y más.

Transición a un nuevo sistema

En la actualidad, los nuevos proyectos de países comienzan su trabajo directamente en sus propias bases de datos en ActivityInfo. Sin embargo, para los proyectos más antiguos, la organización se enfrentó al desafío de migrar la información desde los sistemas previamente utilizados en cada país hacia el sistema integrado en ActivityInfo. Con el respaldo del equipo de Customer Success de ActivityInfo, la organización logró realizar la migración de datos de manera oportuna. Posteriormente, se extendieron invitaciones a los usuarios para acceder a las diferentes bases de datos con permisos específicos, garantizando así que solo accederían a la información relacionada con sus responsabilidades laborales.

Tras la implementación de un rediseño en el sistema de gestión de usuarios de ActivityInfo, la organización pudo aplicar rápidamente y de manera autónoma parámetros de permisos a los usuarios. En términos de la experiencia del usuario, el cambio no fue percibido como drástico, ya que la organización mantuvo las estructuras de los formularios anteriores. La atención se centró en capacitar a los usuarios sobre cómo utilizar el sistema para seguir el proceso interno de generación de informes, basado en la estructura de Gestión de Datos, y comprender el enfoque de gestión de usuarios en el sistema. Este enfoque estratégico ha contribuido a una transición suave y efectiva hacia el uso integral de ActivityInfo en toda la organización.

“Estas capacitaciones fueron muy importantes para los usuarios porque allí les explicamos la estructura y cómo se visualiza el sistema. Comenzamos con ejercicios prácticos y realizamos pruebas para que los usuarios empezaran a familiarizarse con el sistema. También generamos una serie de SOP y esto les ayuda mucho a la hora de crear una base de datos.

Para ellos era importante entender que todo lo que recopilamos está bajo la lógica de la estructura de la base de datos para la gestión de casos. Esto ayudó mucho. Esto se debe a que antes de ActivityInfo, solo veían un formulario, no un sistema. Ahora, gracias a su acceso, pueden ver un sistema y tener una vista panorámica de todo lo que están haciendo. Entonces esto les gusta mucho y dicen que se sienten más cómodos porque pueden visualizar lo que están haciendo. Esto ha sido un gran logro porque el sistema los facilita”, agrega el Sr. Rangel.

En cuanto al diseño de nuevas bases de datos y formularios, el proceso empodera al equipo MEL de cada país para crear por sí solo las estructuras necesarias para sus proyectos. Cada equipo de MEL tiene acceso a una plantilla de formularios desarrollados por la sede y, gracias a la capacitación que recibieron, pueden ajustarlos y crear nuevos formularios para satisfacer las necesidades del marco lógico de cada proyecto. Una vez creada la estructura del formulario, la comparten con el equipo de la sede, que se asegura de moverla e implementarla en la base de datos oficial del proyecto. De esta manera, el equipo de la sede central se asegura de que todos los formularios estén vinculados correctamente y gestiona los permisos y las invitaciones de los usuarios. Una vez que los formularios se agregan a la base de datos, se invita al equipo del país con el rol de administrador y se le permite realizar cambios adicionales, si es necesario, siempre en coordinación con la sede.

El siguiente paso de la colaboración es permitir a los usuarios realizar análisis de datos internamente directamente dentro del sistema para ayudarlos a seguir mejor sus intervenciones y por sí mismos.

Conclusión

Heartland Alliance International ha aprovechado el modelo de base de datos relacional de ActivityInfo para fortalecer la colaboración y el seguimiento de proyectos en toda la organización. La plataforma se utiliza de diversas maneras, abarcando desde la gestión de casos en proyectos nacionales hasta el monitoreo del progreso organizacional en relación con el plan estratégico, así como el seguimiento detallado de proyectos nacionales individuales. Anticipándose al futuro, la organización tiene como objetivo centralizar toda la información organizacional en ActivityInfo, buscando maximizar el potencial completo de esta plataforma. Este enfoque estratégico demuestra un compromiso claro con la eficiencia operativa y el fortalecimiento de la toma de decisiones basada en datos en toda la organización.

“Hemos dado instrucciones para los presupuestos del proyecto de que el único sistema de información que se puede aplicar para centralizar datos es ActivityInfo. A través del sistema podremos generar todos los informes que tengan que ver con requerimientos internos o de donantes. Así todas las personas involucradas en la recolección o ingreso de datos pueden tener acceso al sistema y sistematizar toda la información que necesitamos”, concluye el Sr. Rangel.

El equipo de ActivityInfo desea agradecer al Sr. Héctor J. Rangel Guerra, Gerente de MEL (Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje) y Performance Information Management Software (PIMS) en Heartland Alliance International por sus valiosos conocimientos en este estudio de caso.